WENN EXPERTEN über die IT im Mittelstand sprechen, weisen sie gern darauf hin, dass es „die“ typische Mittelstands- IT ja gar nicht gibt. Und sie tun es mit Recht: Zu unterschiedlich sind die Anforderungen je nach Branche und Unternehmensstruktur. Dennoch lassen sich allgemeingültige Denkanstöße und Empfehlungen formulieren, die das Aufspüren von unnötigen Kostentreibern und die Suche nach der preisgünstigsten Infrastruktur erleichtern.
„Sparpotenziale kann man immer dann ausschöpfen, wenn eine Standardisierung möglich ist“, nennt beispielsweise Winfried Materna eine Grundvoraussetzung. Für den Geschäftsführer des gleichnamigen IT-Unternehmens und Präsidenten der IHK in Dortmund erlaubt erst die Standardisierung der Produkte - unabhängig ob Hard- oder Software - einen echten Preisvergleich. Jegliche Individuallösung entzieht sich dagegen einer schnellen Überprüfung der tatsächlichen Aufwände und birgt die Gefahr hoher Folgekosten.
Standards führen allerdings nicht zwangsläufig zur finanziell günstigsten Lösung, wie die Erfahrungen mit dem Standard-PC auf Basis von Windows- Betriebssystem und Intel-Prozessor zeigen. Versteckte Kosten wie Verluste durch Systemausfall, Selbstadministration der User oder Kollegen„hilfe“ sorgen dafür, dass die realen Betriebsausgaben
Heterogene Systeme sind teuer
den Kaufpreis um ein Vielfaches übertreffen. Dem kann man jedoch schon mit einfachen, zumeist organisatorischen Maßnahmen entgegenwirken. Zu nennen ist an erster Stelle die Reduktion der Heterogenität. Wenn Hardware-Ausstattung, Treiber-Bibliothek und Software- Releasestände für alle Systeme identisch sind, sinkt der Aufwand für die Suche nach Fehlerquellen und die Systemverwaltung. Beispielsweise erleichtert die einheitliche PC-Konfiguration den Einsatz von Tools zur automatischen Erledigung von Aufgaben wie Datensicherung oder Softwareinstallation. Das Pendant zur Vereinheitlichung der PC-Landschaft lautet im Server-Umfeld „konsolidieren und zentralisieren“. Auch hier gilt die Formel: weniger Server = weniger zu verwaltende Systeme = weniger Administrationskosten. Diese Argumentationskette trifft auch auf spezialisierte Speichersysteme zu, die zentral die wichtigen Daten vorhalten und bedeutende Verwaltungsaufgaben wie Datensicherung vereinfachen. Die Betriebseffizienz einer solchen Infrastruktur lässt sich zusätzlich erhöhen durch den Einsatz von Software zum Speicherressourcen-Management, die nicht geschäftsrelevante Daten (Musik) wie Mp3- Files, Wav-Files, aber auch redundante oder über einen langen Zeitraum nicht mehr nachgefragte Dateien aussortiert und hierdurch so manchen Plattenkauf erübrigt.
Als preiswerte Alternative zu PC und Windows- oder Unix-Server werden auch Thin Clients oder das Betriebsystem Linux hoch gehandelt. Schließlich brauchen die wenigsten Anwender im Büro tatsächlich einen hochgerüsteten PC als Arbeitsplatzsystem, und die einfachere Verwaltung spricht erst einmal für die „schlanken“ Arbeitsplatzsysteme. Der Einsatz ist aufgrund von Treiberproblemen für Peripheriegeräte aber nicht immer einfach. Des Weiteren verhindern die Microsoft-Lizenzbedingungen, dass sich gegenüber normalen PC-Anwendungen die Softwarekosten pro Arbeitsplatz nennenswert reduzieren - wenn man in der Microsoft-Programm- Welt bleibt.
