Wer die IT-Infrastruktur eines Unternehmens auf einen Schlag komplett umkrempelt, muss mindestens Mut haben, ein gerüttelt Maß an Selbstbewusstsein zudem - und ein klares Konzept.
Das hatten Stockmann und seine IT-Mitstreiter in der Tat. Zudem half ein bisschen Druck von außen, die Entscheidung zum Sprung ins kalte Wasser zu wagen und gleich mit sieben Teilprojekten die gesamte IT-Landschaft von MLP auf eine völlig neue Basis zu stellen.
Zum einen war der Finanzdienstleister mit Sitz in Heidelberg in den 90er Jahren erheblich gewachsen und hatte die Zahl seiner Geschäftsstellen von rund 50 auf europaweit 330 zum Umstellungstermin 2003 fast versiebenfacht. Die Geschäftsstellen operierten mehr oder weniger als IT-Inseln vor sich hin. Software-Management war da ein Kapitel für sich - und ein schwieriges zumal. Die Datensicherung am Abend übernahmen Mitarbeiter, die zur späten Stunde Bandlaufwerke anwarfen. Da konnte schon mal was danebengehen. Eine zentrale Datenkonsolidierung im Stammhaus in Heidelberg und die Rückspielung auf die Server in den Geschäftsstellen war alles, nur nicht - Neudeutsch - realtime.
Zum anderen sah sich Stockmanns Team vor zwei Jahren mit einer grundsätzlichen Entscheidung konfrontiert: Wartungsverträge für Software liefen aus, ebenso Leasingabkommen für Hunderte von Servern in der Zentrale und in den Geschäftsstellen überall in Deutschland. "Wir hätten diese Kontrakte natürlich auch verlängern können", sagt Stockmann. An der völlig disparaten Situation unterschiedlicher Softwareprodukte und Release-Stände im deutschlandweiten Filialnetz hätte das allerdings nichts geändert. Ein proprietäres System des Herstellers Brokat hätte weiter mit hohem Aufwand unterhalten und gewartet werden müssen. Wahrscheinlich wäre das alte Antragsbearbeitungssystem der MLP Versicherung AG ebenfalls nicht entscheidend geändert worden. Und auch die Eigenentwicklungen im Geschäftsbereich MLP Lebensversicherung wären vermutlich nicht so schnell auf ein Standardsystem des Münchner Software- und Systemhauses FJH überführt worden. Die nächste Chance, auslaufende Verträge zum Anlass rigoroser Veränderungen zu nutzen, wäre je nach Kontraktbedingungen in drei bis fünf Jahren gekommen, sagt Stockmann.
Dann also doch lieber eine zweimonatige Analyse des Status quo der konzernweiten MLP-IT-Landschaft und gemeinsam mit Hewlett-Packard, dem wichtigsten IT-Partner von MLP, eine Machbarkeitsstudie für ein Konzept quasi auf der grünen Wiese gefertigt - und dann der Sprung am 1. August 2002. Gelandet sind Stockmann und sein Team am 31. Oktober 2003. Und sie haben weich aufgesetzt.
In diesen eineinviertel Jahren fügten 120 IT-Mitarbeiter von MLP sowie eine Kernmannschaft aus 150 externen Fachkräften der Partner Hewlett-Packard (HP), Fiducia, dwp Bank, Syngenio, Novell, SHE, die FJH AG, ID Software, Kühn & Weyh, Deutsche Telekom und WT-Systems sieben Einzelprojekte zu einer neuen IT-Infrastruktur zusammen.
In den Geschäftsstellen benutzten die MLP-Berater bei ihren Gesprächen mit Kunden Consulting- und Kunden-Management-Systeme, die nicht nur auf einer betagten Technologie fußten (die Programmierumgebung hieß "ZIM" , wobei es sich um eine prozedurale 3GL-Umgebung handelt.), sondern bei denen es sich auch um lokal installierte Lösungen handelte, die von einigen Insellösungen ergänzt wurden. Die Datenhaltung wurde dezentral geregelt.
Unter dem Teilprojektleiter Klaus Strumberger entwickelte MLP ein zentrales, online verfügbares Kunden-Management-System ("Brokerpilot") auf Basis von J2EE und einem "Struts"-Framework, also einer Softwareplattform für die Entwicklung von Java-basierenden Web-Applikationen. Auf der Brokerpilot-Oberfläche können die Benutzer wie im Web navigieren. Stockmann sagt,man habe hier gemeinsam mit Syngenio eine Lösung entwickelt. Zudem nutzt der Finanzdienstleister jetzt auch EAI-Tools z.B. SAP-XI. Es dient zur Optimierung der Schnittstellenprogrammierung und zum leichteren Mapping von Daten, also von Datenabgleichen, die recht arbeits- und zeitintensiv sind.
