Mehr Wertschöpfung im Einkauf

Experten zufolge macht das Beschaffungsvolumen deutscher Unternehmen derzeit bis zu 70 Prozent ihrer Umsätze aus. Aufgrund abnehmender Fertigungstiefen dürfte dieser Anteil in den nächsten Jahren noch steigen. Neben der Kostenoptimierung hat der Einkauf zwei weitere wichtige Aufgaben, um die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu sichern: Er soll die Qualität verbessern und Beschaffungsrisiken senken.

SAP 2015: SRM, SLC & Cloud Computing

Bei der Lösung dieser Aufgaben setzen viele Unternehmen heute auf SAP-Einkaufslösungen. Sie nutzen SAP Supplier Relationship Management (SRM), um ihre operativen Beschaffungsprozesse - Purchase-to-Pay - weitgehend durchgängig automatisieren zu können. Gleichzeitig bietet SAP verschiedene Lösungen zur Bearbeitung strategischer Einkaufsthemen an.

Als wichtige Meilensteine der jüngeren Vergangenheit sind hier die Entwicklung von SAP Supplier Lifecycle Management (SLC) für das systematische Lieferantenmanagement und die Cloud-Lösungen von Ariba mit ihrer Integration in die vorhandene SAP-Welt zu nennen. Im Verbund mit der fortschreitenden Mobilisierung der Beschaffungsprozesse bilden diese beiden Entwicklungen die aktuellen Haupttrends im SAP-basierten Einkauf. Unternehmen, die sie bestmöglich nutzen möchten, sollten sie an ihre individuellen Anforderungen anpassen.

Ariba: Hybrid-Cloud im Kommen

Mit Ariba übernahm SAP 2012 eine weltweit aktive Handelspartner-Community. Einer der größten Vorteile liegt im Netzwerk-Gedanken, den die Ariba-Lösungen abbilden. Unternehmen können jederzeit und überall mit internationalen Geschäftspartnern in Verbindung treten, statt weiterhin auf ihre eigenen Lieferantenportale beschränkt zu sein. Sie haben damit die Möglichkeit, die Einkaufskonditionen und das Cash Management zu verbessern und gleichzeitig die Risiken zu minimieren. Lieferanten wiederum können im Ariba-Netzwerk neue Kunden gewinnen.

Vom technischen Standpunkt aus bieten die cloudbasierten Ariba-Lösungen Unternehmen den Vorteil, dass sie diese direkt nutzen können, ohne in zusätzliche IT-Ressourcen investieren zu müssen. Sofern die Standardfunktionen die funktionalen und prozessualen Anforderungen eines Unternehmens hinreichend abdecken, können sich die Kunden auf die Konfiguration und das Testen der Software sowie auf Schulungen und Change-Management-Maßnahmen für die Anwender konzentrieren. Durch die enge Integration in die SAP-Welt sollen sich die Ariba-Lösungen auch mit den vorhandenen ERP- und operativen SRM-Prozessen verknüpfen lassen. Wichtige Schnittstellen zu strategischen SAP SRM-Prozessen sind aktuell im Aufbau.

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Wenn es allerdings um die Frage nach einer möglichen Kombination von Ariba mit den On-Premise-Einkaufslösungen von SAP geht, ist hingegen ein kundenindividuelles Projektvorgehen anzuraten. In den vergangenen Monaten wuchs die Nachfrage nach hybriden Szenarien im SAP-basierten Einkauf beträchtlich. Immer mehr Kunden stellen fest, dass sich damit die Stärken beider Welten kombinieren und gleichzeitig weit verbreitete Sicherheitsbedenken ausräumen lassen. Dies bedeutet konkret: Für individuelle Einkaufsprozesse sollten vorzugsweise interne On-premise-Systeme zum Einsatz kommen, um Anpassungswünsche zu realisieren. Hingegen kann sich für die externe Bestell- und Rechnungsabwicklung eine Integration in das cloudbasierte Ariba-Netzwerk anbieten.

