7 Tipps für Online-Meetings

Die Einen arbeiten von zu Hause aus, die Anderen verteilen sich auf diverse Niederlassungen, die Nächsten sitzen in der Zentrale - wollen sich Mitarbeiter zu einer Konferenz treffen, kann das erheblichen Aufwand verursachen. Alternative: Online-Meetings. Anbieter wie Adobe aus München, und TeamViewer aus Göppingen stellen Ratschläge für das Gelingen virtueller Konferenzen zusammen. Tipps für Ihr nächstes Online-Meeting:

1. Für Anfänger: Nichts übertreiben:

Adobe rät, zunächst nur einige wenige Funktionen auszuprobieren und sich in kleinen Schritten an die Technik zu gewöhnen. Anfänger sollten in den ersten Meetings das bewährte Telefon benutzen und sich in Ruhe mit Voice over IP (VoIP) vertraut machen.

2. Persönliche Note schaffen:

Ebenso wie das haptische Büro kann auch das virtuelle persönlich gestaltet werden. Wer also schon etwas Erfahrung mit Online-Meeting-Tools gesammelt hat, kann Standard-Begrüßung und -verabschiedung durch eigene Texte ersetzen. Auch persönliche Fotos tragen dazu bei, dass sich der Nutzer wie im "eigenen Reich" fühlt. Glaubt man Adobe, steigert das die Produktivität.

3. Aufräumen:

Wie auf dem richtigen Schreibtisch auch, sollte nicht mehr benötigtes Material entweder gelöscht oder archiviert werden. Chats aus früheren Meetings können ebenfalls gelöscht werden.

4. Standardisierte Vorlagen benutzen:

Man müsse ja nicht das Rad neu erfinden, so Adobe. Statt aufwändiger Vorbereitungen könne jeder Online-Meeting-Nutzer standardisierte Templates verwenden. Wer Meeting-Räume vorkonfiguriert, braucht sie bei Bedarf nur noch aufzurufen.

5. Von Frau Merkels Videobotschaften lernen:

Kanzlerin Angela Merkel zeichnet Videobotschaften auf, so dass sie auf Abruf verbreitet werden können. Das könne auch für berufliche Kommunikation genutzt werden, so Adobe. Allerdings sollten die Botschaften knapp und konzentriert gehalten werden - zwei Minuten seien ausreichend.

Zehn Web-Konferenz-Tools im Vergleich
Hier bieten wir Ihnen einen schnellen Überblick über die getesteten Produkte.

Skype Premium
Mit Skype-Premium bietet sich eine einfache Konferenz-Lösung, die sich in erster Linie für Ad-Hoc-Meetings eignet und mit einem guten Preis-Leistungsverhältnis punktet.

Vsee
VSee verspricht gute Videoqualität bei minimalen Breitbandbedarf. Die Lösung kann wahlweise On-Demand oder On-Premise eingesetzt werden.

Oovoo
Mit OoVoo erhalten Firmen eine leistungsfähige Konferenz-Lösung, die für Windows und Mac erhältlich ist und zudem mobile Geräte von Apple und Android unterstützt.

BeamYourScreen
BeamYourScreen kommt aus Deutschland und wartet unter anderem mit einem professionellen Meeting-Planer. Damit lassen sich Online-Treffen effizient organisieren und verwalten.

Citrix GoToMeeting
Mit GoToMeeting bietet Citrix ein vielversprechendes Web-Conferencing-Tool, das den Vergleich mit den traditionellen Systemen von Großanbietern wie Adobe oder Microsoft nicht scheuen muss.

Cisco Webex
Cisco Systems ist einer der wichtigsten Player am Markt für Videokonferenz-Lösungen. Mit WebEx bietet der Hersteller eine professionelle Einsteiger-Lösung für die effiziente Online-Zusammenarbeit.

Adobe Connect
Adobe Connect gilt als eine der benutzerfreundlichsten Konferenz-Lösungen. Sie ist modular aufgebaut, vielseitig einsetzbar und kann beliebig skaliert werden.

Microsoft Live Meeting
Office Live Meeting wird von Microsoft als gehosteter Service angeboten und zählt nach wie vor zu den populärsten Konferenz-Tools im Business-Bereich.

PGi GlobalMeet
GlobalMeet von der Firma PGi eignet sich sowohl für Ad-Hoc- als auch für geplante Meetings. Das Tool arbeitet vollständig im Browser und Bedarf keiner Software-Installation.

Lifesize Passport
Mit LifeSize Passport erhalten Firmen ein bezahlbares Einsteiger-Paket bestehend aus Webcam, Codec und Fernbedienung erhalten einzelne Büros, das eine hohe Videoqualität in HD selbst bei geringen Bandbreiten verspricht.

6. Abwechselnd moderieren:

Der Sinn eines Meetings ist nicht, dass immer nur einer redet. Gäste, externe Spezialisten - jeder kann zum Moderator werden. Teamviewer gibt zu bedenken, dass Teilnehmer innerlich abschalten, wenn sie immer nur in der passiven Rolle bleiben. Der oder die Leiter eines Online-Meetings sollten daher alle Beteiligten einbinden.

7. Aussprache und Körpersprache beachten:

Schnellredner sollten sich bremsen - in Online-Meetings lieber langsam und betont deutlich sprechen, rät Teamviewer. Das soll aber nicht mit einem monotonen Auftreten verwechselt werden: Gestik und Körpersprache dürfen so lebendig bleiben wie in einem "normalen" Meeting.

Auch mal altmodisch bleiben

Bei aller Begeisterung für die Technologie - Teamviewer stellt klar: "Wenn die Teilnehmer nur wenige Büros voneinander entfernt arbeiten, ist eine klassische Besprechung vor Ort zwar altmodischer, führt aber mitunter noch schneller zum Ziel."

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation CIO.de. (mhr)