Flexibleres Arbeiten, mehr Weiterbildung, gerechtere Chancen - Bundesarbeitsministerin Andrea Nahles stellte am 29. November in Berlin ihr Weißbuch Arbeiten 4.0 vor. Es markiert den Abschluss eines eineinhalbjährigen gesellschaftlichen Dialoges über neue Herausforderungen und Regeln für die digitale Arbeitswelt.
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Auch meine Arbeit hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Und gerade weil ich ein einem Unternehmen beschäftigt bin, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Arbeitswelt zu optimieren und Veränderungsprozesse zu bewältigen, müssen wir selbst mit gutem Beispiel vorangehen. So nutzen wir zum Beispiel seit drei Jahren ein Enterprise Social Network (ESN), basierend auf Yammer. Das Versprechen von ESNs: Sie sorgen nicht nur für eine schlankere und intensivere Kommunikation, sondern fördern den vernetzten Austausch der Mitarbeiter - und verändern damit die gesamte Unternehmenskultur.
Die richtigen Infomationen schnell parat
Von Enterprise Social Networks (ESN) wird viel erwartet und tatsächlich bringt es in vielen Bereichen große Vorteile mit sich. So nutze ich die Plattform im Alltag, gern zwischen Meetings, um mich in meinem "Feed" über aktuelle Entwicklungen in den von mir abonnierten Themen und Unternehmensgruppen zu informieren.
Yammer ist also quasi mein internes Spiegel-Online. Außerdem beantworte ich Fragen oder leite Informationen weiter, die ich als "Post" und parallel als E-Mail erhalten habe, so dass ich sehr schnell darauf reagieren kann. Ich stelle aber auch selbst gezielt Fragen in Gruppen und bitte um Einschätzungen oder Materialien, wie zum Beispiel eine aktuelle Präsentation. Diese Anfragen können sich auf ein spezielles Thema beziehen - "Digitale Transformation" ist beispielsweise unsere aktivste Gruppe - oder auf den Status in einem laufenden Projekt. Da diese Anfragen über das ESN nicht an eine spezielle Person adressiert werden und die gegenseitige Unterstützung in unserer Unternehmenskultur eine wichtige Rolle spielt, erhält in der Regel jeder innerhalb von etwa 30 Minuten eine Rückmeldung - und das gilt für alle Mitarbeiter, nicht nur für den Chef.
Die Vorteile eines Enterprise Social Network liegen für mich in acht zentralen Bereichen:
1. Kundentermine vorbereiten
Ich nutze das ESN regelmäßig, um mich auf den nächsten Kundentermin vorbereiten. Denn dort finde ich Informationen über die Entwicklungen seit unserem letzten Treffen. Ein Blick auf die aktiven Diskussionen zeigt, welche Themen gerade aktuell sind. Außerdem habe ich die Möglichkeit, mir die wichtigsten Kundenprojekte anzusehen und Ideen aus vorherigen Meetings weiterzuentwickeln. Das inspiriert mich sehr.
2. Kreativer, fachlicher Input
Alle fachlich ausgerichteten Beraterteams haben ihre eigene, sogenannte 'Heimatgruppe'. Innerhalb einer solchen Gruppe erhalte ich einen guten Überblick über aktuelle Technologien, Methoden oder Schwerpunktthemen. Gleichzeitig gibt die Art und Weise der Diskussion Aufschluss darüber, wie die Stimmungslage im Team ist. Mich fasziniert aber auch immer wieder die Kreativität, die dort herrscht: Neben originellen Darstellungsformaten sind häufig auch Collagen, kleine Filme, Interviews oder Zeichnungen zu finden.
3. Gezielte Information der Mitarbeiter
Oft erhalte ich auf Konferenzen oder Kundenmeetings Anregungen oder stoße zufällig auf spannende Entwicklungen und Trends die für verschiedenste Kollegen interessant sein können. Früher habe ich dann oft überlegt, wer alles in den E-Mailverteiler aufgenommen werden sollte und für wen das weniger relevant ist. Das war einerseits zeitaufwändig, andererseits hatten zum Beispiel neue Mitarbeiter keine Chance, auf ältere Informationen zuzugreifen. Jetzt kann ich solche Neuigkeiten oder Einschätzungen einfach in das ESN einstellen, Fachbeiträge verlinken und die relevante Gruppe auswählen. So weiß ich, dass jede Information den richtigen Adressatenkreis erreicht.
