Kunden und Aufträge finden, mehrere gleichzeitig laufende Projekte im Griff haben, Arbeitszeiten effizient managen, Rechnungen erstellen, Kunden-Meetings organisieren, Steuererklärungen machen, sich selbst vermarkten, und, und, und... Neben den eigentlichen Arbeitsleistungen, die sie erbringen müssen, müssen sich Freiberufler um diese und weitere Aufgaben meist selber kümmern. Wer sich dabei nicht gut organisiert, verliert wertvolle Zeit beziehungsweise Geld und vernachlässigt die Qualität seiner Arbeit - oder seine Freunde und Familie, was noch schlimmer ist.
Die gute Nachricht ist, dass sich Routine-Tätigkeiten mit den richtigen Toolsteilweise automatisieren und immer wiederkehrende Arbeitsprozesse effizient gestalten lassen. Wir stellen 10 anspruchsvolle (und teilweise kostenlose) Lösungen für Projekt-Management, Invoicing, Zeiterfassung, Video-Conferencing und effiziente Meetings vor, von denen Selbständige und Freiberufler profitieren können, die ihre Produktivität erhöhen möchten.
Aufgaben- und Projekt-Management
Remember the Milk
Foto: Diego Wyllie
Selbständige, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, greifen oft auf Projekt- beziehungsweise Task-Management-Tools zurück, um die vielen Aufgaben, die sie bewältigen müssen, im Blick zu behalten. Unter den unzähligen Alternativen, die der Markt in diesem Bereich zu bieten hat, bietet sich mit "Remember the Milk” (RTM) eine besonders leistungsfähige Aufgabenverwaltung an, die mit großer Flexibilität punktet.
Highlights: So ist das Tool für Web und Mobile erhältlich und bietet vielfältige Integrationsmöglichkeiten, die man nicht bei jedem Konkurrenzprodukt findet. Neben der Standard-Web-Anwendung, die auf dem jedem modernen Browser läuft, bietet der Hersteller aus San Francisco mobile Apps für iOS, Android und Blackberry an. Darüber hinaus gibt es interessante Schnittstellen zu E-Mail- und Kalender-Programmen, mit denen sich Aufgaben direkt aus Outlook und Co. in RTM exportieren lassen. Eine Integration mit Twitter und Evernote ist ebenfalls möglich.
Preis: In der Standard-Version ist das Programm kostenlos. Wer bereit ist, 25 Dollar pro Jahr für den Dienst auszugeben, erhält einen Pro-Account mit einigen interessanten Funktionen bei den mobilen Apps, etwa Push-Notifications oder die automatische Synchronisierung der Aufgaben über alle Geräte hinweg.
Wunderlist
In direkter Konkurrenz zu RTM steht "Wunderlist”. Dabei handelt es sich um ein erfolgreiches, mit über vier Millionen Anwendern in der Praxis bewährtes Task-Management, das von der Berliner Softwareschmiede 6Wunderkinder angeboten wird.
Foto: Diego Wyllie
Highlights: Das Programm wartet mit einer schicken Anwendungsoberfläche auf, die sich aufgeräumt und übersichtlich präsentiert, und verzichtet auf überflüssige Features. Dies macht die Bedienung des Tools besonders einfach und intuitiv. Ein entscheidender Unterschied zu RTM besteht darin, dass Wunderlist nicht nur für Web und Mobile (iPhone, iPad und Android), sondern auch als native Desktop-Anwendung für Windows und Mac OS X verfügbar ist. Praktisch: Aufgaben werden in der Cloud auf allen Geräten synchronisiert.
Preis: Freiberufler können Wunderlist in der Standard-Version kostenlos nutzen. Wenn sie gemeinsam mit einem Team arbeiten möchten, können sie auf die kürzlich lancierte Pro-Version zurückgreifen, die knapp 5 Dollar pro Monat kostet.
