Finanzprognosen und -planungen werden heute nicht mehr nur zu festen Zeitpunkten abgefragt, sondern kontinuierlich von der Geschäftsführung eingefordert. Mithilfe von Continuous Accounting sind Finanztabteilungen in der Lage, diesen Forderungen nachzukommen und die Informationen zum Finanzabschluss tagesaktuell zur Verfügung zu stellen.
Prozesse und Aktivitäten, die in der Finanzbuchhaltung bis zum Finanzabschluss getätigt werden, sind zum Teil schon seit mehreren Jahrzehnten etabliert. Diese klassischen Record-to-Report-Prozesse ermöglichen zum Periodenende den Report zum Finanzabschluss.
Continuous Accounting erlaubt es, Informationen zum Finanzabschluss tagesaktuell zur Verfügung zu stellen. Foto: Tashatuvango - shutterstock.com
Dabei werden die Informationen aus Bankkonten, Haupt- und Nebenbuchhaltung und weitere Daten aus ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) aufbereitet, analysiert und darauf basierend der Report erstellt. Diese klassischen Record-to-Report-Prozesse nehmen mehrere Tage in Anspruch und führen beim Finanzabschluss dazu, dass Mitarbeiter im Finanzwesen zum Monatsende ein hohes Arbeitspensum zu bewältigen haben, da punktuelle Peaks entstehen. Eine Folge davon sind risikobehaftete manuelle Prozesse, die auch bei agilen und modernen Unternehmensorganisationen vorkommen.
Kampf der ERP-Titanen
Marktanteile SAP sichert sich unter den Top-Anbietern den größten Marktanteil. Allerdings verlieren die drei Führenden ein paar Prozentpunkte. Der große Gewinner im Vergleich zur vorangegangenen Umfrage ist Infor.
Auf der Shortlist Die hohen Marktanteile spiegeln sich auch in den Shortlists wider. SAP taucht hier am häufigsten auf ...
Auswahl gewonnen ... und in der Folge gewinnt SAP auch am häufigsten die Projekte, in denen es die Walldorfer in die engere Auswahl schaffen.
Einführungsdauer Im Vergleich zur vorangegangenen Umfrage brauchen die Anwender länger, um ein neues ERP-System einzuführen. Am längsten dauert es mit Microsoft Dynamics - über zwei Jahre. 2014 schnitt der US-Konzern mit 12,5 Monaten noch am besten ab.
Verzögerungsgründe Nachträgliche Projekterweiterungen sowie Probleme mit Technik, Daten und der Organisation sind die häufigste Ursachen dafür, dass Unternehmen ihre Zeitbudgets für die ERP-Einführung überschreiten.
Return on Invest (RoI) Meist dauert es Jahre, bis sich ein neues ERP-System aus Perspektive der Anwenderunternehmen bezahlt macht.
Projektkosten Oracle-Projekte kommen die Unternehmen am teuersten. In den meisten Projekten reicht das Geld nicht. Ausnahme Infor: Hier liegen die tatsächlichen Kosten für die ERP-Einführung im Durchschnitt niedriger als ursprünglich geplant.
ERP-Vorteile Über ein Drittel der Unternehmen hat es im Zuge der ERP-Einführung geschafft, die Verfügbarkeit von Informationen zu verbessern. Auch die interne Zusammenarbeit und Integration wollen die Unternehmen mit einem neuen ERP-System effizienter machen.
Ziele erreicht? Insgesamt scheinen die selbstgesteckten ERP-Ziele schwer zu erreichen. Gerade einmal jeder fünfte SAP- und Microsoft-Kunde schafft mehr als 50 Propzent Zielerreichungsgrad. Oracle mit 14 Prozent und Infor mit elf Prozent schneiden noch deutlich schlechter ab.
Funktionalität Die meisten ERP-Funktionen bleiben ungenutzt. Ein Viertel bis die Hälfte der Anwenderunternehmen gaben an, höchstens 40 Prozent der mit dem ERP-System gelieferten Funktionalität auch zu nutzen.
Projektvorgehen Der Umstieg in Phasen bleibt das präferierte Umstiegsmodell für die meisten ERP-Anwender.