4. Schnellere Kommunikation
In der Kommunikation über Yammer vermeiden wir lange, ausführliche Ankündigungen. Es gibt keine Einleitungs- oder Schlussfloskeln und auch hierarchische Befindlichkeiten spielen keine besondere Rolle. Ziel ist es, immer kurz, präzise und dabei informell zu formulieren. Das vereinfacht und beschleunigt die Kommunikation. Und wenn ich eine, meiner Meinung nach, bahnbrechende Idee einstelle und nach zwei Tagen immer noch kein Kommentar oder Like vorhanden ist, dann wird mir schnell klar, dass die Idee wohl doch nicht so herausragend ist.
5. Lebendiges Wissensmanagement
Wie viele andere Unternehmen haben auch wir die leidige Erfahrung gemacht, dass Top-down-Ansätze für das interne Wissensmanagement häufig nicht zum gewünschten Ziel führen. Dank Yammer verteilt sich Wissen nicht mehr hierarchisch, sondern es ist über die vielen Beiträge und Diskussionen jederzeit vorhanden und auf dem aktuellen Stand.
Vor einem Kundenworkshop kann sich so ein Berater über die aktuellsten technologischen Entwicklungen informieren, nachsehen, welche Kundenpräsentation sich besonders bewährt haben, welche Argumentation überzeugt hat und wie unsere Experten die Branche oder ähnliche Problemstellungen beurteilen. Das ist gelebtes Wissensmanagement, das wenig kostet und viel bringt.
6. Vernetzte Zusammenarbeit
Ideen gib es viele, ob sie gut sind, oder noch besser werden können, zeigt sich im Austausch mit Anderen - insbesondere mit Kollegen aus entfernteren Abteilungen, die einen ganz anderen Blickwinkel auf eine Sache haben. Oder vielleicht arbeitet ein anderes Team gerade an einem ähnlichen Problem.
Über Yammer funktioniert der Austausch quasi von selbst, da persönliche Interessen, Arbeitsziele und andere Spezifikationen immer eine passende Gruppe von Mitarbeitern zusammenbringt. Diese themen-, team- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist für die Digitale Transformation von zentraler Bedeutung. Social Networks lassen so eine zukunftsfähige Organisation wachsen. Dies ist auch in unserem Unternehmen spürbar.
7. Innovationskraft erhöhen
Gerade die schnelle Entwicklung und Bewertung von neuen Ideen gehört für mich zu den wichtigsten Vorteilen eines ESN. Denn dank des team- und hierarchieübergreifenden Austauschs entstehen Innovationen. So liefern mir der Feed und die vielen Beiträge kontinuierlich Anregungen für unsere Geschäftsentwicklung. Aber ich bringe auch selbst immer wieder Ideen ein. Wichtig ist aber auch, dass manche guten Ansätze nach regem Austausch nicht weiter verfolgt werden. Dadurch können wir uns auf die Vorhaben konzentrieren, die am meisten Erfolg versprechen.
8. Austausch mit Geschäftspartnern
Auch wenn ein ESN in erster Linine für die interne Kommunikation verwendet wird, nutze ich es in einigen Sparten auch, um mich mit strategischen Partnern beispielsweise über neue Produkte zu unterhalten oder gemeinsam mit ihnen neue Ideen zu entwickeln. Seit kurzem haben wir unsere projektbezogenen Gruppen auch für ausgewählte Mitarbeiter unserer Kunden geöffnet und ich bin schon jetzt gespannt, zu welchen Ergebnissen dies führt.
Fazit
Das Enterprise Social Network hat sich in den letzten drei Jahren innerhalb unserer verzweigten Organisation mit 18 Standorten in Europa und Nordamerika zu einem zentralen Kommunikationskanal entwickelt. Gerade durch die Arbeit an rund 50 weiteren Standorten - bei unseren Kunden vor Ort - ist der persönliche Austausch nicht immer möglich. Das ESN füllt diese Lücke, auf eine schnelle, wenig formale Art, die viele Vorteile hat und Spaß macht. Dabei ist es auch schön zu sehen, dass zentrale Werte wie Kollegialität und Zusammenarbeit sich im wachsenden Erfolg des Netzwerks widerspiegeln.