Risiken bei indirekter Nutzung von Software vermeiden
19.09.2017 von Anton Hofmeier
Es gibt nur wenig, was CIOs mehr Kopfzerbrechen bereitet als das Thema Softwarelizenzierung und anstehende Audits großer Softwarehäuser. Die Angst vor Compliance-Verstößen und hohen Nachzahlungen ist nicht ganz unbegründet - wie der Fall Diageo vs. SAP in Großbritannien zeigt.
Softwarelizenzverträge sind komplex. Anders als bei physischen Assets wie Computer, Bürostuhl oder Kaffeemaschine sind Softwareanwendungen nicht immer einfach zu inventarisieren und ihre Nutzung oft nur schwierig nachzuverfolgen. Der Trend zu mobilen Geräten und die immer stärkere Verlagerung in die Cloud schafft zusätzliche Komplexität. Wer nach Fusionen, Akquisitionen oder Neueinstellungen daher die Frage stellt, wer welche Softwareprodukte eigentlich noch aktiv nutzt, erhält nicht immer eine befriedigende Antwort.
Softwarelizenzmodelle sind oft sehr komplex und daher für den Kunden auf den ersten Blick nicht immer transparent. Foto: Alfa Photo - shutterstock.com
Auch die Softwareanbieter machen es den CIOs mit ihren vielschichtigen Lizenzierungsmodellen nicht leicht, den richtigen Lizenztyp zu finden und die Lizenzrichtlinien bis ins Detail zu befolgen. Die Vertragsbedingungen und Nutzungsrechte sind komplex. In manchen Fällen befinden sich Nutzer in einer rechtlichen Grauzone oder sind sich des Risikos nicht bewusst und verstoßen so - oft unbeabsichtigt - gegen Lizenzbestimmungen. Wer welche Software wie und wo nutzen darf, wird dabei auf Basis unterschiedlicher Lizenzparameter festgelegt. Dazu zählen etwa die Zahl der Geräte, der Prozessoren in einem Server oder auch die Anzahl der sogenannten "Named-User".
Nutzungsrichtlinien - direkt, indirekt oder beides
Named-User-Lizenzen werden an eine begrenzte Anzahl von Nutzern namentlich vergeben. Die so lizenzierte Software kann dadurch von der eingetragenen Person vollumfänglich genutzt werden - egal ob diese beispielsweise von seinem Desktop-PC, seinem Smartphone oder Tablet darauf zugreift. In vielen Fällen entfällt zudem die Mindestabnahme von Lizenzen während die Nutzung der Software zudem kann die Einhaltung der Richtlinien besser rückverfolgt werden.
Prinzipiell verrät das Named-User Konzept sehr schnell, wenn eine Anwendung über die vereinbarten Vertragsbedingungen hinaus genutzt wird. In der Praxis herrscht jedoch nach wie vor oft Unsicherheit - vor allem wenn es um die indirekte Nutzung von Software geht. Sie führt immer wieder zu Differenzen zwischen Kunden und großen Softwarehäusern. Die Unternehmen sehen im Zugriff über Drittanbieter oft keine vertragserhebliche Nutzung oder eine Nutzung durch Drittsysteme, die nicht ausdrücklich im Lizenzvertrag ausgeschlossen ist.
Die Anbieter argumentieren anders: Zwar können Named User mit direktem Zugang auch über indirekte Anwendungen auf die Daten zugreifen. Alle weiteren Nutzer jedoch, die indirekt bzw. über Anwendungen von Drittanbietern Zugang erhalten, müssen dementsprechend zusätzlich lizenziert werden. Wenn die namentlich registrierten Nutzer mehrere indirekte Anwendungskonten besitzen, ist jedoch wiederum nur eine einzige Named-User-Lizenz für den Zugriff auf alle Systeme nötig.
Schnell wird klar: Für direkte und indirekte Nutzungsmodelle gibt es vielschichtige und komplexe Compliance-Vorgaben, die im Einzelfall Fragen aufwerfen, die nicht klar zu beantworten sind.
Einmal Nachzahlen bitte - unklare Lizenzmodelle bergen gefahren
Eine vorläufige Antwort erhielt Anfang dieses Jahres der britische Getränkehersteller Diageo. Das Unternehmen, das unter anderem Marken wie Guinness, Johnnie Walker und Smirnoff vertreibt, lizenziert seit 2004 mySAP Business Suite anhand einer bestimmten Anzahl von Named-Usern. 2011 bot Diageo schließlich seinen Kunden zwei Dienste von Salesforce.com an, die über die Schnittstelle SAP Process Integration (SAP PI) auf die mySAP-Implementierung des Getränkeherstellers zugreifen konnten. Diese Schnittstelle wurde lizenziert.
DSAG-Umfrage: SAP-Anwender investieren mehr Geld
Budgets für IT-Investitionen Um fast fünf Prozent sollen die IT-Budgets der SAP-Anwender in diesem Jahr wachsen.
Investitionen in neue Geschäftsmodelle Ein gutes Drittel der befragten SAP-Anwender schätzt Investitionen in neue Geschäftsmodelle als wichtig beziehungsweise sehr wichtig ein.
