Gerade IT-Verantwortliche und -Entscheider wissen: Der Erfolg von Dienstreisen hängt auch von der richtigen Vorbereitung und Planung ab. Das beginnt beim Kofferpacken, erstreckt sich über klimatische und kulturelle Eigenheiten des jeweiligen Dienstreise-Ziel-Landes und endet bei der richtigen App-Ausstattung für das Smartphone.
Die besten Dienstreise-Apps für iOS und Android
Man könnte fast meinen, Dienstreisen seien eine Erfindung der Pharmaindustrie, um den Absatz von Betablockern nach oben zu treiben: Verschobene oder gleich vollständig ausgefallene Flüge, eklatante Schlangen vor den Flughafen-Security-Checkpoints oder fehlerhaft ausgestellte Belege - wer geschäftlich unterwegs ist, den erwarten einige mitunter unschöne Fallstricke. Um Ihren "Aufprall" etwas abzumildern, haben wir verschiedene Dienstreise-Apps zusammengestellt, die Ihnen das mobile Business-Leben leichter machen:
Die besten Dienstreise-Apps
Hopper
Die kostenlose App Hopper unterstützt Sie bei der Buchung von Flügen und ist speziell für Menschen geeignet, die dahingehend weniger flexibel sind. Haben Sie Ihre Reisedaten eingegeben, gibt die App alle verfügbaren Optionen aus - besonders günstige sind dabei farblich markiert. Die App sagt außerdem den besten Zeitpunkt zum Ticketkauf voraus und sendet bei Bedarf Push-Nachrichten, wenn die Ticketpreise fallen.
Sicher reisen
Empfehlenswert für jede Dienstreise ist die Sicher-reisen-App des Auswärtigen Amtes. Hier bekommen Sie Ratschläge für die Reisevorbereitungen und eintretende Notfälle sowie die Adressen der deutschen Vertretungen im Ausland und der Vertretungen des Reiselandes in Deutschland. Ebenfalls mit an Bord: eine Ortungs- und „Ich bin OK“-Funktion, mit der Reisende ihren Kollegen, Freunden oder Verwandten im Falle eines Terroranschlags oder einer Naturkatastrophe schnell ein Lebenszeichen senden können.
Google Maps
Der Klassiker unter den Navigations-Apps: Google Maps. Die kostenlose App führt per Sprachnavigation ans Ziel und bietet eine detaillierte Routenführung - egal ob Sie mit dem Auto, der Bahn oder per pedes unterwegs sind. Auch Geschäfte, Restaurants und Sehenswürdigkeiten in der Nähe lassen sich anzeigen.
TripAdvisor
Ein Geschäftsessen in einer fremden Stadt steht an? Dann hilft die App von TripAdvisor, die besten Restaurants und Lokale für einen erfolgreichen Vertragsabschluss zu finden. Reservierungen lassen sich direkt online über die App vornehmen. Auch Flüge, Hotels, Ferienwohnungen und Aktivitäten lassen sich mit der TripAdvisor-App schnell finden und anhand zahlreicher User-Bewertungen einschätzen.
mytaxi
Auf Dienstreise kann es schnell mal passieren, dass kein Taxi verfügbar ist, obwohl man dringend zum Termin muss. Mit der mytaxi-App können Sie ihr Taxi per Smartphone bestellen, Fahrer und Fahrzeug wählen und bekommen die Quittung bequem per E-Mail zugestellt. Ganz ungeduldige können über die Funktion Live-Anfahrt sogar mitverfolgen, wo sich Ihr Taxi gerade befindet. Fahrpreisrechner, Taxiradar und die Möglichkeit, Fahrten vorzubestellen machen mytaxi zur derzeit besten Taxi-App.
Google Übersetzer
Gerade bei Dienst- und Geschäftsreisen in ferne Länder kann die App Google Übersetzer hilfreich sein. Über Tastatureingabe lassen sich derzeit ganze 103 Sprachen übersetzen, 52 davon stehen auch im Offline-Modus zur Verfügung. Ein nettes Gimmick ist die Kamera-Sofortübersetzung, die verspricht mithilfe der Kamera Text zu übersetzen. Ebenfalls hilfreich: der Konversationsmodus, der Spracheingaben in beide Richtungen übersetzt.
