Unternehmen stehen heute vor der gewaltigen Aufgabe, die digitale Transformation zu meistern und die Erwartungen der eigenen Mitarbeiter hinsichtlich mobilen Arbeitens zu erfüllen. Die digitale Verfügbarkeit und das Management von Daten rücken demnach immer stärker in den Fokus von IT-Abteilungen und Geschäftsleitung.
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Doch auch wenn viele deutsche Unternehmen die Relevanz von technischen Innovationen für Kollaboration und sicheren Dokumentenaustausch erkannt haben, gibt es in der Realität noch viel Nachholbedarf: Bislang wird nur ein Bruchteil der Möglichkeiten ausgeschöpft, um die Produktivität von Mitarbeitern durch Digitalisierung optimal zu fördern.
Zwischen Wunsch und Wirklichkeit
Die Zahlen sprechen für sich: Etwa 40 Prozent der Mitarbeiter arbeiten schon heute zumindest teilweise mobil und Mitarbeiter nutzen in ihrem Arbeitsalltag gleich mehrere mobile Endgeräte. Dies zeigt eine aktuelle Studie von IDC zu Mobile Content Management und den Herausforderungen und Erfolgsfaktoren des mobilen Dokumentenmanagements in Deutschland. Die Momentaufnahme zeigt, dass Unternehmen einen Punkt erreicht haben, an dem sie Mobilität nicht nur akzeptieren, sondern als Teil ihrer Firmenstrategie implementieren müssen. Zentral hierbei: ein sicherer, mobiler Zugriff auf Unternehmensinhalte. Denn die nationale und internationale Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen hängt heute mehr denn je davon ab, ob und wie gut Daten für ihre Mitarbeiter - egal von wo oder über welches Endgerät - verfügbar sind.
Dies untermauert auch eine Online-Befragung des Fraunhofer Instituts: 91 Prozent der Befragten gaben als wichtigstes Motiv für digitales Arbeiten das schnelle Finden und Weitergeben von Dokumenten an, 86 Prozent das einfache Teilen von Informationen und 78 Prozent das orts- und zeitunabhängige Arbeiten.
Doch laut IDC driften die Wünsche der Mitarbeiter und die Realität in deutschen Unternehmen weit auseinander. Denn hieraus geht hervor: Die Hälfte der Arbeitszeit von Mitarbeitern entfällt heute auf die Suche nach Dokumenten und die Beantwortung von E-Mails. Das bindet Kapazitäten und Unternehmen müssen nachbessern. Nur etwa 60 Prozent der Daten deutscher Firmen sind laut IDC für ihre Mitarbeiter geräteunabhängig zugänglich - angesichts der Relevanz von Daten in unserem Arbeitsalltag ein kapitales Problem.
Zudem erschwert ein regelrechter Wildwuchs an Diensten und Tools produktives Arbeiten zusätzlich: Mitarbeiter nutzen im Arbeitsalltag beispielsweise bis zu vier unterschiedliche Speicherlösungen, zeigt die IDC-Studie. Ein strategischer Ansatz für ein effizientes Daten- und Dokumentenmanagement sieht anders aus.
IT-Abteilung in Alarmbereitschaft
Aktuelle Zahlen belegen zudem, dass es für annähernd die Hälfte der Angestellten normal ist, sich Firmenunterlagen per E-Mail an ihren privaten Account zu schicken oder auf ihren eigenen USB-Stick zu ziehen, so IDC. Ein Zustand, der IT-Abteilung und Geschäftsführung gleichermaßen in Alarmbereitschaft versetzt. Dieses Vorgehen entzieht sich allen Vorgaben zu Compliance und Sicherheit und findet außerhalb des geschützten Unternehmensraums statt. Oftmals ausschlaggebend sind hierbei mangelnde Alternativen für Mitarbeiter - IT-Entscheider scheinen das Potenzial von professionellen File-Sharing-Diensten lange unterschätzt zu haben.
