Marktdaten belegen, dass der deutsche Mittelstand vergleichsweise wenig IT-Dienste von externen Service-Providern bezieht. Laut Angaben des Instituts für Mittelstandsforschung (IFM) aus Bonn trugen Firmen mit zehn bis 499 Mitarbeitern knapp 50 Prozent zur Wertschöpfung aller Unternehmen in Deutschland bei. Dagegen stammen nur 30 Prozent der gesamten in Deutschland erbrachten Outsourcing-Umsätze von mittelständischen Auftraggebern, das ergab eine Erhebung des Marktforschungshauses Pierre Audoin Consultants (PAC) aus München. "Angesichts einer mittelständisch geprägten deutschen Wirtschaft ist das wenig", schrieben die PAC-Experten in ihrer Analyse.
Die Diskussionsrunde auf der Systems 2003 von rechts nach links: Thomas Gebhardt, CIO und Geschäftsführer Application Hosting, TDS AG, Neckarsulm; Niels Fischer, Mitglied der Geschäftskeitung, Schickler Beratungsgruppe aus Hamburg; Bernd Finkenzeller, Leiter Controlling und DV bei Leebfolien, Memmingen; Gerald Münzl, Leiter Marketing Strategic Outsourcing bei der IBM Deutschland GmbH. Foto: uk
Bekanntermaßen ist Deutschland im Vergleich zu angelsächsischen und skandinavischen Ländern allgemein kein Outsourcing-Eldorado, doch der Mittelstand tut sich offenbar besonders schwer mit der Auslagerung. "Deutsche Anwender sind konservativer als ihre Kollegen in anderen Ländern", meinte Thomas Gebhardt, CIO und Geschäftsführer Application Hosting beim IT-Dienstleister TDS AG aus Neckarsulm. "Vielfach herrscht in den Unternehmen die Sorge vor, dass Outsourcing mit Stellenabbau einhergehe." Niels Fischer, Mitglied der Geschäftsleitung bei der Schickler Beratungsgruppe aus Hamburg, hält die zögerliche Haltung für einen Fehler: "Der Mittelstand nutzt die sich ihm bietenden Chancen noch nicht ausreichend. Er verharrt auch in schwierigen Zeiten in seinen Strukturen."
Der Grund für das geringe Interesse liegt oftmals in der hierarchischen Organisation, denn derart weit reichende Entscheidungen werden in der Regel auf Geschäftsführungsebene gefällt, doch IT-Themen stehen selten auf der Tagesordnung der Unternehmenslenker. Das bestätigte auch Bernd Finkenzeller, Leiter Controlling und DV bei Leebfolien, Memmingen, einem mittelständischen Hersteller von flexiblen Verpackungen mit rund 180 Mitarbeitern: "Unsere Geschäftsleitung beschäftigt sich gar nicht mit IT."
Selektive Auslagerung bevorzugt
Dennoch hat Leebfolien seine SAP-Systeme an Freudenberg IT, Weinheim, ausgelagert. Auch dazu benötigte es aber einen besonderen Anlass. "Nachdem sich unser ehemaliger IT-Leiter eine neue Position gesucht hatte, trat die Geschäftsleitung an mich mit dem Vorschlag heran, Controlling und die DV zusammenzulegen", erläuterte Finkenzeller, der damals nur die Controlling-Abteilung leitete. "Dazu war ich bereit, stellte jedoch die Bedingung, die SAP-Basis-Betreuung von einem externen Dienstleister vornehmen zu lassen."
Das Vorgehen ist exemplarisch für den Mittelstand. Komplett-Outsourcing-Vorhaben sind selten, bevorzugt nachgefragt werden selektive Auslagerungsdienste. "Mittlerweile beobachten wir auch, dass viele Mittelständler Teile ihrer IT auslagern", bestätigt Gerald Münzl, Leiter Marketing Strategic Outsourcing bei der IBM Deutschland GmbH. "Das betrifft vornehmlich die Commodity-Aufgaben, also etwa den SAP-Betrieb, wogegen die Applikationsentwicklung und -modifikation im Hause bleibt."
