Mit Dell zum standardisierten Individual-Arbeitsplatz

"Alles beginnt und endet mit den Endanwendern - und das bedeutet Stress für IT-Manager", bringt es Stéphane Reboud von Dell EMC auf den Punkt. Wie der Vice President Services Sales für EMEA ausführt, hat sich die Art und Weise, wann, wie und vor allem wo Knowledge Worker arbeiten, im Laufe der Zeit grundlegend verändert: So würden heute 60 Prozent der Umfrageteilnehmer auch außerhalb der Bürozeiten und zwei Drittel auch von Zuhause arbeiten, zitiert der Topmanager die wichtigsten Erkenntnisse der von Dell zusammen mit Intel in Auftrag gegebenen "Future Workforce Study" (PDF).

Ferner hätten 82 Prozent angegeben, die vorhandene Technik entscheide, welchen Job sie annehmen. 42 Prozent erklärten, sie würden bei schlechter Technik den Job hinschmeißen. Auch für die Zukunft sehe es nicht eben rosig aus, so Reboud, denn 44 Prozent der Millennials kritisierten laut Studie, dass ihr Arbeitsplatz nicht smart genug ist.

Auf Standardisierung folgt Individualisierung

Diese Entwicklung setzt die IT-Abteilungen weiter unter Druck: Stand vor rund fünf Jahren noch das Thema Kostensenkung durch Standardisierung im Mittelpunkt der Diskussion um den PC-Arbeitsplatz, kommt nun ein neuer Aspekt hinzu - der Wunsch der Mitarbeiter nach mehr Individualisierung.

Mit dem Zusammenschluss von Dell und EMC (plus Tochter VMware) sieht sich die Company jetzt gut aufgestellt, um Unternehmenskunden Lösungen für dieses Dilemma anbieten zu können. Dazu zählen etwa die Dell EMC ProDeploy Enterprise Suite und ProDeploy Client Suite, VMware Workspace One (Stichwort Unified Endpoint Management) sowie Virtustream und Pivotal-Technologien. Auf diese Weise könnten im Kundenauftrag neue Unternehmensgeräte zentral, einheitlich und automatisiert bereitgestellt und konfiguriert werden, erklärt der Dell-EMC-Manager.

Dies reduziere die Konfigurations- und Installationszeit und ermögliche den sofortigen Einsatz der Geräte. Bedoud verweist in diesem Zusammenhang auf eine IDC-Studie, der zufolge das Deployment von PCs unter Zuhilfenahme eines Dienstleisters weniger zeitaufwändig und weniger kostspielig sei. Zudem würden sich Konfigurationsfehler für den Endanwender um 46 Prozent reduzieren.

Auf diese Weise werden aber nicht nur die Mitarbeiter der IT-Abteilung entlastet, Dell EMC verspricht zudem Einsparungen von bis zu 25 Prozent bei den Kosten für die Inbetriebnahme und Instandhaltung eines Devices über die gesamte Lebensdauer - auf diese entfielen immerhin 80 Prozent der Total Cost of Ownership (TCO). Und last, but not least erreiche man damit ein weiteres Ziel, so Reboud, nämlich einen Wow-Effekt bei neuen Mitarbeitern, wenn sie ihren PC bekommen, da sie sofort loslegen könnten, ohne Umwege, Installationen etc.

Der Endanwender steht im Mittelpunkt

Wie das funktioniert? "Die Diskussionen mit den Kunden drehen sich nicht mehr um die Devices, sondern das Resultat für den Endanwender steht im Mittelpunkt", erklärt Reboud. Hierfür führt Dell zunächst im Rahmen eines Client Deployment Audit eine spezifische Umfrage für Kunden durch. Auf Basis diesr Ergebnisse werden Personas, also spezielle Nutzerprofile, definiert. "Nur so", so das Fazit von Reboud, "können wir feststellen, welche Hard- und Software für diese spezifischen Nutzungsprofile am besten geeignet ist."

Fünf IT-Nutzungsprofile als Grundlage

Dies geschieht natürlich nicht beliebig. Ähnlich wie Computerbauer Dell mit zwei Millionen Konfigurationsmöglichkeiten angefangen hat und diese inzwischen auf eine Katalog-Konfiguration mit Flexibilität bei Arbeitsspeicher und Festplattenkapazität reduziert hat, werden dem Kunden als Ausgangspunkt fünf IT-Nutzungsprofile vorgeschlagen, die angepasst werden können. Ein Beispiel für eine solche Persona ist der "Corridor Warrior", ein Mitarbeiter, der ständig in Meetings ist, sich aber weitgehend im Office befindet, ein anderes der Road Warrior, der häufig unterwegs ist und offline arbeitet. Von diesen Personas werde dann der Hardwarebedarf abgeleitet, erklärt Reboud, ein Image der Software erstellt, und Anwendungen und alle technischen Fähigkeiten konsolidiert.

Ein Großteil der anschließenden Arbeiten, der sogenannte Second Touch, findet an einem der weltweit 17 Standorte von Dell EMC mit Fabriken und Fulfillment-Centern statt. Dort werden die eingehenden Bestellungen bearbeitet, zusammengestellt und versandt.

Von der Fabrik zum Kunden

In Europa werden fast alle Aufträge über das Logistik-Center im niederländischen Tilburg abgewickelt. Strategisch günstig in der Nähe von Bahn, Flug- und Seehafen gelegen, passieren das vom Logistikunternehmen Syncreon geführte, aber von Dell EMC Services verwaltete Center jährlich 16 Millionen Einheiten.

