Die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Gothentreuhand GmbH mit Hauptsitz in Bochum wendet sich mit ihrem steuer- und betriebswirtschaftlichen Service ganz gezielt an kleine und mittlere Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitern sowie an Freiberufler und Privatleute. Das 21-köpfige Team aus Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern, Rechtsanwälten und Fachmitarbeitern betreut etwa 600 Mandate.

Datev-Software erfordert regelmäßige IT-Updates

Die Bochumer Steuerberatungsgesellschaft nutzt für die Bereitstellung ihrer Dienstleistungen vor allem die verschiedenen Softwarelösungen der Datev eG wie beispielsweise Lohn und Gehalt, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung. Aufgrund gesetzlicher Änderungen im Steuerrecht ist ein vierteljährliches Update erforderlich. "Bei diesen Updates werden aber nicht nur inhaltliche, sondern auch technologische Neuerungen umgesetzt", erläutert Thomas Goertz, Steuerfachangestellter und Bilanzbuchhalter (IHK), der nebenbei auch die IT-Administration bei Gothentreuhand übernimmt, die Anforderungen.

"Das heißt, unsere gesamte IT muss für die neuen Programmversionen immer die notwendige Rechenkapazität und Leistungsfähigkeit mitbringen. In der Vergangenheit bedeutete dies, dass wir alle drei Jahre sämtliche PCs gegen neue Geräte austauschen mussten." Für Gothentreuhand war das Grund genug, die bestehende Client-Server-Landschaft durch eine virtualisierte Architektur mit Thin Clients zu ersetzen.

Geringe Kosten für Thin Clients

Gemeinsam mit Thorsten Homberg, Geschäftsführer des IT-Dienstleisters Taxkom Homberg & Homberg GbR aus Hagen, wurde die neue IT-Architektur für Gothentreuhand ausgearbeitet: Die Auswahl der Thin Clients spielte dabei eine wichtige Rolle, denn hier zählten nicht allein Preis und Leistungsfähigkeit der Hardware, sondern vor allem auch die Verfügbarkeit ergänzender Software, die die Vorteile der Virtualisierung erst vollständig nutzbar macht.

"Zusammen mit Taxkom haben wir geprüft, wie die Thin Clients von HP, Igel, Sphinx und Wyse Technology unsere Anforderungen erfüllen könnten", erinnert sich Goertz. "Wir haben uns dann für die schlanken Desktop-Geräte von Wyse entschieden. Sie hatten nicht nur das beste Preis-Leistungsverhältnis, sondern konnten mit der Software Wyse TCX auch einfach für multimediale Anwendungen und die Anbindung von Peripheriegeräten per USB aufgerüstet werden." Außerdem bot Wyse die beste Integration mit der Virtualisierungssoftware von VMware und die beste Administrationssoftware für die Thin Clients.

So machte sich Gothentreuhand im Sommer 2008 an die Umsetzung des neuen IT-Konzepts: Die vier bestehenden Hardware-Server wurden durch einen neuen Modular Server von Intel mit VMware ESX ersetzt, der mit drei Einschubmodulen ausgestattet ist: einer für Server-Dienste und zwei für die Desktop-Services. An den Arbeitsplätzen mussten die bestehenden 18 PCs den neuen Thin Clients Wyse V10L mit eigenem Wyse Thin OS und der Wyse TCX-Software Platz machen.

Über die Virtualisierungssoftware von VMware werden den 16 Mitarbeitern aus den Bereichen Finanz- und Lohnbuchhaltung, Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung heute alle notwendigen Daten und Anwendungen zur Verfügung gestellt. Drucker sind entweder zentral über das Netzwerk eingebunden oder - in den Geschäftsführungsbüros und zwei Home Offices - mit der Wyse TCX-Software lokal per USB-Schnittstelle angeschlossen. Die TCX-Software erlaubt außerdem den einfachen Datenaustausch mit Mandanten per USB-Stick und erlaubt es, einen zweiten Bildschirm an einigen Arbeitsplätzen anzuschließen.

Anwenderkomfort und Sicherheit

Die schlanken Desktop-Geräte von Wyse sind platzsparend, geräuscharm und haben deutlich geringere Antwortzeiten als ihre PC-Vorgänger. Darüber hinaus ermöglichen sie ein vernetztes und komfortables Arbeiten von allen Standorten aus - egal, ob sie aus der Firmenzentrale, dem Home Office oder mobil vom Notebook, um zum Beispiel bei einem Mandanten auf die Daten und Anwendungen zuzugreifen. Trotz ortsunabhängiger Zugriffsmöglichkeit konnte die Sicherheit sensibler personenbezogener Kundendaten durch die neue, zentrale Architektur deutlich erhöht werden. "Während Notebooks für Außendiensteinsätze früher mit ihren sensiblen Daten im Tresor gelagert und nur zur besonderen Verfügung freigegeben wurden, sind heute keine Daten mehr auf den Endgeräten gespeichert, sodass sie auch bei einem Diebstahl nicht verloren gehen könnten", betont Goertz.

Geringerer Administrationsaufwand

Die zentrale Anwendungsbereitstellung und die Desktop-Virtualisierung haben vor allem auch Administration, Management und Wartung der Anwendungen deutlich vereinfacht. Die regelmäßigen Updates müssen jetzt nur noch einmal auf dem zentralen Server für alle virtuellen Desktops und nicht für jeden Arbeitsplatz einzeln durchgeführt werden. "Gerade die vereinfachte Administration ist ja für Mittelständler, die wie wir nur einen nebenamtlichen IT-Administrator im Haus haben, ein großes Plus", schildert Goertz seine Erfahrung.

Jährlich 500 Euro pro Arbeitsplatz gespart

In der Vergangenheit schlug der Einkauf von 20 neuen, geräuscharmen PCs alle drei Jahre mit 1.000 bis 1.200 Euro pro Gerät zu Buche. Die Thin Clients waren deutlich günstiger. Zudem sollen sie wesentlich langlebiger sein, weil keine beweglichen Teile verbaut sind, so dass Gothentreuhand nun einen Anschaffungszyklus von acht Jahren anstrebt. Darüber hinaus geht Goertz von Energie-Einsparungen von 2.000 bis 3.000 Euro pro Jahr aus, weil die Thin Clients mit 16 statt 180 Watt eine wesentlich geringere Stromaufnahme haben als ihre PC-Kollegen.

Auch die Server-Konsolidierung schlägt bei den IT-Kosten positiv zu Buche. Durch die Server-Virtualisierung ist für eine gute Auslastung der neuen Hardware-Ressourcen gesorgt und die benötigte Performance für lange Zeit gesichert. "Insgesamt rechnen wir so mit IT-Einsparungen von 500 Euro pro Arbeitsplatz im Jahr", zieht Goertz Bilanz. "Der Einsatz von Virtualisierungstechnologie und Thin Clients ist - auch für Mittelständler mit relativ wenigen Arbeitsplätzen - nicht nur wegen vereinfachter Administration, sondern vor allem wegen hoher Kosteneinsparungen ein Projekt, das sich lohnt." (jha)