Das freie Softwaresystem Linux hilft dagegen tatsächlich, Lizenzkosten zu sparen. Das belegen Untersuchungen aus den USA. Dort hat beispielsweise die Robert Francis Group bei den Betriebskosten inklusive Administration gegenüber Windows-Betriebssystemen im Server-Betrieb einen Preisvorteil mit dem Faktor 2,7 errechnet. Im Vergleich zu herstellerspezifischen Unix-Versionen sollen die Einsparungen sogar noch höher ausfallen.
Allerdings müssen beim Einsatz des Open-Source-Betriebssystems die Rahmenbedingungen stimmen, wie das Beispiel der Firma Böhm zeigt. Der Hersteller von Kunststoffverschlüssen für die Kosmetik- und Pharmaindustrie aus Tettau galt noch vor zwei Jahren als einer der Linux-Pioniere. In Heller und Pfennig konnte man die Einsparungen gegenüber Windows NT vorrechnen: Knapp 50 Euro versus 6000 Euro bei der Betriebssystemsoftware entsprechen einer Kostenerparnis von 99 Prozent.
Mittlerweile wurde die zum damaligen Zeitpunkt „betriebsorganisatorisch und wirtschaftlich beste Lösung“ jedoch durch eine Windows-basierende Standardlösung ersetzt. Als Grund führt Betriebsleiter Michael Neubauer an, dass durch den Weggang des bisherigen internen DV-Betreuers die Administration nicht mehr sichergestellt war.
Die Geschäftsleitung bei Böhm ist überzeugt, dass eine Firma mit rund 70 Mitarbeitern keinen eigenen DV-Bereich braucht, wenn Standardlösungen im Softwarebereich eingesetzt werden. „Ein Mittelständler sollte sich erst dann intensiv mit IT beschäftigen, wenn größere Umstrukturierungen oder eine neue Generation von Hard- und Software verfügbar ist. In der Regel wird dies in Zeiträumen von vier bis zehn Jahren geschehen“, meint Neubauer. Und für externe IT-Betreuung im Hardwarebereich sprechen die deutlich niedrigeren Kosten im Vergleich zu einem eigenen DV-Bereich.
Unabhängig von der Einrichtung einer eigenen DV-Abteilung minimiert internes Know-how aber die Abhängigkeit von externen Dienstleistern, erklärt Unternehmer Hans-Georg Hoffmann. Dies gilt umso mehr, wenn Firmen wie Hoffmanns Oberhausener Eisengroßhandel Lohmar & Meller die IT ausschließlich für Standardaufgaben nutzen.
Doch wenn die vorhandenen IT-Abläufe weiter optimiert oder die Kosten gesenkt werden, führt für Mittelständler selten ein Weg an externer Unterstützung vorbei. Denn „der ,IT-Beauftragte nebenbei‘ funktioniert in der Regel nicht“. Denkbar sei auch eine Kombination aus eigenen IT-Mitarbeitern und externer Hilfe für die unterschiedlichen Anforderungen. Mitunter können auch ASP- oder Outsourcing-Anbieter Abhilfe schaffen. Dies bedürfe aber einer gründlichen Planung und Analyse.
Allerdings garantiert der Einkauf von IT-Leistungen allein noch keine Kostenreduktion gegenüber einer selbstbetriebenen DV. Beispielsweise besteht nach einer Studie der Universität Bayreuth für mittelständische Firmen aus dem Bau-, Keramik- und Glasgewerbe in dieser Hinsicht kaum die Notwendigkeit, IT auszulagern, da sie ihre DV sehr effizient betreiben und über großes IT-Wissen verfügen. Der Wirtschaftsinformatiker Armin Heinzl, an dessen Lehrstuhl die Untersuchung erstellt wurde, gab gegenüber dem CWfokus- Mittelstand-Schwesterblatt CIO deshalb seinen Eindruck wieder, dass die IT umso effizienter ist, je weniger Mitarbeiter dafür zuständig seien. Bei allen Sparanstrengungen dürfe nicht außer Acht gelassen werden, dass mit Prozessoptimierung in der Regel mehr Geld gespart werden kann als beim Einkauf von Hard- und Software. (uk)
* Achim Born ist freier Journalist in Köln.