Obwohl die Projekte viel kleiner sind als bei den Konzeren, versprechen die Anbieter Kostenvorteile, selbst wenn sie auf eine gut aufgestellte IT-Abteilung treffen. "Beim Mittelstand sind die IT-Dienstleister immer in der Lage, Kosteneinsparungen zu erzielen", gab sich Gebhardt zuversichtlich. "Die Anbieter können Skaleneffekte nutzen und mehr Mitarbeiter und Systeme einbringen. Diese Möglichkeiten haben die Mittelständler nicht."
Einsparung schwer zu beziffern
In der Praxis sind diese Versprechen allerdings oftmals schwer zu erfüllen oder der Erfolg lässt sich nicht eindeutig nachweisen. "Wir haben keinen Unterschied zwischen den IT-Kosten im Eigenbetrieb und im Outsourcing festgestellt", dämpfte Finkenzeller die Hoffnung auf große Spareffekte. "Allerdings hinkt der Vergleich ein wenig, denn in einer reinen Kostenbetrachtung fließt nicht ein, dass wir heute eine bessere IT-Verfügbarkeit, mehr Freiräume für andere Tätigkeiten und weniger IT-bedingte Probleme haben. Das alles ist finanziell schwer zu beziffern."
Über Erfolg oder Misserfolg eines Outsourcing-Projekts entscheidet oftmals die Partnerwahl. Leebfolien ist in dieser Hinsicht ein gebranntes Kind, denn Einsteinet, der erste Anbieter, für den sich das Haus entschieden hatte, meldete im Sommer 2003 Insolvenz an. Innerhalb von zehn Tagen musste Finkenzeller gemeinsam mit seinen Mitarbeitern einen neuen Partner finden und die Systeme migrieren. "Ich war erstaunt, wie schnell so etwas möglich ist. Außer Freudenberg IT gab es noch zwei weitere Anbieter, die bereit waren, diese Aufgabe kurzfristig für uns zu übernehmen", schildert Finkenzeller seine Erfahrung.
Das dürfte IT-Berater und -Anbieter überraschen, denn sie plädieren für ein ausführliche Vorbereitung, in der der eigene IT-Betrieb durchleuchtet und vor allem die Bedürfnisse der Anwender betrachtet werden sollten. Unbedingt sollte der künftige IT-Dienstleister die Branchen und das zentrale Aktionsfeld des Auftraggebers kennen. "Zufrieden sind die Kunden immer dann, wenn sie vom Outsourcing-Partner einen Innovationstransfer erhalten", sagte IBM-Mann Münzl. "Es geht ihnen nicht ausschließlich um das Managen der Infrastruktur, sondern auch um Ideen für das Kerngeschäft." Schickler-Manager Fischer fasste kurz und bündig zusammen: "Die zentrale Frage für die Anwender lautet: Versteht der Anbieter mein Geschäft oder nur seines?"
Schnelle Migration ist möglich
Finkenzeller musste diese Frage sehr schnell beantworten. "Rückblickend bin ich nicht unglücklich über die damalige Situation. Unter Zeitdruck kommt man schnell zum Punkt und findet schnell die richtigen Leute", so der Controller und IT-Leiter. Heute kümmern sich noch drei IT-Mitarbeiter einschließlich Finkenzeller um die Lebbfolien-IT, der Entschluss zum Outsourcing ist unumkehrbar. "Wir haben weder das Know-how noch die Räumlichkeiten und die dafür erforderliche Infrastruktur", winkte Finkenzeller auf die Frage nach einem möglichen Insourcing ab. "Ich möchte es auch nicht, denn ich kann mich wieder um Dinge kümmern, die unserem Unternehmen direkt messbaren Nutzen bringen, und muss mich nicht mit SAP-Patches beschäftigen."