Anfang der Achtziger Jahre empfing Werner Zorn an der Universität Karlsruhe die erste E-Mail, die je an eine deutsche Adresse gesendet wurde. Mussten vor ihrer Entwicklung Nachrichten und Dateien noch aufwändig per Brief, Telefon oder Diskette ausgetauscht werden, erreichten Informationen ihren Empfänger über den innovativen Kommunikationskanal E-Mail plötzlich rund um die Uhr. Dabei spielte es keine Rolle an welchem Ort sich Sender und Empfänger gerade aufhielten.
Zwar dauerte die Übertragung von Informationen anfangs noch rund 30 Minuten und somit deutlich länger als heute, dennoch beschleunigten E-Mails die geschäftliche Kommunikation enorm. E-Mailen machte Spaß und erleichterte das Geschäftsleben. Kein Wunder also, dass die E-Mail bald zu den wichtigsten geschäftlichen Kommunikationsmitteln weltweit zählte.
Heute macht E-Mail-Kommunikation insbesondere im Geschäftsleben schon lange keinen Spaß mehr. Vielmehr gehört ihr gutes Image der Vergangenheit an und das einst so beliebte Kommunikationsmittel wird heute häufig als störend empfunden. Ein Grund dafür ist unter anderem die immer stärkere Digitalisierung der Arbeitswelt, wie aus einer aktuellen Studie der GFU (Gesellschaft für Unterhaltungs-und Kommunikationselektronik) hervor geht.
Vielfältige digitale Angriffsmechanismen, wie Viren, Spam oder Phishing, erschweren Unternehmen die E-Mail-Nutzung zusätzlich. So unbeschwert genutzt werden wie zu Anfangszeiten, kann der Kommunikationskanal heutzutage nicht mehr.
Bewältigung der E-Mail-Flut kostet Zeit
Noch vor wenigen Jahren erreichten E-Mails den Empfänger erst dann, wenn er seinen Computer eingeschaltet und eine Online-Verbindung hergestellt hatte. Blieb der PC ausgeschaltet, kam auch keine Nachricht an. Heute sorgen mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets dafür, dass Chefs und Angestellte rund um die Uhr und überall online sind - und damit auch außerhalb der regulären Arbeitszeit erreichbar bleiben.
Heute lesen 42 Prozent der Deutschen auch in ihrer Freizeit geschäftliche E-Mails, 28 Prozent beantworten die Nachrichten sogar. Täglich prasselt täglich eine Unmenge an E-Mails auf Verantwortliche eines Unternehmens ein, hat die GFU ermittelt. Die E-Mail-Bearbeitung beansprucht heute folglich um einiges mehr Zeit als noch vor wenigen Jahren.
E-Mail als Stressfaktor
Die permanente Erreichbarkeit via E-Mail ist allerdings nicht nur zeitintensiv, sondern verursacht auch Stress. Die Folge: Geschäftsleute sind zunehmend überlastet, Arbeitsausfälle aufgrund psychischer Erkrankungen nehmen drastisch zu. Politik und Wirtschaft haben diese Problematik bereits erkannt und erste Initiativen für ein Mail-Verbot nach Feierabend ins Leben gerufen. So hat sich das Bundesarbeitsministerium bereits 2013 dazu verpflichtet, damals noch unter der Leitung von Ursula von der Leyen, Mitarbeiter nur noch in absoluten Ausnahmefällen in ihrer Freizeit per Anruf oder E-Mail zu stören.
Bei VW werden bereits eine halbe Stunde nach Dienstschluss keine E-Mails mehr zugestellt. Die Deutsche Telekom, E.on, Puma und BMW haben ähnliche Beschränkungen festgelegt. IG-Metall-Chef Wetzel möchte Arbeitnehmer vor E-Mail-Stress in der Freizeit schützen. Der Deutsche Gewerkschaftsbund (DGB) fordert bereits seit längerem strenge Sanktionen für Arbeitgeber, die ihre Beschäftigten nicht ausreichend vor Stress schützen. Bundesarbeitsministerin Andrea Nahles prüft aktuell eine Anti-Stress-Verordnung auf Bundesebene. Diese soll klar regeln, zu welchen Zeitpunkten Arbeitgeber ihre Angestellten kontaktieren dürfen.