Die PCs stammen dabei aus einer Dell-Fabrik im polnischen Lodz, mobile Endgeräte sowie externe Devices wie Monitore und Drucker kommen aus verschiedenen Fertigungsstätten in China. In der Regel arbeiten im Fulfillment Center in Tilburg 350 bis 450 Vollzeitkräfte fünf Tage in zwei Schichten von 6 Uhr morgens bis 11 Uhr nachts. Bei Bedarf ist es aber möglich, rund um die Uhr zu arbeiten und so - wie unlängst geschehen - für eine Big-Bang-Migration 12.000 Endgeräte in vier Tagen abzufertigen.

In einem ersten Schritt werden die angelieferten Pakete auf einem riesigen Förderband mit einem 3D-Barcodescanner erfasst, nach Aufträgen sortiert auf Paletten gesammelt und zum nächsten Bestimmungsort transportiert. Gemäß der Dell-EMC- Devise "Built to Order", werden die bestellten Geräte bereits so weit wie möglich vorbereitet angeliefert, Lagerbestände, etwa von Standard-PCs werden nicht vorgehalten. In dem 63.500 Quadratmeter (oder elf Fußballfelder) großen Logistikzentrum steht aber ausreichend Platz für die kurzfristige Zwischenlagerung von Equipment zur Verfügung. Die maximale Lagerzeit beträgt grundsätzlich 90 Tage, da Dell EMC sonst laut niederländischem Gesetz Eigentümer der Ware wird und Mehrwertsteuer entrichten muss.

Zubehör kommt über Doggy Door

In der Regel werden die Bestellungen aber innerhalb kurzer Zeit in den Bereich Merger Activity weitertransportiert. Hier werden sie um für den Bestimmungsort passendes Zubehör ergänzt. Während es bei Monitoren beispielsweise keine länderspezifischen Unterschiede gibt, existieren im EMEA-Raum mehr als 100 Steckertypen. Um hier keine Fehler zu machen, muss jedes Zubehörteil, also Keyboard, Ladekabel, etc., per Barcode-Scan korrekt identifiziert werden, bevor es von den Dell-Mitarbeitern über die eigens entwickelte "Doggy door" - einem kleinen, wieder zuklebbaren Schlitz im Karton - hinzugefügt wird.

Neben dem normalen Areal gibt es noch einen umzäunten Hochsicherheitsbereich mit Überwachungskameras, in dem USB-Dongles, Lizenzen oder (wertvolle) Kleinteile in die Kartons gepackt werden können.Während die bestellten Rechner in der Regel bereits in der Fabrik ein Software-Image aufgespielt bekommen, besteht im Fulfillment Center auch die Möglichkeit im Rahmen der Connected Configuration Services ein Betriebssystem und zusätzliche Anwendungen zu laden und diese sowie die Endgeräte zu konfigurieren.

Hier gibt es zwei Optionen: eine Offline-Version, bei dem die gehostete Lösung des Kunden in einem gesicherten Mini-Rechenzentrum aufbewahrt wird und eine Online-Variante, bei der das Device über VPN direkt mit dem Netzwerk des Kunden verbunden wird und ein echtes Firmen-Image mit sensiblen Unternehmensanwendungen, anwenderspezifischen Login-Daten und Einbindung in das Active Directory aufgespielt wird. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass der Anwender sofort nach dem Auspacken des Devices mit der Arbeit beginnen kann.

Neben den Workstations und Laptops vertreibt Dell EMC natürlich auch Server, die ebenfalls in Tilburg kommisioniert und bei Bedarf mit Zubehör ausgestattet werden. Dell EMC übernimmt in seinem Fulfillment-Center auch den Aufbau kompletter Server-Racks. Nach der Auslieferung muss der Kunde das Rack nur noch bei sich im Serverraum aufstellen und Strom- und Netzwerkkabel anschließen. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Kunde nur Hardware von Dell EMC oder auch Produkte anderer Hersteller verwenden möchte.

Sicherheit wird groß geschrieben

Die Menschen, die im Fulfillment-Center in Tilburg arbeiten, kommen täglich mit hochwertigen Produkten und sensiblen Informationen auf Datenträgern und Anwendungen in Kontakt. Aus diesem Grund wird in dem Logistikzentrum das Thema Sicherheit groß geschrieben. Das Fulfillment-Center von Dell EMC erfüllt daher verschiedene ISO-Zertifizierungen, aber auch den Sicherheitsstandard TAPA A. Das bedeutet unter anderem, dass Besucher mindestens 24 Stunden im Voraus angemeldet sein müssen, überall Überwachungskameras angebracht sind und sich jede Person beim Betreten ausweisen muss. Mitgebrachte Geräte müssen registriert werden, beim Verlassen erfolgt eine Kontrolle per Handscanner.

Da neben Diebstahl auch die potenzielle Gefahr von Sabotage und Betriebsspionage besteht, ist es während des gesamten Abfertigungsprozesses der Bestellungen für die Mitarbeiter nicht ersichtlich, für wen die Systeme gedacht sind. Alles was sie sehen, sind Seriennummern und Bestellnummern - aber keine Namen oder Adressen von Kunden.

Bei dem betriebenen Aufwand lohnt sich der Service natürlich nicht unbedingt für den Kleinbetrieb um die Ecke. "Zielgruppe sind insbesondere globale Konzerne, die von Dells weltweiten Footprint profitieren", erklärt Dell-EMC-Manager Reboud. Das Angebot könne sich aber möglicherweise bereits bei 2000 Devices rentieren - etwa bei einer Strategieberatung, wo der Ausfall eines Rechners bereits nach kurzer Zeit enorme Kosten verursacht. Für kleinere Firmen habe Dell EMC mit ProSupport und ProDeploy jedoch angepasste Lösungen im Portfolio, so Reboud.