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Das Thema Workation ist derzeit in aller Munde. Eine Workation verbindet Arbeit (work) und Urlaub (vacation) miteinander. Während zahlreiche Arbeitgeber ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern inzwischen die Möglichkeit einräumen, eigenständig für einige Wochen oder Monate im Ausland zu arbeiten, gehen manche Unternehmen wie etwa Piabo noch einen Schritt weiter und lassen gleich einen Teil der Belegschaft gemeinsam reisen und arbeiten.
Es begann mit einer Idee an einem dunklen Novemberabend: Was wäre, wenn der Arbeitgeber nicht nur die Option zur individuellen Workation möglich macht, sondern gleich eine eigene Workation auf die Beine stellt, bei der die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemeinsam für einen bestimmten Zeitraum von woanders arbeiten? Die Idee blieb einigen unserer Team-Mitglieder so im Kopf hängen, dass sie kurzerhand ein Konzept ausgearbeitet hatten und dieses in einem ersten Schritt dem Management-Team vorstellten. Für die Agentur war es wichtig, die Workation so klimaverträglich wie möglich zu gestalten. Nach einiger Recherche und Blick auf die Verbindungen des europäischen Nachtzug-Netzes wurde Rom als Ort auserkoren.
Work & Vacation - Organisation ist alles
Den Großteil der weiteren Organisation übernahmen die drei Idee-Geberinnen. Mit Unterstützung aus dem Operations-Team wurde der Plan Schritt für Schritt umgesetzt. Wichtig war es uns, von vornherein das ganze Team abzuholen. Mithilfe einer Umfrage kristallisierte sich schnell heraus, wer Zeit und Lust hatte, an der Workation in Rom teilzunehmen. Im weiteren Verlauf der Planung galt es außerdem, die Kostenfrage sowie arbeitsrechtliche Herausforderungen zu klären.
Bezüglich der Kosten wurde sich schnell darauf geeinigt, dass das Anwesen von Piabo gestellt wird, während An- und Abreise sowie die Verpflegung und Unternehmungen vor Ort auf Selbstzahlerbasis organisiert wurden. Uns war es wichtig, ein Anwesen zu finden, in dem jede und jeder einen eigenen Rückzugsort hatte und welches einen hervorragenden Standard zum Arbeiten für alle Beteiligten bot. Das Anwesen Casale del Gallo am Stadtrand von Rom war hierfür die perfekte Location.
Was das Arbeitsrecht sagt – und was nicht
Eine Workation verbindet Arbeit und Urlaub. Diese Form des Arbeitens ist im Arbeitsrecht noch nicht verankert. Deshalb sollten sich Arbeitgeber im Vorfeld ganz genau überlegen, wie sie die Workation-Zeit rechtlich regeln, unter anderem hat auch die Dauer einer Workation Einfluss.
Ist der Aufenthalt kürzer als vier Wochen, gibt es im Arbeitsrecht weniger zu beachten. Piabo betrachtet die Workation in Italien als Remote-Arbeit im Ausland auf freiwilliger Basis für jeweils zehn Arbeitstage - wir reisten mit zwei Gruppen für jeweils 14 Tage beziehungsweise zehn Arbeitstage an.
Berufliche Unfälle werden unterdessen durch die Berufsgenossenschaft abgesichert. Auch wenn es sich nicht um eine Entsendung handelt, gelten in Bezug auf die berufsgenossenschaftliche Versicherung dieselben Regeln wie bei einer Entsendung.
Zuletzt sollte auch in jedem Fall vor Reiseantritt sichergestellt sein, dass alle Teilnehmenden über eine Auslandskrankenversicherung verfügen. Auch diese mussten die Mitarbeitenden selbst zahlen.
Workation – Erfolg nach innen und nach außen
Einerseits steigert sie die Außenwirkung von Unternehmen als zeitgemäß, flexibel und innovativ. Ein Unternehmen, das seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht nur ermöglicht, von überall zu arbeiten, sondern dies auch finanziell und organisatorisch fördert, kann viele Kandidaten überzeugen. Andererseits ist eine Workation auch für das bestehende Team eine Teambuilding-Maßnahme, die ihresgleichen sucht. Neue Freundschaften entstehen, ein besseres Verständnis für die Arbeit der anderen Personen resultiert ebenfalls aus einer Workation. Vor allem bei solchen Mitarbeitenden, die sonst keine oder nur sehr wenige Schnittmengen haben – beispielsweise zwischen der Buchhaltung bzw. dem Finance-Bereich und den anderen Kollegen.
Eine Workation kommt übrigens auch bei unseren zahlreichen Kunden aus der Digitalwirtschaft gut an. Viele haben unsere Workation über die sozialen Medien verfolgt und unsere Berater und Beraterinnen - sowohl solche die dabei waren als auch die Nicht-Teilnehmenden - vermehrt positiv darauf angesprochen.