Grundstock für Redesign
Mit dem Teilprojekt Brokerpilot legte MLP den Grundstock für das Redesign der IT-Infrastruktur aller Geschäftsstellen und bereitete so Kosteneinsparungen vor. Verbunden hiermit war auch die Grundsteinlegung für ein Portal, das den Beratern von MLP dienen sollte. Außerdem schufen Stockmann und die weiteren Beteiligten die technischen Voraussetzungen, um das Unternehmen über Deutschlands Grenzen hinaus erweitern zu können.
• Einsparung gegenüber Vorjahr insgesamt: rund zwölf Millionen Euro; • zentrale Datenhaltung ermöglicht Datenbereitstellung in Echtzeit; • dadurch erhebliche Zeitersparnis bei den Geschäfts- und Betriebsprozessen; • Produktivitätssteigerung in den MLP-Geschäftszweigen Bank, Lebensversicherung und Versicherung; • flexible und kosteneffizientere IT-Infrastruktur; • VPN-Technik ermöglicht leichte Einrichtung neuer Standorte und den Aufbau "virtueller" Geschäftsstellen (an verschiedenen Standorten agierende Mitarbeiter einer Organisationseinheit). |
Der Ansatz, die MLP-Geschäftsstellen dezentral arbeiten zu lassen, trieb in der Vergangenheit die Kosten und den Aufwand schon allein für die Hardwareausstattung empor. In zirka 330 Geschäftsstellen an rund 180 Orten Deutschlands, Österreichs und der Schweiz waren 320 Server installiert. Ferner unterhielt MLP etwa 200 Standleitungen, um die Niederlassungen mit der Zentrale via WAN kommunizieren zu lassen.
Das auf den Geschäftsstellen-Servern laufende Betriebssystem Novell Netware 4.11 in Verbindung mit dem Domino Server 4.65 stand vor dem Aus, weil diese Produkte nicht mehr gewartet wurden. Zu dem mühsamen Datentransfer vom und zum Stammhaus gesellte sich noch das Problem dezentraler Datenbestände (E-Mail-, Office-Daten etc. von Anwendern).
Hier setzten Stockmann und seine interne IT-Crew mit der Teilprojektleiterin Eleonore Berberich den tiefsten Schnitt: 330 Geschäftsstellen wurden informationstechnisch in 180 Standorte in Deutschland, Österreich und Schweiz zusammengefasst. 140 dieser Lokationen unterhalten den Betrieb heute mit nur einem Server, 40 vor Ort ganz ohne. En passant richtete MLP eine flächendeckende Linux-Installation auf den Servern ein.
Die Zahl der Standleitungen wurde auf 165 reduziert, zehn Außenstellen docken via DSL an die Zentrale in Heidelberg an, 20 per Virtual Private Network (VPN). Über VPN auch realisiert MLP heute Roaming- und Remote-Access-Verfahren, so dass Mitarbeiter von einem beliebigen Ort aus via Internet auf das Firmennetz zuzugreifen vermögen. Ebenso können MLP-Angestellte an verschiedenen Standorten arbeiten und trotzdem als eine "virtuelle Geschäftsstelle" und als eine Organisationseinheit fungieren.
Mit dieser Rezentralisierung und Vereinheitlichung der Hard- und Softwarelandschaft in den Niederlassungen erzielt MLP die höchsten Einsparungen. Durchschnittlich sanken die IT-Ausgaben in den Geschäftsstellen um rund 15 Prozent.
Mit der Renovierung der Geschäftsstellen-IT ging eine konzernweite Standardisierung der Arbeitsplätze einher. Alle Clients laufen heute unter Windows XP, Office XP und Notes 6.
Im Zuge des Redesigns der MLP-IT-Infrastruktur entschieden sich Stockmann und seine Crew auch für ein Großreinemachen bei den IT-Systemen der MLP Bank AG. Sie ist eine von vier Aktiengesellschaften und einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung unterhalb der MLP AG. Teilprojektleiter war hier Carsten Soßna.
Die Systeme der MLP Bank wurden früher von verschiedenen Outsourcing-Partnern betrieben. Das hatte zur Folge, dass sich die IT-Verantwortlichen von MLP mit sehr heterogenen Dienstleistungsstrukturen konfrontiert sahen. Wenig synergieträchtig wirkte sich auch aus, dass es zwischen den verschiedenen Dienstleistern keine direkte Abstimmung über Systemschnittstellen gab, weswegen MLP hier einen hohen eigenen Integrationsaufwand betreiben musste.