FlightRadar24
Mit FlightRadar24 lassen sich - wie der Name schon vermuten lässt - Flüge tracken. Und zwar weltweit und in Echtzeit. Natürlich können Sie ganz einfach mit der App nach Flügen suchen - oder Sie halten Ihr Smartphone gen Himmel, um vorbeiziehende Jets "on the fly" zu identifizieren. Neben der kostenfreien Version, ist auch eine kostenpflichtige Variante der App (3,99 Euro) verfügbar. Dieses bietet unter anderem eine Echtzeit-3D-Perspektive aus dem Cockpit des Fliegers.
LoungeBuddy
Ihr Flug ist mal wieder hoffnungslos verspätet? Dann suchen Sie sich doch gleich am Flughafen eine standesgemäße Ruhe-Oase. Das funktioniert mit der kostenlosen App LoungeBuddy. Die füttern Sie einfach mit Vielflieger-, Prämienprogramm-, oder Kreditkarten-Infos, schon zeigt Ihnen LoungeBuddy, welche Lounges am Flughafen Sie kostenfrei nutzen dürfen. Natürlich werden auf Wunsch auch kostenpflichtige Lounges angezeigt - inklusive Bewertungen anderer Nutzer, damit Ihnen böse Überraschungen erspart bleiben.
DUFL
Bei DUFL handelt es sich um eine App, die weit mehr tut, als nur bei der Organisation einer Dienstreise zu helfen. Stattdessen kümmert sich die App um Ihr Gepäck. Richtig gelesen. Sie registrieren sich bei DUFL, bekommen einen Reisekoffer zugesandt, packen Ihr Business-Outfit rein - fertig. Wenn nun die nächste Reise ansteht, kümmert sich DUFL darum, dass Ihr Koffer bei Ihrer Ankunft bereits im Hotel auf Sie wartet. Einzelne Gepäckstücke hinzufügen oder entfernen? Geschieht ganz einfach per App. Gepäckabgabe am Flughafen, Sicherheitskontrollen, Gepäckabholung - auf all das können Sie mit einer DUFL-Mitgliedschaft verzichten. Nach der Dienstreise kümmert sich DUFL übrigens auch darum, dass Ihre Klamotten gereinigt und akkurat aufbereitet werden. Das hat natürlich seinen Preis: monatlich kostet die App 10 Dollar - pro Reise wird ein zusätzlicher Einmalbetrag von 99 Dollar fällig. Der Service richtet sich in erster Linie an USA-Dauerreisende, allerdings steht DUFL auch an ausgewählten Business Hubs in Europa, Asien und Australien zur Verfügung. Um mehr zu erfahren, reicht eine Anfrage beim DUFL Support-Team.
Skype for Business
Wer auf Dienstreise kostenlos per WLAN mit der Familie telefonieren möchte nutzt Skype. Wer auf Dienstreise Geschäftsbesprechungen oder Videokonferenzen mit Kollegen abhalten muss, setzt auf Skype for Business.
Hotel Tonight
Wurde Ihr Flug kurzfristig abgesagt? Sie haben keine Lust, sich am Flughafen die Bandscheiben kaputt zu schlafen? Dann sollten Sie auf HotelTonight zurückgreifen. Diese kostenlose App hat sich auf besonders günstige Last-Minute-Hotelangebote spezialisiert und zeigt Ihnen sämtliche in Ihrer Nähe verfügbaren Zimmeroptionen an. Um die Zimmerschnäppchen anbieten zu können, arbeiten die Macher hinter der App mit Hotels in hunderten von Städten auf der ganzen Welt zusammen. Wenn Sie nicht der Typ für Last-Minute-Buchungen sind: Sie können mit der App auch bis zu einer Woche im Voraus buchen.
Avast Wi-Fi Finder
Die kostenfreie Avast-App Wi-Fi Finder zeigt Ihnen sämtliche verfügbaren WLAN-Netzwerke in Ihrer Nähe an. Dabei informiert die App sowohl darüber, ob es sich um ein privates oder öffentliches Netzwerk handelt, als auch über die Sicherheit. Empfohlene Netzwerke - also solche mit besonders guten Bewertungen für Sicherheit und Geschwindigkeit - stehen in der Liste ganz oben. Außerdem an Bord: eine nützliche Kartenfunktion, die Sie zum nächsten sicheren Hotspot geleitet.
