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Dank des Pandemie-bedingten Remote-Work-Trends sehen sich viele Unternehmen mit einer Flut neuer, Cloud-basierter Anwendungen konfrontiert, die unternehmensweit genutzt werden. Diese kontinuierliche Zunahme von SaaS-Anwendungen in Unternehmen entwickelt sich vor allem für IT-Manager zur Herausforderung: Sie müssen nicht nur wissen, was bereitgestellt wird, sondern auch, ob die Anwendungen sicher sind, den Compliance-Regeln entsprechen und im Budget liegen.
Der Markt für Management-Tools und -Plattformen, die mit dem SaaS-Wildwuchs umgehen können, boomt parallel zur explosionsartigen Zunahme der SaaS-Anwendungen selbst: Laut Gartner setzen bis zum Jahr 2026 50 Prozent aller Unternehmen, die mehrere SaaS-Applikationen einsetzen, auf eine SaaS-Management-Lösung zur zentralisierten Nutzung und Verwaltung.
Experten zufolge sollten Unternehmen eine SaaS-Management-Software in Betracht ziehen, wenn:
sie einen Anstieg der Abonnementkosten feststellen;
mehrere Abteilungen beginnen, dieselbe Software zu kaufen;
die Sicherheitsverantwortlichen Bedenken äußern, ob die verwendeten Apps sicher und vorschriftsmäßig sind;
die Verwaltung von Softwareanschaffungen in einer Excel-Tabelle einem Albtraum gleichkommt.
SaaS Management: Wichtige Features
Kommt eine SaaS-Management-Lösung für Sie in Frage, sollten Sie wissen, welche Kern-Features an Bord sein sollten. Diese drei Hauptaufgaben sollte jedes Tool für das SaaS-Management beherrschen:
Anwendungen innerhalb der Infrastruktur eines Unternehmens automatisch erkennen;
administrative Funktionen wie On- und Offboarding managen und automatisieren;
eine zentrale Stelle für die Durchsetzung von Anwendungs- und Datenschutzrichtlinien innerhalb des SaaS-Portfolios bereitstellen.
Als zusätzliche Merkmale und Funktionen bieten einige Tools beispielsweise:
rollenbasierte Zugriffskontrollen;
die Möglichkeit, Softwarelizenzen zu dokumentieren, zu stornieren, zu übertragen und zu aktualisieren;
ein zentrales Berichtssystem für Führungskräfte oder Compliance-Audits;
die Möglichkeit für Administratoren, einen Katalog genehmigter Apps zu erstellen, die von Mitarbeitern heruntergeladen werden können;
die Überwachung der Akzeptanz und Nutzung von Apps durch Mitarbeiter;
die Vorhersage künftiger Anforderungen und/oder SaaS-App-Empfehlungsdienste, um App-Überschneidungen zu reduzieren und Ausgaben zu optimieren.
Viele Automatisierungsfunktionen beruhen auf Integrationen mit SaaS-Anbietern, daher sollten Sie sich diesbezüglich unbedingt vorab informieren.
SaaS-Management-Software: Die besten Lösungen
Da viele Anbieter eigenständige SaaS-Management-Software anbieten und auch traditionelle Software-Asset-Management (SAM)-Anbieter SaaS-Komponenten anbieten, sollte jedes Unternehmen ein Produkt zu finden, das seinen spezifischen Anforderungen entspricht. Die folgende Auflistung fokussiert auf reine Anbieter von SaaS-Management-Tools - nachfolgend finden Sie jedoch auch einige SAM-Optionen. Für welche Art von Anbieter Sie sich entscheiden, hängt letztlich davon ab, ob Ihr Unternehmen bereits ein SAM-Tool einsetzt oder ob Sie nach Tools suchen, die neben SaaS-Applikationen auch lokale Anwendungen verwalten können. Die folgenden, alphabetisch aufgelisteten Produkte haben wir auf der Grundlage unabhängiger Recherchen und Gespräche mit Analysten ausgewählt. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und soll eine erste Übersicht bieten.
Zu den Funktionen der BetterCloud-Plattform gehören:
App-Erkennung,
Dateisicherheit,
On- und Offboarding,
Least-Privilege Access,
Security Compliance,
Workflow-Automatisierung und
die zentralisierte Verwaltung mehrerer Instanzen gängiger SaaS-Anwendungen.
Das Unternehmen bietet Integrationen mit mehr als 60 verschiedenen Software-as-a-Service-Angeboten, darunter Google Workspace, Microsoft 365 und Okta.
Diese SaaS-Management-Plattform bietet diverse Organisations-, Automatisierungs- und Sicherheitsfunktionen, darunter:
SaaS-Verwaltung,
Anbieter-Management,
klassisches Software-Asset-Management,
IT Asset Management,
Anbieter- und Mitarbeiter-Workflows,
IT-Automatisierung,
Access Management,
Auditing sowie
Compliance Workflows.
