Als sich Deutschlands größtes Softwarehaus, die SAP, am Wettbewerb "GreenIT Best Practice Award 2010" beteiligte, trat es auch mit dem "Printer Optimization Project" an - einem von drei Teilprojekten. Wie der Wettbewerbsname sagt, handelte es sich vor allem darum, einen Öko-Effizienznachweis für ein Projekt zu erbringen. Dafür wurde SAP ausgezeichnet.

Natürlich ging es den Walldorfern nicht nur um Umweltaspekte, sondern auch darum, die Kosten für den gesamten Output-Gerätepark herunterzufahren. Die schiere Zahl der Maschinen sollte reduziert werden, ebenso der Papier- und Toner-verbrauch. So sank der Stromverbrauch des SAP-Druckerparks im Vergleich zu früheren Jahren um zwölf Prozent. Das renovierte Output-Management verringerte darüber hinaus die Kosten für die gesamte Druckerlandschaft um 30 Prozent.

Eine der wesentlichen Aufgaben bei der Verwirklichung des Projekts war, die Mitarbeiter hierfür zu gewinnen und vor allem diejenigen Beschäftigten mit ins Boot zu holen, die ihren eigenen Drucker aufgeben mussten.

Nicht nur bei SAP ist das eines der größten Probleme, wenn die Drucklandschaft saniert werden soll. Gartner-Analyst Ken Weilerstein schreibt, bei der Optimierung des gesamten Printer-Bestands seien die "persönlichen" Drucker an den Arbeitsplätzen von Mitarbeitern das am schwierigsten zu lösende Problem. "Das hängt damit zusammen, dass den Menschen hier etwas weggenommen wird, das sie als ihr persönliches Eigentum betrachten", erklärt Weilerstein.

Um zu helfen, solche Hindernisse zu umschiffen, hat der Gartner-Analyst Fragen aufgelistet, die ihm von Entscheidungsträgern in Unternehmen im Zusammenhang mit Print-Management-Strategien oft gestellt werden. Praktischerweise hat er auch gleich geantwortet.

Personal Printer sind mindestens zweimal so teuer

COMPUTERWOCHE: Ein Drucker an jedem Arbeitsplatz kostet wenig in der Anschaffung und erleichtert den Mitarbeitern das Leben. Warum sollten die Mitarbeiter dann darauf verzichten?

Weilerstein: Personal Printer kosten in der Anschaffung plus Unterhalt mindestens zweimal so viel wie Workgroup-Drucker oder Multifunktions-Produkte (MFP), die sich mehrere Personen teilen. Beispiel: Die Kosten für die zusätzlichen Komponenten (Tintenkartuschen etc.) für einen "HP Deskjet D2660" betragen pro Blatt Papier (Schwarzweiß-Druck) rund 5,6 amerikanische Cent.

Die Zusatzkosten für einen Workgroup-Drucker oder ein MFP liegen demgegen-über lediglich bei einem oder zwei Cent pro Seite - oder sogar noch niedriger. Das Gleiche gilt für den Farbdruck - nur dass hier die Preisdifferenz noch größer ist. Bei der Nutzung von Personal Printern steigt zudem der Energiebedarf tendenziell, weil die meisten Büros ohnehin schon genug Workgroup- oder MFP-Systeme haben.

COMPUTERWOCHE: Ist es nicht ein Fehler, gut bezahlte Mitarbeiter immer wieder mehr oder weniger lange Wege zum Abteilungsdrucker zurücklegen zu lassen? Möglicherweise wird hier so viel Arbeitszeit vergeudet, dass sich ein Personal Printer doch rechnen würde.

Personal Printer kosten Zeit

Weilerstein: Das Problem hier ist, dass diese sehr gut bezahlten Menschen viel Zeit damit verschwenden, solche Drucker auf ihrem Tisch dann auch zu pflegen und zu warten. Diese Aufgaben erledigt ein ausgebildeter Fachmann aber sehr viel schneller und zu niedrigeren Kosten im Rahmen eines Workgroup-Drucker-Konzepts.

Die Erfahrung zeigt, dass Mitarbeiter mit einem "privaten" Drucker auch anfangen, technische Probleme wie Papierstaus selbst zu beheben. Sie legen Papier nach, befüllen Kartuschen oder tauschen sie aus. Entstehen dabei Probleme, fragen sie gegebenenfalls ihren Kollegen um Hilfe, der dann auch für einige Zeit von seiner Kernarbeit abgelenkt ist.

COMPUTERWOCHE: Was aber ist, wenn Manager auf einem privaten Drucker bestehen mit dem Argument, sie müssten vertrauliche Dokumente ausdrucken, die bei gemeinsam genutzten Druckern unter Umständen von unbefugten Mitarbeitern eingesehen werden könnten?

Weilerstein: Heutige Workgroup-Drucker lassen sich vom Arbeitsplatz aus so steuern, dass ein Dokument erst ausgedruckt wird, wenn der Befugte dem Druckjob etwa einen vierstelligen Code mitgibt. Erst wenn dieser Code auch am Printer eingegeben wird, druckt der das Schriftstück aus. Eine noch bessere Variante sind so genannte Pull-Print-Solutions. Hier geht der Mitarbeiter mit seiner Identifikationskarte zum Drucker, zieht die Karte durch ein Lesegerät, kann sich die von ihm in die Druckerschlange gestellten Druckjobs ansehen und nach Belieben ausdrucken.

Abgesehen einmal von der erhöhten Sicherheit, die mit diesem Verfahren verbunden ist, zeigen Erfahrungswerte, dass bei solch einem Vorgehen der Papierverbrauch um bis zu zehn Prozent gesenkt werden kann.

Bedarf für private Drucker in Ausnahmefällen durchaus vorhanden

COMPUTERWOCHE: Gibt es denn dann überhaupt noch einen Bedarf für private Drucker?

Weilerstein: Ja. Mitarbeiter mit Behinderungen sollten einen haben oder solche, die in einem Lager arbeiten, aber etwa auch Firmenangehörige, die im direkten Kundenkontakt sind, wobei der Kunde bei ihnen am Tisch sitzt.

COMPUTERWOCHE: Wenn ein Unternehmen eine firmenweit gültige Printer-Management-Strategie hat, wie bringt man das dann Topmanagern bei, und wie sagt man ihnen, dass ihre privaten Drucker gegen Firmenrichtlinien verstoßen?

Weilerstein: Diese Frage ist natürlich nicht leicht zu beantworten, und es gibt auch je nach Unternehmen ganz unterschiedliche Antworten. Wir kennen Firmen, in denen die obersten Manager mit gutem Beispiel vorangehen und freiwillig auf ihren Drucker verzichten. Bei manchen Firmen gehört der persönliche Drucker zum Vergütungssystem. Wieder anderswo teilen sich Topmanager in angrenzenden Büros den Printer. Und natürlich gibt es auch Unternehmen, da wird das Thema einfach totgeschwiegen.