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Nach einem Jahr Debatte hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BAMS) Empfehlungen für sichere hybride Bildschirmarbeit herausgegeben. Dazu hat die Behörde nach eigenen Angaben vom September 2022 bis Oktober 2023 mit über 100 Expertinnen und Experten aus Forschung und Wirtschaft diskutiert.
Eine der Erkenntnisse dieser "Politikwerkstatt 'Mobiles Arbeiten'" lautet: Dort, wo es betriebliche oder tarifvertraglich vereinbarte Regeln für das Arbeiten von zu Hause gibt, funktioniert hybride Arbeit in der Regel gut. Zudem fördere diese Arbeitsform die Work-Life-Balance und helfe dabei, Beschäftigte mit Beeinträchtigungen besser in das Arbeitsleben zu integrieren.
Daher hat das BAMS vier Jahre nach Ausbruch der Corona-Pandemie einen Handlungsrahmen mit arbeitsrechtlichen und arbeitsschutzrechtlichen Empfehlungen erarbeitet (hier finden Sie das PDF). Er soll Unternehmen dabei unterstützen, in der betrieblichen Praxis sichere und gesunde hybride Bildschirmarbeit anzubieten.
Wissen, worüber man redet
Im ersten Schritt gilt es, zu klären, worüber gesprochen wird. Alle Beteiligten müssen die Sachverhalte, deren Umfang und die Ziele verstehen, damit ein Rahmen ausgehandelt werden kann.
Die Ziele können je nach Betrieb variieren. Der Leitfaden nennt einige Beispiele: Beruf und Privatleben besser vereinbaren, Erkrankte besser wiedereingliedern, den Arbeitsplatz attraktiver machen oder auch Kosten sparen durch Desksharing. Neben dem klassischen Homeoffice in den eigenen vier Wänden sollte auch geklärt werden, ob und inwiefern mobiles Arbeiten an anderen Orten oder im Rahmen von Workation möglich ist.
Dabei gilt es zwei Dinge zu beachten: Zum einen gilt der Grundsatz der doppelten Freiwilligkeit. Arbeitnehmende haben keinen Rechtsanspruch darauf, von zuhause aus zu arbeiten, und Arbeitgeber können das auch nicht einseitig anordnen. Zum anderen hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung, wenn der Arbeitgeber mobiles Arbeiten anbieten will.
Nicht alles passt
Arbeitgeber und Belegschaft sollten laut dem Leitfaden gemeinsam festlegen, welche Aufgaben für mobiles Arbeiten passen. Nicht geeignet seien etwa Betriebsabläufe, bei denen Arbeitnehmende anwesend sein müssen, Datenschutz- und Datensicherheitsaspekte oder Tätigkeiten, die spezielle Geräte erfordern.
Die Interessensvertretung der Belegschaft darf laut Gesetz mitbestimmen, von welchem Ort aus mobil gearbeitet werden darf. Auch der Betriebsrat muss rechtzeitig mit einbezogen werden, um mit allen Beteiligten gemeinsam zu beraten, wie der Arbeitsablauf geplant werden kann.
Details sind wichtig
Damit alle Betroffenen Sicherheit haben, wie die mobile Arbeit funktioniert, gilt es, die Einzelheiten festzulegen. So sollte die Stundenzahl pro Woche definiert werden, die maximal außerhalb des Büros gearbeitet werden darf. Zudem sind Tage festzuhalten, an denen Anwesenheitspflicht besteht.
Während Beschäftigte mobil arbeiten, sollte geregelt sein, wie sie erreichbar sein sollen. Wenn das Unternehmen zudem ein Desksharing-Modell verwendet, gilt es, auch festzulegen, wie die Zeit an den Büro-Arbeitsplätzen geplant wird. Bei beidem muss der Betriebsrat und die betriebliche Mitarbeitervertretung miteinbezogen werden.
Daneben geht es natürlich auch ums Geld. Laut dem Leitfaden muss der Arbeitgeber die Kosten der Grundausstattung für die Arbeit tragen, egal, von wo aus die Beschäftigten arbeiten. Es sind aber auch betriebliche oder tarifliche Vereinbarungen möglich, bei denen die Belegschaft eigene Arbeitsmittel verwenden.
Für Arbeitsmodelle außerhalb des Büros sollten Unternehmen zudem eine Gefährdungsbeurteilung durchführen. Dazu rät das BAMS, beispielsweise Checklisten an die Mitarbeitenden auszugeben, um die Umgebungsbedingungen und die Arbeitsausstattung zu erfassen. Auf dieser Basis kann der Arbeitgeber anschließend geeignete Schutzmaßnahmen für jede Person festlegen.
Kommunizieren, prüfen und anpassen
Damit all diese Maßnahmen im Heimbüro auch greifen, müssen die Beschäftigten sie kennen. Der Leitfaden schlägt vor, die Belegschaft mit Aushängen, E-Mails, über das Intranet oder in Teamsitzungen und Informationsveranstaltungen zu informieren.
Dabei sollten die Mitarbeiter auch auf ihre Pflichten beim hybriden Arbeiten hingewiesen und in die Lage versetzt werden, sie zu erfüllen. Wichtig ist außerdem, dass das Unternehmen thematisiert, ob und wie Beschäftigte bei Wirksamkeitskontrollen des Arbeitgebers sowie bei Kontrollen der Arbeitsschutzbehörden und Aufsichtsdienste der Unfallversicherungsträger mitmachen müssen.
Zu guter Letzt rät der Leitfaden dazu, ebensolche genannten Wirksamkeitskontrollen durchzuführen. Ziel ist es, zu erfahren, ob hybrides Arbeiten tatsächlich die anfangs gesteckten Ziele erfüllt und wo noch nachgebessert werden muss. Bei Arbeitsplätzen im Privatbereich können etwa Befragungen, Checklisten oder Fotodokumentation verwendet werden.
Ändern sich die betrieblichen Rahmenbedingungen für hybride Arbeit in der Breite, etwa deren Inhalt oder zeitlicher Rahmen, sollten die bisherigen Schritte erneut durchlaufen werden. So ließen sich nötige Änderungen systematisch ermitteln und umsetzen. Sind nur Einzelpersonen betroffen, reicht es, deren neue Situation zu evaluieren und die Mitwirkungspflichten anzupassen.
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