MobileDay
Wenn Sie ständig an Telefon- und/oder Videokonferenzen teilnehmen müssen, "nebenbei" aber auch noch oft auf Dienstreise sind, kann das schweirig werden. Diese Zeiten sollen nun dank der kostenlosen App MobileDay vorbei sein. Die App durchsucht Ihren Kalender nach entsprechenden Konferenz-Terminen. Einmal gefunden, können Sie sich nun mit nur einem Knopfdruck einwählen. Die App übernimmt dabei das Wählen und auch die Eingabe von IDs und Passcodes. Außerdem können Sie über die App auch Nachrichten an andere Teilnehmer verschicken - zum Beispiel wenn Sie sich verspäten. Die Anrufe die mit MobileDay getätigt werden, laufen über das private Netzwerk Ihrer Firma und können so unter Umständen Kosten verursachen.
Wetter.com
Schneit es in New York? Wie warm wird es nächste Woche in Katar? Mit den richtigen Wetter-Informationen gestaltet sich auch das Kofferpacken leichter. Die App von Wetter.com bietet neben Push-Warnungen und Regenradar auch eine Wettervorhersage für die nächsten sieben Tage, interaktive Wetterkarten (für Deutschland) und moderierte Videos. Dazu ist das Ganze auch noch kostenlos.
Gogobot
Gogobot nutzt Ihre aktuelle Lokation, um Ihnen sämtliche interessanten Orte in der Nähe anzuzeigen. Filtern lassen sich die Empfehlungen, indem Sie bestimmten Gruppen beitreten (zum Beispiel Geschäftsreisende). Seit kurzem bietet die iOS-Version der kostenlosen App auch künstliche Intelligenz: Wetterbedingungen, Tageszeit und andere wechselnde Bedingungen werden zur Empfehlung von Restaurants oder Hotels miteinbezogen. Noch dazu zeichnet sich die App durch eine erhabene Performanz aus.
Währungsrechner
Die Währungsrechner-App von Finanzen 100 hat Wechselkurse zu mehr als 150 Währungen an Bord und funktioniert auch offline. Suchfunktion, Umrechnungstabellen, Favoritenlisten und ein Expertenmodus lassen kaum Wünsche offen.
Checkliste für Geschäftsreisen
Natürlich sollten Sie sich bei einer Dienstreise - insbesondere wenn es ins Ausland geht - nicht alleine auf digitale Smartphone-Helfer verlassen. Elementar für Geschäfts- und Dienstreisen ist nämlich auch die technische Ausstattung. Denn wenn Ihrem Taschencomputer der Saft ausgeht oder - Gott bewahre - das Teil einfach seinen Geist aufgibt, helfen auch keine Apps mehr. Im Folgenden haben wir für Sie eine Checkliste mit technischem wie traditionellem Arbeits-Equipment zusammengestellt, auf dessen Vollständigkeit Sie vor dem Antritt des nächsten Business-Trips achten sollten.
Ladekabel für Notebook, Tablet und/oder Smartphone
Gegebenenfalls Reiseadapter für Steckdosen
Zusätzliche, portable Speichermedien
Ausweis- und Reisedokumente (Reisepass, Führerschein, Buchungsbelege, Vignetten, Hotelreservierungen, Tickets, etc.)
Mappe für wichtige Rechnungen, Belege und Dokumente
Analoge Stadtpläne oder Reiseführer
Analoger Notizblock und Stift
Visitenkarten
Kontaktdaten von Ansprechpartnern vor Ort
Denken Sie auch daran, sich im Vorfeld Ihrer Dienstreise über mögliche Streiks im Flugverkehr zu erkundigen. Sollten Sie dennoch - beispielsweise wegen eines Streiks der Fluglotsen - am Airport stranden, ist es wichtig zu wissen, welche Rechte Sie gegenüber den Fluggesellschaften geltend machen können.
Datensicherheit auf Geschäftsreisen
Datensicherheit auf Geschäftsreisen
Geht auf der Geschäftsreise der Laptop oder das Smartphone verloren, kann der Verlust schon allein aufgrund der verlorenen Daten teuer werden. Lesen Sie unsere zehn Tipps, wie Sie Ihre Daten schützen können.
1. Gute Planung ist die halbe Miete
Vor Reiseantritt sollten Sie auch den Umgang mit Ihren Daten planen: Wann halten Sie welche Präsentation, wo wird welche Kalkulation gebraucht, wie kommen Sie sicher ins Internet. Überlegen Sie sich, was passiert, wenn Sie Laptop, Handy oder Datenträger verlieren. Bewusst wissen, was man mit auf Reisen hat, verringert die Unsicherheit und macht es im Notfall leichter, mit dem Datenverlust umzugehen.
