Projektbeschreibung: Die PR-Abteilung von Campana & Schott suchte nach einer Möglichkeit, die Flut der Themen, die bei dem Beratungshaus PR-technisch anfallen, strukturierter bearbeiten zu können. Sämtliche Arbeitsprozesse sollten über das interne SharePoint-Portal CaeSar abgebildet werden. Von der ersten Idee für einen Artikel, über Auftragserteilung, Briefings und Review-Schleifen zwischen den fachlich Verantwortlichen und der PR-Abteilung bis hin zum Mail-Verkehr mit den Redaktionen und zur Veröffentlichung: Alle Schritte sollten nach Prozessen standardisiert über SharePoint ablaufen beziehungsweise dort zu jedem Artikel dokumentiert werden.
Urheber/Partner: Campana & Schott, Frankfurt am Main
Eingesetzte Technik: Microsoft Office SharePoint Server, Microsoft Office
Aufwand:
Anforderungsanalyse, Prozessdefinition und prototypische Realisierung;
Bereitstellung eines integrierten und automatisierten PR-Prozesses;
die Standard-Funktionalität von SharePoint hat die Abteilung innerhalb von rund zwei Monaten an die PR-Zwecke angepasst.
Nutzen und Ergebnis
Das neue System spart der PR-Abteilung Zeit und erlaubt einen strukturierten Überblick über alle geplanten Publikationen. Die PR kann sich durch einen standardisierten Prozess und IT-seitige Unterstützung auf das Wesentliche konzentrieren. Professionelle Dokumenten-Management-Funktionen (Ein- und Auschecken, Versionierung etc.) ermöglichen die zentrale Bearbeitung und Ablage von Dokumenten über das Portal. Das führt zu deutlicher E-Mail-Entlastung. Zudem macht es das parallele Bearbeiten ein und desselben Dokuments unmöglich. Sich überkreuzende Überarbeitungsstände, die mühsame Rekonstruktionen nach sich ziehen, sind von vorneherein ausgeschlossen.
Die Anzahl der parallel in Planung und Erstellung befindlichen Artikel ist erheblich gestiegen. Überblick über einen Produktionsstatus erhält die PR-Abteilung über Filterungen und spezielle Ansichten des Datenbestands, die auf den PR-Bedarf zugeschnitten sind.
Freigegebene Publikationen finden sich automatisch in der wachsenden Veröffentlichungsliste im Firmenportal wieder. Diese ist für alle Mitarbeiter zugänglich, so dass Recherchen sowohl mittels Volltextsuche als auch über gezielte Suchparameter möglich sind.