Der elektronische Versand und Empfang von Rechnungen hat sich in vielen Unternehmen bisher nicht auf breiter Linie gegenüber der Briefpost durchgesetzt. Doch es kommt Bewegung in die Anwendergemeinde, wenn auch mit erheblichen regionalen Unterschieden. Dies belegt jetzt eine länderübergreifende Studie der Marktforscher von TNS Gallup im Auftrag des Anbieters von Dokumenten- und Informationslogistik Itella.
Über 1600 kleine und mittelständische Firmen (5 bis 250 Mitarbeiter) sowie größere Unternehmen (ab 250 Mitarbeiter) in Schweden, Norwegen, Finnland, Dänemark und Deutschland wurden hierfür zwischen März und April 2008 befragt. Sie stammten laut TNS Gallup aus allen Branchen, außer der öffentlichen Verwaltung, Gesundheitswesen, Verteidigung und Bildungseinrichtungen. Hierzulande gaben 450 Firmen Auskunft, davon 75 mit mehr als 250 Mitarbeitern.
Rechnungsversand
Grundsätzlich bestätigen die Befragten aller Länder, dass die Menge elektronischer Rechnungen insbesondere in größeren Unternehmen zunimmt. Sie dominieren aber bei weitem nicht den entsprechenden Schriftverkehr. Immerhin erwarten 80 bis 90 Prozent aller skandinavischen Firmen, dass sie neben Briefen in den kommenden drei Jahren auch E-Invoices verschicken. Von ihren deutschen Kollegen erwarten dies nur 65 Prozent. Allerdings gehen im Norden nur zehn Prozent der Befragten davon aus, dass ies in naherr Zukunft nur noch elektronisch zugehen könnte. In Deutschland glaubt dies keiner.
Im Vergleich zu einer entsprechenden Studie, die Itella vor zwei Jahren in Auftrag gegeben hatte, könne man aber aber auch in Deutschland eine gestiegene Nutzung bei kleinen und mittleren Firmen feststellen. Aktuell verschicken im Durchschnitt 20 Prozent aller skandinavischen und deutschen Firmen neben der Briefpost auch elektronische Rechnungen. In Dänemark sind es bereits 35 Prozent, in Norwegen nur neun Prozent. In Finnland und Schweden halten es über 50 Prozent der Firmen für wahrscheinlich, dass auch sie in den kommenden drei Jahren auch elektronisch Rechnungen aussenden werden.
Rechnungseingang
Insgesamt ist in allen Ländern die große Mehrheit davon überzeugt, dass Papier und digitale Dokumente weiterhin nebeneinander existieren (siehe auch den Beitrag "Der Brief hat trotz E-Mail und Web 2.0 noch nicht ausgedient"). Gespalten ist das Umfrageergebnis hingegen bezüglich dem Empfang elektronischer Rechnungen: So gab jedes zweite große Unternehmen an, auch E-Invoices zu empfangen, in Dänemark sind es in großen Unternehmen oder solchen mit hohem Rechnungsaufkommen (mehr als 1000 im Monat) sogar 80 bis 90 Prozent.
Alle Firmengrößen betrachtet glauben in Skandinavien praktisch alle Unternehmen, in den kommenden drei Jahren solche Dokumente zu erhalten, in Deutschland erwartet dies nur die Hälfte. Unter den großen deutschen Firmen rechnen 40 Prozent damit, dass bei ihnen in dieser Zeitspanne nur Papierrechnungen eingehen.
Scannen von Rechnungen
Unterschiede offenbart die Studie auch bei der Rechnungseingangsverarbeitung. Zwischen zehn bis zwanzig Prozent aller kleinen und mittleren Firmen scannen heute eingehende Rechnungen für die weitere Verarbeitung oder Ablage. In großen Firmen oder solchen, die mehr als 1000 Rechnungen pro Monat erhalten, ist scannen hingegen stärker verbreitet. Dies gaben im Schnitt 50 bis 60 Prozent der Befragten zu Protokoll, in Finnland waren es gar 80 Prozent.
Laut Untersuchung wird sich an dem Durchdringungsgrad von Scanlösungen in Unternehmen in den kommenden Jahren nur wenig ändern. Auffällig ist dabei, dass in nordischen Ländern ein "frühes Scannen" bevorzugt wird, während über ein Drittel der deutschen Firmen ihre Rechnungen erst dann scannen, wenn sie ins Archiv wandern sollen (siehe auch die Umfrage zum automatisierten Rechnungseingang).
Dieses laut Untersuchung "absurde Vorgehen" deutscher Anwender gebe es in Skandinavien praktisch nicht. In Schweden würden gerade einmal zwei Prozent der Firmen, in Finnland keiner diesen Ansatz verfolgen. Offenbar würden insbesondere in Deutschland immer noch viele Anwender einem Papierdokument mehr vertrauen als einem elektronischen Dokument. Gemein ist hingegen allen großen Firmen in allen Ländern, dass sie weniger als ein Viertel ihrer Rechnungen über einen externen Dienstleister scannen lassen. In Schweden und Finnland könnte sich der Anteil in der nächsten Zeit leicht erhöhen.
Hemmschuh digitale Signatur?
Als eine Ursache für die größere Zurückhaltung gegenüber einem E-Invocing (eine komplett digitale Nutzung von Rechnungen) in Deutschland sind laut Studie vor allem rechtliche Auflagen durch die qualifizierte digitale Signatur. Diese mache eine Umstellung der Rechnungsverarbeitung komplexer als anderswo.
Zugleich offenbarte die Studie ein düsteres Bild: Rund 17 Prozent der Befragten wussten über die elektronische Signatur nicht Bescheid. Weitere 47 Prozent der kleinen und mittleren Firmen beziehungsweise 44 Prozent der großen Unternehmen ignorieren trotz besseren Wissens die gesetzlichen Auflagen beim Rechnungsversand, die zumindest in der öffentlichen Verwaltung und dem Gesundheitswesen bereits verbindlich sind (allerdings wurden aus diesen Branchen auch keine Firmen befragt). Entsprechend auch die Situation beim Rechnungseingang: 45 Prozent der KMUs und 25 Prozent der großen Unternehmen empfangen Rechnungen ohne ein digitales Zertifikat, weitere 20 beziehungsweise 13 Prozent erhalten zwar entsprechende Invoices, würden sich aber nicht die Mühe machen, sie zu verifizieren.