Leichte Bedienbarkeit hilft der mobilen Instandhaltung

CW: Die zunehmende Mobilisierung der Unternehmens-IT hat auch den Instandhaltungssektor erfasst. Welchen Nutzen bieten mobile IT-Lösungen in der Instandhaltung aus Ihrer Sicht?

Dreßler: Im Instandhaltungssektor haben sich die Rahmenbedingungen in den vergangenen Jahren verschärft: Der Bereich verfügt zum einen schon seit jeher über geringe Budgets. Entsprechend ist die technische Ausstattung vielfach mager, gerade was die Verfügbarkeit von IT-Geräten angeht. So müssen häufig mehrere Service-Mitarbeiter mit einem Computer für die Bearbeitung ihrer Aufträge auskommen. Zugleich ist aus demographischen Gründen der Personalbestand begrenzt. Es stehen immer weniger Menschen zur Verfügung, die die erforderlichen Arbeiten ausführen können.

Mobile Instandhaltung noch in der Entwicklung

Auf der anderen Seite steigen die Anforderungen an die Mitarbeiter in der Instandhaltung etwa aufgrund komplexer werdender Rechtsvorschriften. Mit ihnen wachsen die Dokumentations- und Nachweispflichten in der Instandhaltung exponentiell. Zusammengefasst heißt das, die Instandhaltungsbereiche in den Unternehmen müssen mit immer weniger Geld und Personal eine immer höhere Qualität sicherstellen. Für den Sektor sind daher mobile Komponenten von IT-Instandhaltungslösungen ein wichtiges Hilfsmittel, um die ihnen auferlegten Aufgaben effizient zu lösen.

CW: Das heißt, die Notwendigkeit für mobile Lösungen in der Instandhaltung ist hoch. Trifft das auch für die Bereitschaft der Verantwortlichen und Mitarbeiter zu?

Dreßler: Mobilität ist ein Trend, der die gesamte Gesellschaft erfasst. Die Menschen sind es gewohnt, mit dem Internet zu arbeiten und kleine Geräte mit sich zu führen. Dieser Trend schwappt schon seit geraumer Zeit auch in die Industrie. Für die Mitarbeiter in der Instandhaltung oder Wartung eröffnet dies grundsätzlich die Möglichkeit, auf erforderliche Informationen zugreifen zu können, wo immer sie diese benötigen. Dennoch: Das Thema Mobilität in der Instandhaltung befindet sich noch in der Entwicklung. Instandhalter sind eher konservativ in der Wahl ihrer Arbeitsmittel. Sie müssen sich erst an die mobilen Geräte gewöhnen.

CW: Wie können mobile Lösungen konkret zu einer höheren Qualität in der Instandhaltung führen?

Dreßler: Ein klassischer Anwendungsbereich liegt in Unternehmen, die SAP im Einsatz haben. Im Normalfall erhalten die Mitarbeiter Aufträge aus dem SAP-System, führen diese aus und melden dem System dann ihre Einsatzzeiten und die verwendeten Ersatzteile. Die eigentliche Dokumentation des Auftrages, also Informationen über die durchgeführten Arbeiten, nehmen viele dann jedoch in Excel-Dateien vor und kreieren damit ein Schattensystem. Kommen mobile Geräte zum Einsatz, können darüberdie Auftragsdaten direkt aus dem SAP-System empfangen und umgekehrt alle Arbeitsnachweise eingepflegt werden. Auf diese Weise fließen alle Daten in ein einheitliches System, und der Instandhaltungsmitarbeiter muss nicht zusätzliche Bürozeit für die Dokumentation aufbringen.

"Geräte, die gut zu bedienen sind, werden gekauft."

Typisch ist auch folgendes Beispiel: Eines großes Unternehmen hinterlegte auf dem sehr weitläufigen Firmengelände interne Service-Aufträge für seine Mitarbeiter an einer zentralen Stelle. Das bedeutete für die Mitarbeiter einen hohen Zeitaufwand für die Fahrten zur Planungsstelle und wieder zum Einsatzort. Die Dokumentation erfolgte nach dem Service-Einsatz am PC im Büro. Mit der Implementierung einer mobilen Instandhaltungslösung installierte das Unternehmen mobile Hotspots auf dem gesamten Gelände, die die Mitarbeiter praktisch auf dem Weg zur Einsatzstelle anfahren können. Dort lassen sich nun die Aufträge herunterladen, die Dokumentation erfolgt seitdem direkt in der Instandhaltungslösung.

CW: Welche Funktionen muss eine mobile Instandhaltungslösung vor diesem Hintergrund bieten?

Dreßler: In erster Linie muss die Anwendung leicht bedienbar sein. Wie wichtig das heutzutage ist, hat Apple uns gezeigt. Geräte, die gut zu bedienen sind, werden gekauft, andere bleiben liegen. Dasselbe gilt für die Software.
Darüber hinaus muss eine mobile Lösung gängige Techniken unterstützen, wie etwa WLAN, aber auch RFID und Barcode, ohne die die Instandhaltung heute nicht mehr denkbar ist. Auch Funktionen wie Fotografie, Sprachaufzeichnung, Skizzenanfertigung und die Darstellung von PDFs – etwa von Handbüchern – sind unerlässlich. Außerdem sollte die Lösung ausbaufähig sein hinsichtlich neuer Trends wie Sprachsteuerung und Augmented Reality.

CW: Welches sind die Erfolgsfaktoren bei der Planung einer mobilen Instandhaltungslösung?

Dreßler: Ein IT-Projekt in der Instandhaltung ist aus meiner Sicht dann ein Erfolg, wenn für den Service-Mitarbeiter eine Erleichterung spürbar ist. Der übliche Weg dorthin beginnt mit der Planung eines Instandhaltungssystems zur Steigerung der eigenen Effizienz. Die Mobilität ist dabei eine mögliche Komponente, steht aber für gewöhnlich nicht im Vordergrund. Nach Festsetzung der Ziele und Wünsche empfiehlt es sich, weiterführende Informationen über Anbieter und Lösungen im Internet oder auch über die Verbände in Erfahrung zu bringen.

"Aktionen in Ruhe planen"

Ist ein Anbieter identifiziert, sollten die Projektverantwortlichen im nächsten Schritt zusammen mit dem identifizierten Anbieter ein kurzes Pilotprojekt mit überschaubaren Zielen durchführen. Erst wenn dieses Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde, sollte das Gesamtprojekt in Angriff genommen werden. Es gibt nämlich nichts Ärgerlicheres als ein begonnenes Projekt wieder zurückzuführen. Generell sind aber jede Anforderung und jedes Unternehmen unterschiedlich. Es gilt den Einzelfall zu betrachten.

CW: Und welches sind die "Dont's" für ein solches Projekt?

Dreßler: Aktionen sollten nicht überstürzt, sondern in Ruhe geplant werden. Maßnahmen wie der Vorabkauf von Geräten oder die Festlegung auf ein altes Gerät, das unternehmensintern noch verfügbar ist, führen das Projekt aufs falsche Gleis.

Jan Dreßler ist Vorstandsmitglied des FVI sowie Geschäftsführer von drei führenden Lohnmahl-Dienstleistungsunternehmen für die Chemie- und Pharmabranche. Daneben ist er Gründer und Geschäftsführer des Softwarehauses dawin gmbh.