Mit dem Wechsel der Outsourcing-Partner und der Migration aller Banksysteme auf die der Verbundpartner der dwp Bank und der Fiducia IT AG, die über bewährte und standardisierte Schnittstellen verfügte, entschlackte sich die IT-Landschaft bei MLP entscheidend, reduzierten sich ferner der Schnittstellenaufwand und die Forderungen an Wartung und Pflege. Sämtliche Integrationsanstrengungen verlagerten sich auf die Partner. Die jährlichen IT-Betriebskosten der MLP Bank AG konnten durch den Wechsel der Outsourcing-Partner und die Migration der Banksysteme insgesamt um etwa 20 bis 30 Prozent verringert werden.
Komplett erneuert
Auch das bei MLP unter der Bezeichnung "Financepilot" (Fipi) firmierende Internet-Portal wurde architektonisch komplett erneuert. Es erlaubt nicht nur klassische Bankgeschäfts- und Wertpapiertransaktionen. Vielmehr verschafft die Anwendung eine komplette Übersicht über alle Bank- und Versicherungsprodukte, die ein MLP-Kunde unterhält.
Der Finanzdienstleister betrieb Fipi früher auf Brokat-Systemen. Das proprietäre System stellte hohe Anforderungen an den Client in Bezug auf die Eigenschaften des Browsers. Dieser sollte HTML, Java-Applets und Javascripts unterstützen. Entsprechend oft musste bei MLP-Mitarbeitern Support wegen Fragen der Browser-Kompatibilität geleistet werden. Auch diese Dienste erbrachten mehrere Partner. Nachteilig war auch, dass das E-Banking-System des Financepilot nur mit so genannten Schattenbeständen arbeitete. Das heißt, Umsätze, Saldi und Disponierungen waren nicht tagesaktuell, sondern hatten wegen des früher üblichen Batch-Betriebs einen Tag Zeitverzug.
Alles wird unterstützt
Fipi wurde - wie der Brokerpilot - auf eine J2EE/Struts-Plattform überführt, die ebenfalls der Outsourcing-Dienstleister Fiducia IT AG betreibt. Die Entwicklung ist jetzt unabhängig von Clients und Applikations-Servern. Alle gängigen Browser und Betriebssysteme werden heute unterstützt.
Unter der Ägide von Frank Deutsch, wurde überdies die Einführung eines neuen Antragsbearbeitungssystems bei der MLP Versicherung AG in Angriff genommen. Große Teile der Anwendungsentwicklung lagerte das Unternehmen dabei aus. Die Partner entwarfen unter anderem ein Dokumentengenerierungs-Werkzeug ("M/Text"), das Online-Dokumente erzeugt. Außerdem wurde ein Archivsystem an das Antragsbearbeitungssystem angebunden. Dieses speist Online-Dokumente elektronisch ein und indiziert sie auch gleich.
Im Ergebnis lassen sich Versicherungsanträge jetzt online mit zeitgemäßen HTML-Oberflächen erstellen. Alle Anträge werden elektronisch und mit automatischer Policierung an das Bestandsverwaltungssystem weitergereicht. Die Authentifizierung geschieht applikationsübergreifend (Single-Sign-on), Online-Dokumente liegen im Portable Document Format (PDF) vor und können im Archivsystem recherchiert werden. Die Datenübertragung an externe Systeme geschieht jeweils wieder über die XML-Schnittstelle.
Die Zeitersparnis durch das neue Antragsbearbeitungssystem beträgt - so Stockmann - bei der Angebotserstellung rund 50 Prozent, bei der Dokumentenerstellung sogar zirka 80 Prozent.
Enorme Kosteneinsparungen
Last, but not least migrierte MLP im Zuge des Redesigns seiner kompletten IT auch noch ein selbst entwickeltes Bestandssysteme auf die "VWS"-Standard-lösung von FJH. Die Zahl der Bestandsverwaltungssysteme wurde dabei von fünf auf heute zwei reduziert. Dadurch konnten mehrfach vorhandene Schnittstellen zu diversen Systemen auf eine einzige vermindert werden.
Die neun Millionen Euro Kosten des laut Stockmann größten IT-Projekts in der Unternehmensgeschichte werden durch erhebliche Einsparungen bereits nach einem Jahr wieder hereinkommen. Denn insgesamt entlastete das Redesign der IT-Infrastruktur die Konzernbilanz von MLP allein im ersten Halbjahr 2004 gegenüber dem Vergleichszeitraum des Vorjahres um über 5,8 Millionen Euro IT- und Kommunikationsausgaben.