Parallel dazu können auch ausgewählte strategische Prozesse, wie Sourcing oder Ausgabenanalysen, als reine Cloud-Lösungen betrieben werden, die ebenfalls in eine gegebene ERP-Umgebung eingebunden werden. Für welche Hybrid-Szenarien sich ein Unternehmen letztlich entscheidet, hängt von seinen speziellen Anforderungen an die Abwicklung der Einkaufsprozesse ab.

SAP SLC: Strategische Lieferantenentwicklung

Ähnlich wie die Rolle der Einkäufer veränderte sich in den vergangenen Jahren auch die Bedeutung, die Lieferanten für die Unternehmen haben. Während sich die Einkäufer von dezentralen Bestellschreibern zu zentral aufgestellten Supply-Chain-Managern entwickelten, sind die Zulieferer längst keine einfachen Dienstleister mehr, sondern Wertschöpfungspartner die im Idealfall entscheidend zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit beitragen können.

Damit wuchs auch die Bedeutung von Lösungen, die sämtliche Phasen der Lieferantenbeziehungen abdecken. Dies beginnt bei der Registrierung potenzieller Zulieferer per Self-Service. Dabei tragen die Lieferanten wichtige Angaben zum Beispiel zu ihrem Warenangebot oder vorhandenen Zertifikaten eigenständig in vordefinierte Fragebögen ein, die den Einkäufern als Basis für eine mögliche Qualifizierung und Klassifizierung dienen. Durch die kontinuierliche Bewertung der Zulieferer ist es den Unternehmen möglich, mangelnde Leistungen oder sogar Ausfallrisiken frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen einzuleiten - bis hin zum Phase Out eines Geschäftspartners. Leistungsstarke Lieferanten hingegen lassen sich auf diese Weise systematisch weiterentwickeln.

Mit SAP SLC will der Softwarehersteller den Anwenderunternehmen eine integrierte Lösung für das komplette strategische Lieferantenmanagement zur Verfügung stellen. Unternehmen könnten durch eine gezielte Steuerung und Überwachung der Zulieferer über den gesamten Lebenszyklus hinweg eine höhere Lieferqualität, transparente Lieferketten, kürzere Lieferzeiten und mehr Versorgungssicherheit erzielen, lautet das Versprechen. Zugleich sollen sich Einsparpotenziale identifizieren und die Prozesskosten reduzieren lassen. Die Self-Service-Funktionen des integrierten Lieferantenportals könnten helfen, Einkaufsmitarbeiter von Routine-Aufgaben zu entlasten und die Kommunikationsflüsse deutlich zu verbessern.

Jedoch zeigen Projekterfahrungen, dass Unternehmen das SLC-Potenzial nur dann ausschöpfen können, wenn sie sich im Vorfeld der Implementierung ausreichend Zeit nehmen, um eine umfassende Lieferantenmanagement-Strategie zu entwickeln und formal zu beschließen. Diese sollte folgende Aspekte enthalten:

• Definieren Sie im Detail, welche funktionalen und technischen Anforderungen Sie an die einzelnen Prozessschritte haben. Dazu gehören zum Beispiel die Kriterien, die für die Qualifizierung und Entwicklung Ihrer Lieferanten relevant und im SLC abgebildet werden sollen, wie angebotene Warengruppen, Zertifikate oder Compliance-Aspekte. Legen Sie Kennzahlen fest, die Entwicklungsszenarien der Zulieferer und den automatisierten Abruf von Abfragen, Prognosen und Eskalationsbedarf ermöglichen. Spielen Sie auf diese Weise den gesamten Lieferantenlebenszyklus prozessual durch und achten Sie dabei darauf, dass sich die neuen Prozesse lückenlos in Ihre bestehende Unternehmens-, Einkaufs- und IT-Strategie sowie in die vorhandenen Backend-Systeme integrieren. Ebenso sollten Sie überlegen, welche Auswertungen Sie mit SLC machen möchten, und sicherstellen, dass die erforderlichen Reporting-Systeme zur Verfügung stehen. Bei weltweiten SLC-Projekten ist es wichtig, global abgestimmte Prozesse zu etablieren.