Customizing Das Customizing - eine der Hauptursachen für komplexe Anwendungslandschaften - nimmt ab. Gerade im SAP-Umfeld geben sich immer mehr Anwender mit den im Standard gebotenen Funktionen zufrieden.
Umstieg mit Unterbrechung Die meisten ERP-Einführungen sind nach wie vor mit einer Unterbrechung des operativen Betriebs verbunden.
Unterbrechungsdauer Und diese Unterbrechungen können dauern - teilweise sogar bis zu einem halben Jahr.
ERP aus der Cloud Das Cloud-Modell will im ERP-Umfeld nicht so richtig in Schwng kommen. SAP kann zwar etwas zulegen, aber bei Microsoft und Oracle stagniert der Cloud-Anteil im Vergleich zur Umfrage vor zwei Jahren.
Kostenvorteile in der Cloud Die zögerliche Cloud-Adaption mag auch daran liegen, dass die Kostenersparnisse aus Anwendersicht nur bei 40 Prozent und weniger liegen.
Zusammenfassung ERP-Projekte dauern lange, kosten viel Geld und überschreiten in aller Regel Zeit- und Kosten-Budgets. Daran scheint sich wenig zu ändern, wie auch die aktuelle Umfrage wieder einmal gezeigt hat.
Durch die zunehmende Komplexität und Geschwindigkeit, mit der Unternehmen heute agieren, wächst auch auf die Finanzabteilungen der Druck, das Tempo zu erhöhen. Finanzprognosen und -planungen werden nicht mehr nur zu festen Zeitpunkten abgefragt, sondern kontinuierlich von der Geschäftsführung eingefordert - mit dem Ziel, Business-Entscheidungen auf der Basis von Echtzeitinformationen zu tätigen. Um dies sicherzustellen, müssen die Informationen zum Finanzabschluss tagesaktuell erstellt werden können. Eine neue Methode, dies zu ermöglichen, ist "Continuous Accounting".
Record-to-Report-Prozess Foto: BlackLine
Was ist Continuous Accounting und welche Möglichkeiten ergeben sich dadurch für die Finanzabteilungen in Unternehmen?
Continuous Accounting transformiert die Aufgaben im Finanz- und Rechnungswesen, die beim Finanzabschluss (Financial Close) und damit periodisch zum Monats-, Quartals-, Halbjahres-, oder Jahresende anfallen, von einer punktuellen Belastung hin zu einem fortlaufenden Prozess. Dies wird möglich durch kontinuierliche Abstimmungen, Analysen und Kontrollen. Hierfür müssen die Daten und Informationen nicht punktuell gesammelt, geprüft und analysiert werden, sondern kontinuierlich in Echtzeit.
Größte Herausforderung dabei ist die Überführung der Daten vom ERP-Tool in das Corporate Performance Management (CPM), das Enterprise Performance Management (EPM) oder in die Business Intelligence Solution (BI). ERP-Systeme sind zwar längst ein integraler Bestandteil vieler Finanzorganisationen, sie sind aber nicht dafür ausgelegt, die Arbeiten für den Finanzabschluss komplett bis ins letzte Detail zu steuern. Viele Unternehmen behelfen sich daher nach wie vor mit Spreadsheets. Ein Ansatz mit automatisierten Prozessen spart hingegen Zeit und liefert verlässliche Datenqualität.
Continuous Accounting Foto: BlackLine
Welche Vorteile bietet die Methodik des Continuous Accounting?
Wenn die nötigen Voraussetzungen geschaffen sind, kann durch eine konsequente Automation der Finanzprozesse wie zum Beispiel der Kontenabstimmung, Erklärung, Bestätigung und Abweichungsanalyse sowie des Transaktionsabgleichs der Finanzbereich den Rhythmus seiner Tätigkeiten selbst vorgeben. Entscheider und Mitarbeiter können damit alle Vorgänge kontinuierlich und in Echtzeit überprüfen. CFOs können nicht nur die Abläufe und Ressourcen planen, sondern Business-Entscheidungen auf Basis tagesaktueller Finanzdaten treffen. (haf)