Keine Angst vor E-Mail Archivierung

Wie kann das Thema Archivierung in Unternehmen einfach umgesetzt werden? Welche Vorteile bringt der Einsatz einer E-Mail Archivierung? Und warum reicht die Archivierungsfunktion in MS Exchange nicht aus? Antworten auf all diese Fragen vermittelt Guido Heitmeier, Channel Sales Manager bei GWAVA, auf dem Channel Sales Kongress Security & Storage am 11. Juni in Köln . GWAVA ist Spezialist für Messaging Security, Unified Archiving und Business Continuity vertreibt seine Lösungen ausschließlich über Systemhäuser und Fachhändler.

"Viele Reseller empfinden das Thema Archivierung als schwierig, weil die Rechtslage nicht eindeutig ist und keiner so richtig weiß wie die so genannte "Compliance" umgesetzt werden kann", sagt Heitmeier. "Auf dem Kongress möchten wir zeigen, dass das eigentlich schnell und einfach möglich ist. So können die Reseller auch ihren Kunden die Angst vor hohen Kosten und zusätzlicher Arbeit nehmen."

Klassische Einstiegs-Szenarien

An welchen Punkten Vertriebspartner ansetzen können, wird der Manager auf dem Kongress an den folgenden Beispielen detailliert beschreiben.

• Im ersten Musterfall hat der Kunde Microsoft Exchange im Einsatz. Hier lassen sich die Daten mit der Archivierungs-Lösung Retain zuverlässig archivieren. "Dabei sorgt der Single-Instance-Storage dafür, dass der Kunde bis zu 60 Prozent Speicherplatz spart", verspricht Heitmeier.

• Ein anderer Kunde nutzt Office 365 und möchte seine Kommunikation archivieren. "Das ist mit den beiden kleineren Plänen von Office 365 nicht möglich und mit dem dritten Plan nur in der Cloud", sagt der GWAVA-Channelmanager. Weshalb Retain in diesem Fall eine echte Alternative darstellen kann - unter anderem, weil das Unternehmen damit auch Lösung auch OnPremise archivieren kann - wird Heitmeier in seinem Vortrag ebenfalls erläutern.

• Ein weiteres Einsatz-Szenario ergibt sich, wenn der Kunde von einem anderen Mail-Server zu Microsoft Exchange oder Office 365 oder auch zwischen Exchange zu Office 365 (Exchange Online) bzw. umgekehrt migrieren möchte.

Woran verdient der Reseller?

Vertriebspartnern gewährt GWAVA eine Marge von bis zu 25 Prozent. Die Deal-Registrierung ermöglicht es dem Reseller außerdem, an einem Projekt auch dann zu verdienen, wenn den Zuschlag am Ende ein anderer Fachhändler bekommt. Verdienen lässt sich obendrein mit Consulting-Aufgaben rund um die Projekte.

Die SVG Württemberg fährt auf Archivierung ab

Die SVG - Straßenverkehrs-Genossenschaft Württemberg eG in Stuttgart ist ein Dienstleister für das Speditionsgewerbe und beschäftigt zurzeit 72 Mitarbeiter. 50 dieser Mitarbeiter sind im Netz eingebunden und haben eine eigene Exchange Mailbox. Das Unternehmen war auf der Suche nach einer Lösung,

• um die gesetzlichen Anforderungen einer ordnungsgemäßen Archivierung zu erfüllen.

• Die Nachrichten sollten aber gleichzeitig jederzeit auffindbar und schnell wiederherzustellen sein.

• Zudem sollte das hohe Spam-Aufkommen in ihrem Exchange-System reduziert werden

Archivieren oder lieber nicht
Darf ein Unternehmen jede E-Mail archivieren? Was passiert mit privater Korrespondenzen? Sollte jede E-Mail verschlüsselt werden? Hier finden Sie die gröbsten Fehleinschätzungen bei der E-Mail-Archivierung.

1. Jede Mail muss archiviert werden
Alle Unternehmen – Kleingewerbetreibende ausgenommen – müssen ihre komplette Geschäftskorrespondenz für sechs bis zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres aufbewahren.

2. Jede Mail darf archiviert werden
Einige E-Mails können, andere müssen gespeichert werden. Es gibt aber auch Mails, die auf keinen Fall mitgespeichert werden dürfen: private E-Mails von Mitarbeitern, soweit keine explizite Einwilligung der Mitarbeiter vorliegt.