Redmine
Foto: Diego Wyllie
Wer sich mit einer einfachen To-do-Liste nicht zufrieden gibt, kann auf umfangreichere Projekt-Management-Lösungen mit mehr Funktionalität setzen. Die Angebotspalette ist in diesem Fall ebenfalls kaum zu durchschauen. Sucht man ein quelloffenes und kostenloses Tool, das zudem die Anforderungen anspruchsvoller Anwender genügen kann, sollte man einen Blick auf "Redmine” werfen. Das ist ein vielseitiges Werkzeug, das nicht nur klassisches Projekt-Management unterstützt, sondern auch Diskussionsforen, Wikis, Support-Ticketverwaltung, Issue-Tracking, Zeiterfassung und Dokumenten-Management in petto hat.
Highlights: Das Standard-Installationspaket enthält ein umfangreiches Featureset, das alle Anforderungen an eine typische PM-Software abdeckt. Mithilfe zahlreicher Plugins lässt sich das auf Ruby on Rails basierende System zudem flexibel erweitern. Auch in puncto Design ist Redmine anpassungsfähig. So lässt sich das Layout der Bedienungsoberfläche anhand von Themes leicht modifizieren. Praktisch ist darüber hinaus die Tatsache, dass in einer Redmine-Instanz beliebig viele Projekte, Subprojekte, Aufgaben, Nutzer und so weiter verwaltet werden können.
Preis: Der Nutzer kann Redmine kostenlos auf einem eigenen Server betreiben und nach Belieben anpassen. Wer das Programm nicht selber hosten möchte, kann auf zahlreiche Lösungen zurückgreifen, die es online zur Verfügung stellen. Mit "Hosted Redmine” bietet zum Beispiel die Softwareschmiede BitBot Software aus Australien einen solchen Service an, der ebenfalls kostenlos ist.
Clocking IT
"Clocking IT” ist ein weiteres flexibles Projekt-Management-System aus dem Open-Source-Lager, das in erster Linie Software-Entwickler und IT-Experten adressiert. Dieses wartet mit einer übersichtlichen, wenngleich nicht ganz modernen Benutzeroberfläche, sowie einem umfangreichen Feature-Set auf.
Highlights: Die web-basierende Software wurde ursprünglich für die effiziente Zeiterfassung konzipiert. Damit eignet sich die Lösung optimal für Anwender, die ihre Arbeitszeiten detailliert erfassen möchten. Zu den weiteren Hauptfunktionen, die den Unterschied ausmachen könnten, gehört ein Wiki für die Projekt- Dokumentation, sowie ein Chat-Modul, das gute Dienste leisten kann, wenn man mit Kollegen und Kunden direkt in der Projekt-Arbeitsumgebung kommunizieren möchte. Praktisch: Wer bei dem umfangreichen Featureset den Überblick verliert, kann unnötige Module einfach abschalten.
Preis: Die Anwendung wird On-Demand kostenlos angeboten. Das heißt, es fallen weder Server- noch Nutzungskosten an. Wer die Software jedoch selbst betreiben möchte und über das nötige Know-How verfügt, kann dies auch problemlos tun.
Invoicing-Tools
Billomat
Die harte Arbeit, die man als Freiberufler leistet, muss auch belohnt werden. Dazu muss man immer wieder Rechnungen schreiben und an die Kunden verschicken. Je nachdem, wie viele Rechnungen man im Monat zu bearbeiten hat, kann der Rechnungsstellungsprozess schnell zu einer langwierigen Aufgabe werden. Abhilfe versprechen dabei effiziente Invoicing-Tools, die die Rechnungsstellung teilweise automatisieren. Dazu zählt beispielsweise der Cloud-Service "Billomat” aus Siegen.
Foto: Diego Wyllie
Highlights: Das Tool kommt in einem modernen und ansprechenden Design daher, das bei Buchhaltungssoftware nicht ganz so üblich ist, und versetzt Freelancer in die Lage, ihre Rechnungen professionell mit eigenem Branding erstellen, sicher archivieren, auf einfache Weise an die Kunden verschicken und deren Zahlungsstatus verfolgen zu können. Ferner unterstützt Billomat Angebote, Mahnungen, Gutschriften, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine. Selbst periodisch wiederkehrende Abo-Rechnungen und weitere spezielle Fälle wurden bei der Entwicklung des Systems berücksichtigt. Ein weiterer Pluspunkt: Die Lösung verfügt über zahlreiche Add-Ons, die Integrationsmöglichkeiten mit weiteren Business-Anwendungen aus den Bereichen Projekt-Management, Zeiterfassung, CRM, Finanzbuchhaltung, etc. bieten.
