Als Berater ist man es gewohnt, dass man regelmäßig als "neuer Kollege" in Teams oder Abteilungen gerät. Die Orientierung innerhalb des Teams und der Abteilung fällt meist leicht und binnen weniger Tage sind die Zuständigkeiten der einzelnen Mitarbeiter bekannt. Oft wird die Orientierung zusätzlich durch Organigramme oder die klassische Telefonliste im Intranet erleichtert.
Ein Szenario der Wissensbeschaffung aus der Praxis sieht in vielen Unternehmen etwa wie folgt aus: Ein Projektleiter aus Abteilung A beauftragt die Entwicklungsabteilung, ein neues Feature umzusetzen. Der Auftrag erreicht einen Entwickler in der entsprechenden Abteilung, für den dieses Feature komplett neu ist. Er weiß noch nicht, welche Prozesse angestoßen werden müssen, um das Feature vollständig in seine Applikation zu integrieren. Da ihm der Projektleiter bei diesen Details nicht weiterhelfen kann, wendet er sich an die ihm als Schnittstelle zum Fachbereich vorgestellte Ansprechpartnerin aus Abteilung B mit der Frage, ob sie ihm den Prozess skizzieren könne oder jemanden kenne, der ihm alle notwendigen Prozessschritte nennt.
Da die Ansprechpartnerin aus Abteilung B nicht im Hause ist, erhält er zwei Tage später eine elektronische Nachricht mit einem potenziellen Ansprechpartner aus Abteilung C. Auch diesen kontaktiert er per Mail. Endlich - dieser Mensch kann ihm die gewünschten Informationen liefern, nennt jedoch zwei weitere Ansprechpartner, die für Schritte des gesamten Prozesses zur Umsetzung des Features beauftragt werden müssen. Der Entwickler weiß jetzt, welcher Schritt in seinen Aufgabenbereich fällt und informiert den Projektleiter über den gesamten Prozess und darüber, welche Personen er noch mitnehmen muss.
Im Idealfall legen Entwickler oder Projektleiter den Prozess im Wiki oder einem anderen Wissens-Management-Tool des Unternehmens ab. In diesem Szenario fällt auf, dass der Entwickler quasi blind versucht, Wissen zu beschaffen. Er kann nur die Personen als Informationsquellen nutzen, die ihm direkt bekannt sind. Durch Abwesenheit etc. entsteht unter Umständen auch noch eine zeitliche Verzögerung.
Wie könnte nun das Szenario ablaufen, wenn das Unternehmen auf ein soziales Netzwerk zurückgreift? Folgende Funktionen helfen, um Transparenz zu schaffen:
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Persönliche Profile (Name, Abteilung, Kontaktdaten, Tags);
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Freundschaften (nicht im Sinne von der Kaffeeküche, sondern im Sinne von Zusammenarbeit);
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Empfehlungen (der Mitarbeiter hilft bei den Themen);
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Blog/Microblog;
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Tags (Jede Freundschaft wird mit Tags versehen, auf persönlichem Profil gesammelte Tags, Tags zu Blog-Beiträgen);
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Suche (Tags, Personen, Blog-Beiträge).
Mehr Transparenz durch soziale Netze
Wie sieht nun das Szenario der Wissensbeschaffung mit sozialem Netzwerk im Unternehmen aus? Ein Projektleiter beauftragt die Entwicklungsabteilung mit einem neuen Feature. Der Entwickler sucht in seinem Zusammenarbeits-Netzwerk nach Personen, die ihm beim Erfassen des Prozesses weiterhelfen können, ergo entsprechend getaggt sind. Das Profil des Projektleiters findet er nicht, da dieser keine Tags zu diesem Thema im Profil und auch keine Verbindungen zu Personen mit entsprechenden Zusammenarbeitstags besitzt.
Jedoch findet er das Profil der Ansprechpartnerin aus Abteilung B. Auch sie hat keine eigenen Tags zum Thema, jedoch hat sie in ihrem Zusammenarbeits-Netzwerk eine Verbindung zu einem, zu diesem Thema getaggten Ansprechpartner aus Abteilung C. Der Entwickler kontaktiert direkt den Ansprechpartner aus Abteilung C. Dieser beschreibt ihm den Prozess und empfiehlt ihm zwei weitere daran beteiligte Ansprechpartner. Auch der Entwickler nutzt die Empfehlungsfunktion und empfiehlt dem Projektleiter alle am Prozess beteiligten Personen. Sofern der Prozess noch nicht erfasst ist, müssen Entwickler oder Projektleiter den Prozess bloggen und mit entsprechenden Tags versehen.
Hat der Projektleiter die Empfehlungen des Entwicklers bekommen, muss er diese nur annehmen, also die empfohlenen Personen zu seinem Zusammenarbeits-Netzwerk hinzufügen, und die Themen der Zusammenarbeit entsprechend taggen. Der Projektleiter beauftragt im letzten Schritt die entsprechenden Personen, die jetzt zu seinem Netzwerk gehören, mit der Realisierung der einzelnen Prozessschritte.
Im Szenario mit dem sozialen Netzwerk gelangt der Entwickler durch die Suche im Netzwerk direkt an den passenden Ansprechpartner. Das Bloggen und entsprechende Taggen des Prozesses verbindet die Personen im Netzwerk mit diesem Blog und folglich das Wissen der Mitarbeiter. Auch die Zusammenarbeit des Projektleiters mit den Ansprechpartnern einzelner Prozessschritte wird im Netzwerk festgehalten und somit bei erneuten Suchen auffindbar.
Fazit: Wird das Intranet oder das Firmenportal eines Unternehmens um ein soziales Netz erweitert oder wird ein eigenständiges soziales Netzwerk eingeführt, wird nicht nur transparenter, wer für welche Themen zuständig ist (Tags an Profilen) sondern auch, wer mit wem zusammenarbeitet und folglich, in welchen Mitarbeitern bestimmtes Wissen personifiziert ist. So können ohne Umwege, direkt über das Zusammenarbeits-Netzwerk, unternehmensweit Ansprechpartner kontaktiert werden. Durch die Empfehlungsfunktion lassen sich neue Zusammenarbeits-Beziehungen festhalten. Kompetenzen und Verbindungen der Mitarbeiter werden im Netz festgehalten. Blog-Beiträge halten Wissen fest. Tags verknüpfen Kompetenzen, Zusammenarbeit und Wissen.
Somit kann sich der neue beziehungsweise mit neuem Thema beauftragte Mitarbeiter leicht im Unternehmen orientieren und gelangt schnell und unproblematisch an die gewünschten Ansprechpartner und das entsprechende Wissen.