• Harmonisieren Sie Ihre Lieferantenstammdaten. Analysieren Sie zunächst, in welchen Backend-Systemen die Stammdaten in welcher Ausprägung aktuell vorhanden sind, und legen Sie fest, welche Detailfelder künftig in SLC abgebildet werden sollen. Verfügbare Prozessstandards, wie die DUNS-Nummer, tragen zur Vereinheitlichung der Datenerfassung und -verwaltung bei und helfen, den manuellen Aufwand zu minimieren.

• Entwickeln Sie eine Warengruppen-Strategie, die bei weltweiten SLC-Projekten auch global gültig sein sollte. Denn nur wer die benötigten Güter und Dienstleistungen nach Beschaffungseigenschaften, wie Versorgungsrisiken oder Einfluss auf den Geschäftserfolg, einteilt, kann die geeigneten Lieferanten auswählen und damit die Qualität der Lieferungen steigern.

• Nehmen Sie für die alle diese Aufgaben sämtliche beteiligten Abteilungen mit ins Boot. Das können neben dem Einkauf die Qualitätsabteilung, Finanzabteilung, Forschung & Entwicklung, die Auditierungs-Abteilung und das Shared-Services-Center sein.

• Stellen Sie sicher, dass die Geschäftsleitung als Sponsor hinter der SLC-Einführung steht. Nur so ist gewährleistet, dass in jeder Phase die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stehen und das Projekt von angemessenen Kommunikations- und Change-Management-Maßnahmen begleitet wird. So sind gerade Software-Einführungen mit erheblichen organisatorischen Änderungen verbunden, auf die die Mitarbeiter rechtzeitig vorbereitet werden müssen.

• Bei der Auswahl des Beratungspartners sollten Sie darauf achten, dass dieser in der Lage ist, sich auf Ihre Unternehmenskultur einzustellen. So sind für internationale Projekte unter anderem mehrsprachige und interkulturelle Kompetenzen der Berater erforderlich, um auf die länderspezifischen Anforderungen eingehen zu können.

Der Einkauf wird mobil

Wie in anderen Geschäftsbereichen erwarten auch die Mitarbeiter im Einkauf, dass ihnen die dienstlichen Anwendungen so flexibel zur Verfügung stehen, wie sie es aus der Nutzung ihrer privaten Apps gewohnt sind - ob auf Smartphones, Tablets oder Laptops. Sie möchten bestimmte Transaktionen und Reportings - wenn auch in meist etwas reduziertem Umfang - auch unterwegs schnell und einfach zur Verfügung haben. Für die SAP-Anwender bedeutet dies, dass sie nicht immer mit der komplexen herkömmlichen SAP-Benutzeroberfläche arbeiten, sondern auch im Business-Umfeld einen Bedienkomfort wie mit den Apps auf ihren eigenen mobilen Endgeräten genießen möchten.

SAP hat auf diese Anforderungen reagiert und Themen wie die Fiori-Apps und UI5 vorangetrieben. Bei SAP UI5 handelt es sich um eine neue Werkzeug-Sammlung zur Entwicklung einfach bedienbarer Benutzeroberflächen. Die SAP Fiori-Apps stellen den Anwendern die am häufigsten genutzten Funktionen der SAP Business Suite rollenbasiert auf beliebigen Endgeräten zur Verfügung. Auch die Einkäufer und Genehmiger können Nutzen aus diesen Neuentwicklungen ziehen. So lassen sich verschiedene SAP-Beschaffungsprozesse als Fiori-Apps verwenden, ebenso stehen den Nutzern bestimmte Reporting-Funktionen mobil zur Verfügung. Gerade Einkäufer, die viel unterwegs sind, können davon profitieren. (mb/fm)