2. Ob Geldbeutel oder Geräte - immer an die gleiche Stelle packen
Stress beim Ortswechsel, Eile und Hektik sind häufig Ursache für das Vergessen und Verlieren von Datenträgern und mobilen Geräten. Ein einfacher Trick ist, seine Datenträger und Geräte immer an die gleiche Stelle zu packen. Idealerweise verfahren Sie mit Schlüssel, Geldbeutel und Kreditkarten genauso. Das senkt den Stress und Sie haben Ihre wichtigsten Gegenstände im Blick.
3. Weniger Daten sind mehr
Überlegen Sie vor Reiseantritt genau, welche Daten Sie vor Ort brauchen. Löschen Sie alte Daten von Ihren Geräten und suchen Sie gezielt die Daten raus, die Sie wirklich brauchen.
4. Backup as backup can
Fertigen Sie von allem, was Sie mit auf Reisen nehmen, eine Datensicherung an, die Sie auch getestet haben. Speichern Sie unternehmenswichtige Daten im zentralen Rechenzentrum, legen Sie sich eine Software zu, damit Sie Ihr Handy sichern können.
5. Sicherheitssoftware aktuell halten
Kontrollieren Sie Virenscanner und Spamfilter vor Reisebeginn auf Aktualität und stellen Sie sie schärfer ein als gewöhnlich. Verlassen Sie sich aber nicht nur auf diese Programme. Werden Sie vorsichtig, wenn Mahnungen von unbekannten Unternehmen per Mail kommen oder wenn Pakete nicht versendet werden können, die Sie nie verschickt haben. Trennen Sie sich von dem Gedanken, dass PDF-Dateien sicher seien. Was Sie nicht kennen, sollten Sie auch nicht öffnen oder ausführen.
6. Unbekannte "Datenträger" erkennen und vermeiden
Häufig wird übersehen, dass Navigationsgeräte und Digitalkameras auch zu Datenträgern gehören. Selbst wenn Sie die privaten Daten von diesen Geräten entfernen, sind sie nicht wirklich gelöscht und können mit frei herunterladbaren Programmen aus dem Internet wiederhergestellt werden.
7. Finger weg von Wireless-Verbindungen
Verbindungen wie Bluetooth oder W-Lan sind oft nicht ausreichend verschlüsselt, lassen sich ad hoc herstellen und noch immer übertragen einige Programme Anmeldeinformationen unverschlüsselt. Schalten Sie deswegen alle kabellosen Verbindungen ab. Scheuen Sie die Kosten nicht und legen Sie sich für den Gang ins Internet einen UMTS-Stick zu.
8. Vorsicht bei der Verschlüsselung
Erkundigen Sie sich, ob in allen Ländern ihres Reiseplans Verschlüsselung erlaubt ist. In einigen Fällen kam es vor, dass bei der Einreise in die USA am Zoll verlangt wurde, die Daten offen zu legen und sogar mit Beugehaft gedroht wurde. Auch Frankreich, China und arabische Staaten reagieren ablehnend auf die Einreise mit verschlüsselten Daten.
9. Zweitgeräte für Vielreiser
Leisten Sie sich den Luxus eines Zweitgeräts. Das ist oft günstiger als ein enormer Sicherheitsaufwand und Datenverlust. Konfigurieren Sie es so, dass keine Firmendaten darauf zu finden sind: nur das freie Surfen über das Internet und Ihre Daten tauschen Sie über eine kostenlose Mail-Adresse aus, die Sie nach jeder Dienstreise deaktivieren oder haben sie auf einem kleinen USB-Stick am Mann (etwa als Ring oder Krawattennadel).
10. Geheime Daten verstecken
Eine simple Art, Daten zu tarnen, ist die Steganographie. Hier werden hinter Bild- oder Musik-Dateien die eigentlichen Daten versteckt. Sie nehmen eines Ihrer Urlaubsbilder und laden aus dem Internet ein Steganographie-Programm auf einen USB-Stick. Sie verschlüsseln eine geheime Datei und verstecken sie mit Hilfe des Programms hinter dem Bild. Dabei vergeben Sie ein komplexes Passwort zur Entschlüsselung.
Dieser Artikel basiert in Teilen auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation Computerworld.com.