Preis: Billomat wird im Freemium-Modell angeboten. Wer bis zu fünf Dokumente (Rechnungen, Angebote, und so weiter) im Monat erstellen muss und auf Sonder-Features verzichten kann, kann den Dienst kostenlos einsetzen. Die Preise für die kostenpflichtigen Tarife mit mehr Funktionalität und weniger Einschränkungen fangen bei sechs Euro pro Monat an.
Fastbill
Eine nennenswerte Alternative zu Billomat bietet die FastBill GmbH aus Essen an. Der gleichnamige SaaS-Dienst stellt einen Funktionsumfang zur Verfügung, der neben der üblichen Funktionalität, die bei keiner E-Billing-Software fehlen darf, interessante Werkzeuge für die Verwaltung von Kunden und Projekten, den automatisierten Rechnungsversand per E-Mail oder Post, sowie für die bequeme und detaillierte Erfassung von Arbeitszeiten und sogar für die Kundenkommunikation beinhaltet.
Foto: Diego Wyllie
Highlights: Fastbill adressiert in erster Linie Anwender, die anstatt vielen einzelnen Programmen für Projekt-Management, Zeiterfassung und Invoicing, lieber auf eine zentrale, ganzheitliche Lösung setzen möchten. Es sind aber die vielen Sonderfunktionen, die ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten dieses Tools sein könnten. So bietet es beispielsweise die Möglichkeit an, offene Rechnungen online bezahlen zu lassen, und zwar über Paypal, Lastschrift, Kreditkarte oder Sofortüberweisung.de. Des Weiteren steht eine Scan-App für iOS und Android parat, mit der Anwender Belege einscannen und ins System einpflegen können. In dem Online-Archiv lassen sich neben Belegen auch beliebige Geschäftsdokumente sicher ablegen.
Preis: Fastbill stellt drei verschiedene Tarife zur Auswahl. Die Preise für den Freelancer-Account fangen bei fünf Euro im Monat an.
Werkzeuge für produktive Meetings
Minutes.io
Foto: Diego Wyllie
Meetings können schnell zu Zeitfressern werden, wenn sie nicht gut vorbereitet und am Ende keine klaren Entscheidungen getroffen werden. Um letzteres zu vermeiden empfehlen sich Meeting-Protokolle, die Aufgaben, Pläne und Verantwortungen schriftlich festlegen. Mit "Minutes.io” steht ein minimalistisches Online-Tool bereit, mit dem man solche Meeting-Protokolle professionell erstellen und verwalten kann.
Highlights: Die Anwendung überzeugt durch eine besonders einfache Benutzeroberfläche, die wie ein Blatt Papier aussieht. Sie ist so ausgelegt, dass man den Bericht während der Besprechung schreibt und nicht erst später, wenn man nicht mehr genau weiß, worauf man sich geeignet hat. Das Tool macht es einfach, Aufgaben, Entscheidungen und Ideen in einer Übersichtstabelle festzuhalten. Neben einer Beschreibung können Anwender auch ein Thema, eine Deadline, sowie einen Verantwortlichen eingeben. Am Ende des Meetings können die Berichte archiviert, per E-Mail gesendet oder ausgedruckt werden.
Preis: Minutes.io funktioniert im Browser und lässt sich uneingeschränkt kostenlos nutzen.
Mobile Noter
Ein weiteres Werkzeug, das bei Meetings hilfreich sein kann, ist "Mobile Noter” von der Businessware Technologies, Inc aus Texas. Dabei handelt es sich um eine anspruchsvolle Mobile-App, die für iOS (iPhone und iPad), Android und Blackberry erhältlich ist, und zahlreiche Meeting-Werkzeuge in eine durchdachte Anwendungsoberfläche bündelt.
