Reisen in nahe und ferne Länder organisiert das Münchener Familienunternehmen Studiosus schon seit seiner Gründung im Jahr 1954. 300 Mitarbeiter arbeiten heute in der gesamten Gruppe, 600 Reiseleiter werden beschäftigt, womit im vergangenen Jahr ein Umsatz von 220 Millionen Euro erzielt wurde. Der Unternehmenszweck: Die Veranstaltung von "intelligenten Urlaubsreisen" in mittlerweile 125 Länder. Mit 93.400 Teilnehmern in 2009 sieht sich Studiosus als europäischer Marktführer bei Studienreisen. Eine Erfolgsgeschichte also.
Verschiedene Kanäle miteinander verbinden
Doch es gab ein komplexes Problem, das elegant gelöst werden sollte: Den Vertrieb aus einer zentralen Datenbank heraus effizienter und flexibler als bislang zu organisieren. Denn der Anbieter von Studienreisen muss jedes Jahr aufs Neue sowohl für den Vertrieb als auch für seine Publikationen in Print und im Internet eine große Anzahl von Reiseausschreibungen produzieren.
Die Projektleiter Frank Miedreich und Eberhard Altenpohl im Video
IT-Projektleiter Frank Miedreich berichtet, wie das das Unternehmen in der Vergangenheit gemeistert hat: "Wir haben die Reiseausschreibungen in unserer Katalogproduktion stets für ein Medium erstellt, das spezifisch auf die Printproduktion zugeschnitten war. Im Nachgang der Katalogproduktion haben wir die Inhalte dann noch einmal für das Internet und den internen Buchungs- und Rechnungsdruck aufbereitet. Doch die Konsistenz der einzelnen Kanäle herzustellen, war mit einem hohen Aufwand verbunden."
Studiosus hat dafür eine IT-Lösung gesucht, die crossmediales leisten sollte. Die Aufgabenstellung: Alle notwendigen Daten aus Kalkulations-, Buchungs- und Redaktionssystemen sowie aus dem Bereich Marketing zusammen zu führen. Es galt ein System zu schaffen, welches erstens diese Informationen in einer Form aufbereitet, die von einer Agentur für die Publikation in Print verwendet werden kann, die zweitens gleichzeitig dazu geeignet ist, um die Daten für das Internet aufzubereiten und die drittens zudem als Grundlage für den Datenaustausch mit externen Betreibern von Reiseportalen dienen kann. Die Bereitstellung der Daten im Internet sollte dabei so performant erfolgen, dass eine vollständige Reiseausschreibung innerhalb von zwei Sekunden ausgeliefert werden kann.
Daten aus Kalkulations-, Buchungs- und Redaktionssystemen zusammen führen
Für die Qualitätskontrolle im Redaktionssystem lautete die Vorgabe, dass die Aufbereitung der Daten in ein druckfähiges PDF innerhalb von 30 Sekunden erledigt wird. Das Austauschformat sollte dabei geeignet sein, Änderungen im Dokument verfolgbar zu machen, damit unveränderte Teile der Ausschreibung nicht mehrfach geprüft werden müssen. Nach der Produktion der Reisen für den Katalog, wollten die Programmacher in der Lage sein, die Reiseverläufe terminabhängig in der Ausschreibung zu verändern, falls eine Reise zu einem bestimmten Termin doch nicht wie geplant durchgeführt werden kann.
Mit einem Aufwand von 400 Manntagen und 230.000 Euro haben die IT-Projekt-Mitarbeiter in 16 Monaten das für Studiosus strategisch wichtige Ziel, den Vertrieb aus einer zentralen Datenbank zu organisieren, gelöst. Die Betreuung des Projekts war dabei direkt an die Geschäftsführung angebunden.
Die nun gefundene Lösung beruht auf einer selbst entwickelten Datenschnittstelle. "Wir haben uns eine medienneutrale auf XML basierende Schnittstelle ausgedacht. Sie definiert eine eigene Markup-Sprache, die ‚Studiousus Reisen Markup-Language‘, die wir entwickelt haben, um unsere Medieninhalte medienneutral produzieren zu können", sagt Projektleiter Miedreich. Mit entscheidend für den Erfolg des Projekts war die zentrale Oracle-Datenbank, mit der Studiosus alle Daten, die für eine Reisebeschreibung notwendig sind, in einem komplexen, relationalen Datenmodell zusammenfasst. Hier werden Reiseverläufe, Hotels, Termine, Flug- und Reisepreise gespeichert.
"Wir sind nun in der Lage, alle notwendigen Daten zur Verfügung zu stellen, sowohl für die Katalog- und Internet-Produktion als auch für den Bestätigungsdruck, der an den Kunden geht", sagt Datenbankentwickler Eberhard Altenpohl. "Die Oracle-Datenbank ist dabei unser zentrales Informationsmedium, in dem alle Informationen rund um unser weltweites Programmangebot abgespeichert werden", ergänzt Peter-Mario Kubsch, der Geschäftsführer von Studiosus.
"Es wächst die Nowendigkeit, in Echtzeit reagieren zu können."
Wo, wenn nötig, aber auch blitzschnell Veränderungen vorgenommen werden können. Denn die touristische Welt dreht sich immer schneller. "Früher haben wir für ein Jahr eingekauft und einen Katalog gedruckt. Heute ist das nicht mehr der Fall", sagt Kubsch. "Der Flugmarkt hat sich zum Spotmarkt entwickelt mit täglich sich ändernden Preisen, Verfügbarkeiten und Routen. Das wirkt sich auch auf unser Programmangebot aus. Damit wächst die Notwendigkeit, in Echtzeit reagieren zu können."
Auch die Nicht-IT-Mitarbeiter sind mit der Arbeit des Projektteams zufrieden: "Als Gebietsleiterin für Italien arbeite ich bei der Katalogproduktion sehr intensiv mit der Reisedatenbank", sagt Anja Habersetzer, Area Manager. Dabei werden die Texte für die Reiseprogramme direkt in der Datenbank bearbeitet. Ein Vorteil der neuen Datenbank ist, das ich mir jetzt direkt am Bildschirm ein PDF erstellen kann, das vom Layout und der Gestaltung der späteren Katalogseite sehr ähnlich ist."
Die bewältigte Herausforderung, einen Zoo von Systemen zu integrieren und eine relationale Datenbank mit Hilfe von XML effizient zu nutzen, hat auch die Juroren überzeugt. Matthias Weiss, Direktor Mittelstand Technologie bei Oracle und Juror sagt: "Wir sind auf das Projekt aufmerksam geworden, weil hier eine gute Verbindung zwischen althergebrachten Medien wie Print und modernen Webauftritten hergestellt wird - gepaart mit schnellen Antwortzeiten und der Integration externer Nutzer. Das Gesamtpaket war für uns so überzeugend, dass wir das Projekt für den Preis ausgewählt haben."
XML als Kern Online-gestützer Vertriebsoprozesse
Das Projekt "XML-Datenschnittstelle" ist beim Reiseveranstalter Studiosus zum Kern aller Online-gestützten Vertriebsprozesse geworden und dient über die Produktion der Print-Kataloge als Basis für die Offline-basierten Vertriebsprozesse. Weitere Verbesserungen sind nicht ausgeschlossen: Das Projekt wird seit Fertigstellung im Herbst 2009 kontinuierlich weiter gepflegt und fortentwickelt.