Beim Thema externes Dokumenten-Management offenbart eine europäische Studie große Unterschiede zwischen den untersuchten Ländern Deutschland, Frankreich und Großbritannien. Deutsche Unternehmen archivieren bislang nur rund elf Prozent ihrer Dokumente extern. In Großbritannien liegt der Anteil mit 42 Prozent deutlich höher. Frankreich liegt mit 29 Prozent im Mittelfeld.
Die Studie berichtet zudem von Branchenunterschieden: Consulting-Firmen bewahren ihre Unterlagen am häufigsten intern auf (78 Prozent). Die Versicherungsbranche (27 Prozent) und Anwälte (34 Prozent) beauftragen hingegen eher Dritte mit der Archivierung.
Aktive Dokumente bleiben in der Firma
Was alle Branchen gemeinsam haben: Aktive Dokumente gehen selten außer Haus. Darunter versteht man Dokumente, die Teil eines andauernden Unternehmensprozesses sind und deshalb noch nicht endgültig archiviert werden können. 83 Prozent der Firmen bewahren solche Akten intern auf. In Deutschland ist der durchschnittliche Prozentsatz der im Unternehmen aufbewahrten aktiven Dokumente mit 90 Prozent deutlich höher als in Großbritannien (80 Prozent) und Frankreich (75 Prozent).
Unternehmen bewahren aktive Unterlagen häufig intern auf, weil sie Sicherheits- und Datenschutzbedenken haben. Dabei schwingt vor allem die Sorge mit, ansonsten die Kontrolle über die eigenen Dokumente zu verlieren sowie nur eingeschränkte Zugriffsmöglichkeiten zu haben.
In Deutschland argumentieren Firmen am häufigsten damit, dass sie so eine bessere Kontrolle über ihre Unterlagen haben (90 Prozent), in Großbritannien und Frankreich sind es der einfachere und schnellere Zugriff (92 Prozent). Je nach befragtem Land wirkt sich auch der Kostenfaktor mehr oder weniger stark auf die Entscheidung für eine Archivierung im eigenen Haus aus. In Deutschland und Frankreich führt fast die Hälfte der Befragten das Kostenargument an. In Großbritannien sind es nur 38 Prozent.
Dokumente bewegen sich je nach Branche unterschiedlich häufig. Die meisten dem Archiv hinzugefügten und abgerufenen Dokumente verzeichnet der Finanz- und Versicherungssektor: Bei 54 Prozent der Firmen dieser Branche bewegen sich monatlich mehr als 50.000 Dokumente.
Deutsche Firmen haben höhere Etats
Die höchsten Budgets für das Archiv-Management vergeben deutsche Unternehmen. 34 Prozent der Firmen geben dafür mehr als 100.000 Euro im Jahr aus, in Großbritannien sind es 29 Prozent. In Frankreich setzt der größte Anteil der Unternehmen (40 Prozent) allerdings auf niedrigere Budgets von unter 20.000 Euro. Eine Erklärung für das größere Budget in deutschen Firmen könnte sein: Interne Archivierung ist kostenaufwändiger.
Firmen, die ihre Unterlagen extern archivieren, stellen klare Anforderungen an den beauftragten Dienstleister. Sie fordern ein hohes Datenschutz-Niveau, Sicherheit und Zuverlässigkeit sowie einen schnellen Zugriff auf die ausgelagerten Dokumente.
An der Studie "Deutschland nur im Mittelfeld beim externen Dokumenten-Management", die das Marktforschungsinstitut Ronin Corporation für den Datensicherungsanbieter Iron Mountain durchführte, nahmen 300 Dokumenten-Manager aus Deutschland, Frankreich und Großbritannien teil.