G2 bietet einen Software-Marktplatz, auf dem Nutzer ihre Software und Dienstleistungen suchen, kaufen und verwalten können. Seit kurzem unterstützt G2 Track Unternehmen bei der Suche und Verwaltung der in ihrem Unternehmen verwendeten Anwendungen. Die Plattform ermöglicht es Unternehmen darüber hinaus:
Software und Ausgaben zu managen,
Nutzungstrends der Mitarbeiter für Mehrwerte zu tracken,
Verträge und Compliance-Vorschriften zu überprüfen sowie
Lizenz- und Budgettrends aufzuzeigen.
Diese Plattform nutzt Machine-Learning-Modelle, um "unkontrollierte" Apps zu entdecken und die Einhaltung von Richtlinien zu gewährleisten. Darüber hinaus gibt das SaaS-Management-Tool Empfehlungen zur Optimierung von App-Ausgaben und Prozessen. Productiv kann Nutzungsdaten zu mehr als 20.000 Apps liefern, einschließlich:
Ausgaben,
Lizenzierung,
Akzeptanzraten,
Sicherheit und
Funktionen.
Onboarding und Workflow-Automatisierung für SaaS-Anwendungen sind ebenfalls verfügbar.
Zu den Funktionen dieser Plattform gehören:
ein Abonnement-Kalender, um historische, aktuelle und künftige Ausgaben zu verfolgen,
ein zentralisiertes Dashboard für Anbieterdaten, Verträge und Rechnungen,
Warnmeldungen bezüglich anstehender Vertragsverlängerungen sowie
Sicherheitswarnungen bezüglich gefährdeter Anbieter und ehemaliger Mitarbeiter.
Stackshine bietet auch Services wie die Anbietersuche und Unterstützung bei Vertragsverhandlungen an. Zudem lassen sich Umfragen unter den Mitarbeitern durchführen, um die beliebtesten und unbeliebtesten Applikationen zu identifizieren.
Diese Plattform automatisiert:
die App-Erkennung,
die Ausgabenoptimierung,
den Betrieb und
die Compliance von SaaS-Anwendungen in einem Unternehmen.
Die Ausgabenüberwachung umfasst Anbieter- und Lizenzmanagement sowie Reportings über Rückbuchungen. Die Management-Plattform kann SaaS-bezogene Prozesse für den Lebenszyklus von Mitarbeitern automatisieren, enthält einen Anwendungskatalog und liefert Details zur Softwarenutzung. Torii umfasst außerdem automatische Risikoanalysen und Funktionen zur Zugriffskontrolle sowie Sicherheitswarnungen.
Das in Großbritannien ansässige Unternehmen Trelica automatisiert die SaaS-Erkennung, um:
Schatten-IT-Installationen zu identifizieren,
die Ausgaben für Anwendungen zu optimieren,
den IT-Betrieb zu automatisieren und
mit Endbenutzern in Kontakt zu treten.
Mit Hilfe von Engagement-Daten können Einsparungen durch ungenutzte Lizenzen ermittelt werden. Zu den weiteren Funktionen gehören die Automatisierung des Mitarbeiter-Onboardings, Sicherheits- und Zugriffsrisiken sowie die Möglichkeit, die Benutzerzufriedenheit zu messen. Integrationen mit zahlreichen Identity Providern, SSO-Anwendungen, Finanztools und Unternehmensapplikationen sind ebenfalls verfügbar.
Dieser Anbieter hat es sich zum Ziel gesetzt, den weltweiten Übergang zu SaaS zu vereinfachen, indem er Unternehmen bei der Übernahme und dem Betrieb ihres Software-Stacks über ein intelligentes Dashboard unterstützt. Zu den Funktionen der Zluri-Plattform gehören:
die intelligente Erkennung von Anwendungen,
Renewal Monitoring,
die Optimierung von Anwendungskosten,
Anbieter-Management,
die Automatisierung von On- und Offboarding,
Anwendungsnutzungsdaten sowie
Benachrichtigungen und Reports in Echtzeit.
Dieses System kann:
Anwendungen im gesamten Unternehmen aufspüren,
Ausgaben optimieren und Ineffizienzen aufdecken,
Vertragsverlängerungen und Ausgabenprognosen verwalten und
die Einhaltung von Richtlinien durch Governance-Prozesse sicherstellen.
Weitere Tools
Unternehmen, die sowohl lokale Anwendungen als auch SaaS-Applikationen verwalten möchten, sollten Angebote für Software Asset Management (SAM), IT Service Management (ITSM) oder IT Asset Management (ITAM) prüfen, von denen viele allmählich auch SaaS-Verwaltungsfunktionen anbieten. Zu den Anbietern in diesem Bereich gehören:
Wir haben auch andere Tools entdeckt, die zwar über eine oder zwei der drei wichtigsten SaaS-Verwaltungsfunktionen (Erkennung, Verwaltung und Sicherheit) verfügen, aber derzeit nicht als vollständiges SaaS-Verwaltungssystem gelten. Anbieter wie Airbase und Vendr bieten beispielsweise Funktionen für die Ausgabenverwaltung an - andere, etwa CoreView, Sonar Software und AvePoint, offerieren zwar SaaS-Verwaltungsfunktionen an, aber nur für bestimmte Produkte wie Microsoft 365 oder Salesforce. (fm)
Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel unserer US-Schwesterpublikation Computerworld.