Keine E-Mails nach Feierabend
Auch in der IT-Branche wird das Thema E-Mail-Stress zunehmend diskutiert. So haben erste IT-Dienstleister bereits Lösungsansätze entwickelt, mit denen sich der E-Mail-Stress deutlich reduzieren lässt. So lassen sich über bestimmte Features beispielsweise flexible Zeitintervalle als Ruhezeiten definieren, wie Urlaube oder Wochenenden. Innerhalb dieser Zeiträume werden Mitarbeitern dann keine externen E-Mails zugestellt. Eingehende Nachrichten werden stattdessen in den Rechenzentren des Providers zwischengespeichert. Nach Ablauf der festgelegten Zeitintervalle erhalten die Anwender automatisch alle bis dahin zurückgehaltenen Nachrichten.
Die so genannte "Quiet Time" kann für einzelne Empfänger oder Empfängergruppen individuell eingestellt werden, wodurch etwa Support-Mitarbeiter weiterhin rund um die Uhr erreichbar bleiben können. Durchleitfunktionen für E-Mails mit hoher Priorität stellen zudem sicher, dass Nachrichten hoher Wichtigkeit nicht blockiert werden. Interne E-Mail Policies lassen sich somit ganz einfach per Knopfdruck umsetzen.
Automatischer Inbox Assistant reduziert E-Mail-Stress
Speziell für Führungskräfte, die über Assistenzen verfügen, aber mehr Privatsphäre benötigen, eignet sich zudem eine Inbox-Assist-Funktion. Diese regelt den eingehenden E-Mail-Verkehr und stellt private E-Mails oder VIP-Nachrichten ausschließlich dem adressierten Empfänger zu, während normale Geschäftskorrespondenz automatisch an die Assistenz weitergeleitet wird. So erhalten Geschäftsführer, Abteilungsleiter und andere Führungskräfte nicht nur die erwünschte Privatsphäre, sie werden auch von weniger kritischer Korrespondenz entlastet.
Die Inbox wird weiterhin von der Assistenz vorsortiert und bearbeitet, ohne dass diese auf die Mailbox des Vorgesetzten zugreifen muss. Bestenfalls können von der Weiterleitung auszunehmende Adressen dabei schnell und einfach, zum Beispiel über ein webbasierendes Administrationsportal, definiert werden. Neben der Eingabe von einzelnen Adressen lassen sich idealerweise auch beliebige Adressbücher zum Beispiel mit Microsoft Outlook, Lotus Notes, Apple iCloud oder Google Contacts automatisch synchronisieren.
Weniger Stress bei maximaler Sicherheit
Nicht nur die Arbeitnehmer, sondern auch die IT-Abteilungen stellt die geschäftliche E-Mail-Kommunikation vor große Herausforderungen. Denn die E-Mail ist ein von Angreifern gern genutztes Einfallstor für Spam, Phishing, Viren und andere Malware. Auch die private Nutzung geschäftlicher Mail-Clients sowie der Zugriff über private Smartphones, Tablets (Stichwort: "Bring your own Device") oder externe PCs, zum Beispiel im Home Office, bergen ein erhöhtes Sicherheitsrisiko.
Um den Austausch von sensiblen Daten entsprechend abzusichern und das Unternehmen umfassend vor Cyberangriffen zu schützen, ist die Verwendung verlässlicher Sicherheitssysteme unabdingbar. Zudem sind Unternehmen gefordert, klare Regeln im Umgang mit Kommunikationsmitteln zu schaffen und ihre Mitarbeiter in entsprechenden Schulungen für diese Problematik zu sensibilisieren. Moderne E-Mail-Security-Services bieten daher nicht nur wertvolle Unterstützung, um den Stressfaktor "E-Mail-Kommunikation" so gering wie möglich zu halten, sondern helfen auch bei der Realisierung einer umfassenden E-Mail-Sicherheits-Strategie. (hal)