Foto: Diego Wyllie
Highlights: Eine der Hauptfunktionen der Software besteht darin, Notizen und Skizzen während des Meetings auf dem Smartphone oder Tablet-PC erstellen zu können. Doch das ist nicht das Einzige, was das Programm zu bieten hat. So lassen sich mit der App Texte mit der Tastatur eingeben und nach Belieben formatieren, Bilder in seine Notizbücher einfügen und sogar Audioaufnahmen erstellen. Ein weiteres ausschlaggebendes Merkmal von Mobile Noter: Es lässt sich nahtlos mit dem Produktivitäts-Tool Microsoft OneNote integrieren.
Preis: Das Pricing ist bei diesem Produkt recht kompliziert - vor allem wenn man bedenkt, dass es sich dabei eigentlich um eine einfache Notiz-Software handelt. So wird zwischen einer "Cloud”-Version und einer "Wi-Fi”-Version unterschieden. Bei der Ersten lassen sich Notizbücher über sämtliche verfügbare Apps synchronisieren und der Preis beträgt fünf Dollar für drei Monate. Bei der Wi-Fi-Version funktioniert die Synchronisierung nur im lokalen W-Lan und man zahlt einmalig 15 Dollar. Weitere Details können Interessierte aus der (unübersichtlichen) Preistabelle auf der Produkt-Website entnehmen.
Dozeo
Foto: Diego Wyllie
Video-Konferenz-Tools gehören mittlerweile in den Werkzeugkasten eines jeden Freiberuflers, der ortsunabhängig arbeiten möchte. Neben den etablierten Lösungen der großen Player, etwa Google, Microsoft und Citrix, findet man auf dem Markt immer mehr Alternativen, die von jungen Startups angeboten werden - und das nicht nur aus den USA. So bietet beispielsweise das Startup "Dozeo” aus Stuttgart einen Online-Dienst, der Videokonferenzen mit Produktivitäts-Tools für eine bessere Team-Zusammenarbeit unter einen Hut bringt.
Highlights: Auf einem zentralen Web-Portal lassen sich Meetings planen und starten, Kollegen einladen, und die Agenda festlegen. Zu den zentralen Funktionen, die die Zusammenarbeit online verbessern sollen, zählt neben Screen-Sharing unter anderem die Möglichkeit, Dokumente, Bilder und Grafiken in guter Qualität präsentieren zu können. Dabei kann der User Textpassagen markieren, Objekte am Bildschirm verschieben und bis ins kleinste Detail zoomen. Praktisch: Man kann sich bei Bedarf in ein Meeting telefonisch einklinken.
Preis: Freiberufler erhalten mit dem "Solo”-Plan einen eigenen Online-Konferenzraum, bei dem unbegrenzt viele Personen an den Meetings teilnehmen können. Kostenpunkt: neun Euro pro Monat.
Meetings.io
Foto: Diego Wyllie
Mit Dozeo vergleichbar ist der Web-Konferenz-Dienst "Meetings.io”. Das neulich durch den Social Enterprise-Anbieter Jive übernommene Tool aus San Francisco versteht sich als eine Feature-reiche, aber schlicht gehaltene Lösung, von der nicht nur Firmen, sondern auch Freiberufler profitieren können.
Highlights: Mit Hilfe von Videokonferenzen in hoher Qualität mit bis zu fünf Teilnehmern gleichzeitig, Planungs-Tools, mit denen sich Meetings organisiert lassen, sowie Collaboration-Funktionen wie Screen-Sharing und Notizen, die die Teilnehmer gemeinsam bearbeiten können, werden Selbständige in die Lage versetzt, teure und oft stressige Reisen vermeiden zu können. Vorteilhaft bei der Software ist die Tatsache, dass sie komplett Web-basiert ist. Dies ist vor allem praktisch, wenn man mit Unbekannten ein Meeting abhalten möchte. Denn der Gesprächspartner braucht keinerlei Software auf seinem PC zu installieren. Eine Einladungs-E-Mail mit der URL des virtuellen Meeting-Raums genügt, um die Konferenz zu starten.
Preis: Meetings.io ist frei erhältlich. Kostenpflichtige Versionen gibt es derzeit nicht. (sh)