3. Das Verbot privater Mails in Unternehmen ist juristisch ohne Alternativen
Auch wenn es die bequemste und einfachste Methode ist: Ein striktes Verbot für private E-Mail ist nicht mehr zeitgemäß. Der gesamte Social-Media-Bereich weicht die Grenze von privater und geschäftlicher Nutzung IT auf und gerade die Einbindung des Unternehmens in Facebook, Twitter oder ähnliche Netzwerke erfordert eine private oder halbprivate E-Mail-Korrespondenz während der Arbeitszeit.

4. Das E-Mail-Archiv muss verschlüsselt sein
Der Gesetzgeber verlangt keine Verschlüsselung. Einige Fälle von unbeabsichtigten Datenverlusten zeigen aber, dass es im Eigeninteresse der Unternehmen liegen sollte, Daten verschlüsselt zu speichern und zu übertragen.

5. Bordmittel des E-Mail-Servers bieten alle nötigen Optionen
E-Mails werden häufig in proprietären Archivdateien gesichert, wie beispielsweise PST-Dateien in Exchange-Umgebungen. Diese enthalten nicht nur die gesicherten E-Mails, sondern auch Kalendereinträge, Kontakte sowie Aufgaben und werden häufig auf dem Endgerät des Anwenders abgespeichert. Dies reduziert zwar die Datenmenge auf den Mail-Servern, bietet aber keinerlei Compliance.

6. Ein E-Mail-Archivsystem garantiert Rechtskonformität
Neue, automatisierte Appliances oder Cloud-Lösungen mit hohem Zusatznutzen steigern die Motivation in Unternehmen, ihre E-Mail-Archivierung rechtskonform aufzusetzen. Doch die Tools automatisieren nur den Archivierungsvorgang.

7. E-Mail-Archivierung geschieht nur aus juristischen Gründen
Selbst wenn es keine gesetzliche Verpflichtung geben würde, ist eine Sicherung der E-Mails nach heutigen Standart sinnvoll: Eine umgehende Wiederherstellung verloren gegangener E-Mail-Infrastrukturen ist jederzeit möglich - entweder von einer lokalen Appliance oder von einem externen Rechenzentrum, wo die Daten gespiegelt sind.

Lösung

Für die ordnungsgemäße Speicherung der Daten hat der langjährige System und Netzwerkbetreuer Peter Johnson von der Schwartz GmbH & Co. KG nach Analyse der Probleme den Einsatz Archivierungslösung GWAVA Retain empfohlen.

Retain ist eine Archivierungslösung für Unternehmen, die ihre digitale Kommunikation aus rechtlichen, wirtschaftlichen und technischen Gründen archivieren müssen. Da sich alle Exchange Daten (inklusive Terminen, Kontakten und Instant Messaging via Lync) dank Single-Instance Storage komprimiert archivieren lassen, reduziert Retain Kosten und Speicherplatz.

Mit den eingebauten eDiscovery- und Publishing-Tools können Daten schnell gesucht, gefunden und veröffentlicht werden, wodurch die Einhaltung von Compliance Richtlinien sichergestellt wird.

Implementierung

Die Implementierung des Produkts lief reibungslos und dauerte nur etwa vier Stunden. Eine Teststellung war dank der jahrelangen Erfahrung mit den GWAVA-Produkten von Systembetreuer Peter Johnson nicht nötig.

Seit der Installation läuft Retain ohne Probleme. Die Mailboxen der Mitarbeiter sind sauber und die Nachrichten sicher archiviert. Angetan sind die Mitarbeiter besonders von der schnellen Suche über das intuitve Webinterface. So lassen sich auch versehentlich gelöschte E-Mails schnell finden und wiederherstellen.

Im Gegensatz zu Microsoft Exchange eigener Archierungsfunktion verfügt Retain über die sogenannte Single-Instance Storage-Technologie. Diese spart nicht nur Speicherplatz, sondern reduziert auch die Speicherkosten. Und sollte die SVG in Zukunft über einen Wechsel in die Cloud nachdenken, unterstützt dies GWAVA ebenfalls, da Retain bietet vollen Cloud-Support bietet - unter anderem für Windows Azure, Amazon S3 oder jede Private Cloud.

Nähere Informationen und Agenda zum Channel Sales Security und Storage-Kongress gibt es hier.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation ChannelPartner. (mhr)