Um im Home Office oder von unterwegs aus arbeiten zu können, braucht es einen flexiblen Zugriff zu Firmendokumenten und- daten. Aber nur wenn Mitarbeiter auf eine intuitive und flexible Lösung zurückgreifen können, findet diese auch eine hohe Akzeptanz. Dann erst profitieren Mitarbeiter von verbesserten Arbeitsabläufen und erhöhter Produktivität, bei gleichzeitiger Kontrolle durch die IT-Abteilung im Unternehmen.
Größtes Hindernis für Produktivität: Papier und E-Mail
IDC fand zudem in seiner Studie heraus, dass Mitarbeiter heute noch bevorzugt E-Mails nutzen, um Dokumente auszutauschen. Dass E-Mail jedoch nicht das geeignete Mittel für File-Sharing ist, zeigt sich in vielerlei Hinsicht: E-Mail-Postfächer kommen schnell an ihre Grenzen, systematisches Ablegen und Finden gestaltet sich schwierig und beim Austausch mit Kollegen kursieren schnell zahlreiche Versionen eines Dokuments.
Auch das papierlose Büro scheint bislang nur eine Illusion in weiter Ferne zu sein. Das Fraunhofer Institut fand heraus, dass Papier - sei es, um Notizen zu machen oder um Informationen nachzulesen - noch bei einem Viertel der befragten Wissensarbeiter bevorzugt bei der Arbeit verwendet wird. Und in Sachen Dokumentenaustausch liegt das ausgedruckte Dokument laut IDC auf Platz zwei, gleich hinter der E-Mail.
Digital ist anders: Mitarbeiter sollten daher aktiv umdenken und offen gegenüber Alternativen sein, die das Unternehmen ihnen bietet. Tatsächlich ist ein Viertel der befragten Mitarbeiter frustriert beim Umgang mit betrieblichen Dateien und Dokumenten. IDC ist sich sicher: Der Wildwuchs an Speichermethoden behindert Produktivität eher als dass er sie befördert.
File-Sharing und Synchronisation als Erfolgsfaktor
Immer mehr deutsche Unternehmen sind heute von den Vorteilen eines sicheren und geräteunabhängigen Umgangs mit Dokumenten überzeugt. Über die Hälfte der befragten deutschen Unternehmen, so das Ergebnis der IDC-Studie, wollen bis spätestens 2018 Lösungen für File-Sharing einführen. Im Zentrum stehen dabei genau die von Mitarbeitern bemängelten Dinge: eine bessere Verfügbarkeit von Dateien und eine gesteigerte Produktivität ihrer Teams.
Ein passendes System aufzustellen, bedeutet die Arbeitsprozesse und -weise seiner Mitarbeiter gut zu kennen. Im Idealfall kann die IT-Abteilung durch die enge Zusammenarbeit mit den Angestellten im Unternehmen die Lösung so aufstellen, dass es den Anforderungen aller genügt und sich gut in bestehende Systeme integrieren lässt. Natürlich muss es die richtige Mischung aus Produktivität und effizienten Workflows einerseits und Sicherheit und Compliance andererseits sein.
Wichtig hierbei ist es, dass IT-Verantwortliche File Sharing nicht mehr als ein bloßes Tool begreifen, mit dem Dateien bei Bedarf von A nach B verschoben werden können. Denn in der Realität passiert gerade in vielen Unternehmen eine regelrechte "Wölkchen-Bildung": Daten und Dokumente liegen in verschiedenen Clouds von verschiedenen Anbietern, die isoliert voneinander bestehen.
Professionelle Enterprise File Sharing-Systeme (EFSS) bieten hier eine Hilfestellung durch Standard-Integrationen in hunderttausende von Applikationen. Sie können entsprechend als Speicherplattform und als verbindendes Element unter all diesen Applikationen genutzt werden. So geraten Unternehmen nicht in die Sackgasse "Cloud-Silo" und sind nicht von einem einzigen Anbieter abhängig.
Bislang wirkt sich der Wildwuchs an eingesetzten Enterprise- und Consumer-Lösungen negativ aus und untergräbt die Produktivität der Mitarbeiter. Es gilt, hier gegenzusteuern und die Kontrolle über die eigenen Daten zurückzubekommen. Und natürlich geht es vor allem darum: Mitarbeitern ein effektives Arbeiten und Zusammenarbeiten mit einfachen Tools zu ermöglichen.