Das elektronische Entgeltnachweis-Verfahren (Elena) sollte laut seinen Erfindern eigentlich dabei helfen, Kosten zu reduzieren, gleichzeitig den bürokratischen Aufwand für Unternehmen zu verringern und die Berechnung von Sozialleistungen zu optimieren. Doch nicht nur, dass kaum jemand Elena kennt, auch die Kritik am neuen Verfahren wächst.
Dazu kommt: In der Realität sieht das alles offenbar ganz anders aus, so der Unternehmer- und Expertenverbund im Franchise-System Ultimo aus Bielefeld. „Lohnbuchhalter und kleine und mittlere Unternehmen klagen über Elena. Die Vorteile bleiben aus, die Arbeitsbelastung und die Kosten steigen."
Stefanie Schaele, Steuerfachangestellte, Buchhaltungsexpertin und Betriebsleiterin von Ultimo klagt: „Wir haben inzwischen drei verschiedene Meldefristen". Am 28. eines Monats müsse die Meldung an die Sozialversicherungsträger erstellt werden, am 10. des Folgemonats werde die Lohnsteuer an die Finanzbehörden gemeldet. Nun komme am Monatsanfang noch zusätzlich die Elena-Meldung hinzu, eine zusätzliche Frist mit einem eigenen Meldeverfahren.
„Das kostet zusätzlich Geld, zumal die betreffenden Formulare derzeit dennoch in Papierform erstellt werden müssen", so Schaele. Diese Kosten habe der Gesetzgeber nicht kalkuliert, und die Unternehmen seien oft nicht bereit, dafür die Mehrkosten zu tragen.
Letzteres sei ein ärgerliches Thema für externe Buchhaltungsbüros, die ihren Zusatzaufwand deswegen allzu oft nicht an die Kunden weiterberechnen können. „Das ist für uns einfach nicht vermittelbar", sagt die Expertin. Die Beschwerden darüber häufen sich bei Ultimo, einem Verbund verschiedener Fachleute und Berater, darunter auch Bürodienstleister, die für Unternehmen laufende Geschäftsvorfälle verbuchen und sich mit Lohnabrechnungen befassen.
Für mittlere und kleine Unternehmen nicht machbar
Elena verlange zu viele zusätzliche Informationen wie zum Beispiel Krankmeldungen, Kündigungsgründe und weitere persönliche Daten, die bislang weder die Krankenkassen noch die Finanzämter haben wollten. Die verschiedenen Meldungen ließen sich deshalb auch nicht kombinieren. „Das ist schlicht weitere Bürokratie", sagte Schaele.
Bei Konzernen mit großen Personalabteilungen fiele das nicht weiter auf, aber für kleine und mittlere Betriebe bedeute es einen zusätzlichen großen Arbeits- und Kostenfaktor. Und eben einer, der oft zu Lasten der Lohnbuchhalter ginge, die auf ihren Kosten sitzen blieben.
Auch wenn Elena zurzeit noch in der Erprobungsphase sei und die entsprechenden Stellen bereits Nachbesserungen angekündigt hätten, bliebe das Verfahren schwierig und kostspielig. „Diese Kosten werden viele Lohnbuchhaltungsbüros nicht mehr wegdrücken können", sagte Schaele. Vielleicht spare der Staat damit Geld bei der Berechnung von Sozialleistungen. Aber selbst wenn dieses gelinge, dann eben zu Lasten von kleinen und mittleren Dienstleistungs-Unternehmen.
Diesen rät Schaele, ihre Angebotspalette zu erweitern und rund um das Thema Elena verstärkt auch auf Personalberatung und Personalmanagement zu setzen. „Durch Elena werden sich viele Lohnbuchhalter und Verwaltungsdienstleister ohnehin mehr mit diesem Bereich beschäftigen müssen. Diese neu gewonnene Expertise könnten sie dann für Unternehmen nutzbar machen." Der Markt für Personalberatung wächst, der Bedarf steigt, stellte die Betriebsleiterin fest.