Seit Anfang des Jahres ist das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) in Kraft. Unter anderem schreibt es in gewerblichen E-Mails Angaben über das versendende Unternehmen vor. Unter die neue Regelung fallen zum Beispiel Angebote, Bestellungen, Kündigungen, aber auch Newsletter (siehe auch Strafe für Mails ohne Pflichtangaben).
Offenbar kennen oft nur Eingeweihte die neue Regelung. "Der Sachverhalt ist in der Öffentlichkeit nicht bekannt, da der Hauptzweck des Gesetzes die Errichtung eines zentralen Unternehmensregisters betraf", erläutert Christoph Richter, Rechtsanwalt bei der Kanzlei Schwarz Kelwing Wicke in München. Der Jurist wirft den Lobbyverbänden wie dem Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI) vor, den Sachverhalt nicht ausreichend publik gemacht zu haben. Überraschend kam für Volker Kitz die Verordnung nicht. "Es ist nur konsequent, E-Mails mit den Angaben zu versehen, die schon heute auf Briefköpfen zu finden sind, da immer elektronische Post für geschäftliche Korrespondenz immer bedeutender wird", so der Rechtsexperte des IT-Branchenverbands Bitkom.
Im Falle einer GmbH muss die E-Mail den Firmennamen mit Rechtsform, Ort der Handelsregisterniederlassung, das zuständige Registergericht sowie Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und gegebenenfalls den Aussichtsratsvorsitzenden enthalten. Dabei müssen diese Informationen laut Richter nur für die Hauptniederlassung des Unternehmens genannt werden. Davon abweichende Angaben über Zweigniederlassungen seien nicht erforderlich. Zwar muss nicht jeder Mitarbeiter seine E-Mail-Signatur anpassen, sondern solche, die für das Unternehmen rechtsverbindlich tätig werden, darunter fallen Prokuristen. In der Praxis dürfte es jedoch sinnvoll sein, wenn jede elektronische Nachricht die betreffenden Zusätze enthält.
Grundsätzlich neu ist diese Regelung indes nicht, jedoch war sie bisher nicht verbindlich. "Einige Unternehmen kennen diese Vorgaben und praktizieren sie auch, für viele andere kommt sie aber überraschend", so Oliver Falk, Sprecher der Industrie- und Handelskammer Rhein-Neckar. Firmen würden nun sämtliche ausgehenden E-Mails mit zusätzlichen Angaben versehen. Und das ist auch gut so, denn Verstöße gegen die Vorgaben können Geldstrafen sowie Abmahnungen durch Wettbewerber nach sich ziehen. Juristische Hintergründe erläutert der Beitrag "Nachtrag zu: Strafe bei Mails ohne Pflichtangaben". Details zum Gesetzesbeschluss finden Sie beim Bundesrat beziehungsweise beim Bundesministerium der Justiz.
Allzu aufwändig für Unternehmen sollte es nicht sein, jede E-Mail mit den zusätzlich vom Gesetzgeber geforderten Informationen auszustatten. Laut Thorsten Brand, Senior-Berater bei Zöller & Partner aus Sulzbach/Taunus, könnten Unternehmen diese Angaben einfach an den E-Mail-Disclaimer anhängen. Somit ließe sich die Angabepflicht durch eine zentrale Einstellung am E-Mail-Server einrichten. Ansonsten müssten die Anwender selbst ihre Signaturen im E-Mail-Client ergänzen. (fn)