Business Suite bleibt gesetzt Vier von fünf SAP-Anwendern stecken weiter Geld in die Business Suite. Für ein Drittel ist diese klassische Lösung sogar der Hauptinvestitionsbereich.
S/4HANA-Umstieg ungewiss Ein Drittel der Befragten DSAG-Mitglieder hat noch keine Entscheidung darüber gefällt, ob ihr Unternehmen auf die neue Anwendungsgeneration von SAP umsteigen soll.
SAP-Cloud bleibt Nebensache Für die SAP-Anwender stellen die Cloud-Lösungen aus Walldorf meist nur flankierende und ergänzende Elemente dar. Die Investitionen hier bleiben überschaubar.
SAP jedoch argumentierte, dass für den Zugriff zusätzliche Lizenzen und Wartungsgebühren anfallen. Die geforderten Nachzahlungen der über 5.800 indirekten Nutzer beliefen sich auf insgesamt 54 Millionen Dollar - eine Summe, die nahezu der Gesamtsumme aller vorherigen Softwareprodukte und Services von SAP entspricht.
Dabei ging es um eine grundsätzliche Frage: Hatten mit der Zahlung der Lizenzgebühr für SAP PI die Vertriebsmitarbeiter und Kunden von Diageo das Recht, über Salesforce-Anwendungen auf SAP-Daten zuzugreifen? Oder benötigten sie dafür eine eigene Named-User-Lizenz von SAP?
Das Gericht bestätigte mit seinem Urteil letztendlich das indirekte Lizenzmodell von SAP und verurteile Diageo zur Nachzahlung. Der Grund: Laut Lizenzvertrag gilt als Abrechnungsgrundlage die Zahl der sogenannter "Named User". Nur diese dürften direkt oder indirekt auf die SAP-Anwendungen zugreifen. Weitere User, die über Drittanwendungen wie Salesforce zugreifen, fallen jedoch nicht in diese Kategorie und benötigen eine eigene Lizenz.
Welche Folgen das Urteil für Deutschland hat bleibt abzuwarten. Es gilt zu prüfen, inwieweit die international einheitlichen Lizenzbedingungen von SAP auch auf deutsches Recht zutreffen, auf welchem Weg die indirekte Nutzung erfolgt (zum Beispiel Schnittstelle, SAP-Code) und in welchem Umfang der Zugang genutzt wird. SAP hat auf der diesjährigen Kunden- und Partnerkonferenz SAPphire Now in Florida bereits angekündigt, neue Lizenz-Optionen für indirekte Nutzung zur Verfügung zu stellen. Die Preisgestaltung ist jedoch noch unausgereift und es bleiben essentielle Fragen offen.
Dieses Beispiel verdeutlicht wie vielschichtig und komplex eine Softwarelizenzierung sein kann. Wird sie zudem falsch interpretiert, können hohe Kosten für das Unternehmen entstehen.
Die Geschichte von SAP
2016 Auf der Kundenkonferenz Sapphire kündigte SAP im Mai eine Kooperation mit Microsoft an. Beide Hersteller wollen künftig SAPs In-Memory-Plattform HANA auf Microsofts Cloud-Infrastruktur Azure unterstützen. Microsofts CEO Satya Nadella sagte: "Gemeinsam mit SAP schaffen wir ein neues Maß an Integration innerhalb unserer Produkte."
2016 SAP und Apple wollen gemeinsam native Business-iOS-Apps für iPhone und iPad entwickeln. Experten sehen SAPs Festlegung auf eine mobile Plattform kritisch und monieren fehlende Offenheit. Anwendervertreter reagierten überrascht und verlangten Aufklärung was die neue Mobile-Strategie bedeutet.
2015 Im Sommer verunglückt SAP-CEO Bill McDermott bei der Geburtstagsfeier seines Vaters. Er stürzt mit einem Glas auf der Treppe und verliert nach einer Operation ein Auge. Im Herbst meldet sich der US-amerikanische Manager als wieder voll einsatzfähig zurück.
2015 Im Februar stellt SAP mit S/4HANA eine neue Generation seiner Business-Software und damit den Nachfolger für die Business Suite vor. SAP definiere damit das Konzept des Enterprise Resource Planning für das 21. jahrhundert neu, pries SAP-Chef Bill McDermott die Neuentwicklung. Für den Großteil der Unternehmen dürfte das Produkt noch Zukunft bleiben, konterte die Anwendervereinigung DSAG. Die Prioritäten vieler Kunden lägen eher auf klassischen Projekten rund um das ERP-System.
2014 SAP-Technikchef Vishal Sikka gibt im Mai seinen Posten auf und wird CEO von Infosys. SAP sucht lange einen Nachfolger für Sikka, holt im November schließlich den langjährigen Microsoft-Manager Quentin Clark für diesen Posten.
2012 Die Walldorfer setzen mit dem Kauf des amerikanischen Cloud-Computing-Anbieters SuccessFactors ihren Weg ins Cloud-Geschäft fort – nachdem kurz zuvor Wettbewerber Oracle RightNow übernommen hat. Der Kaufpreis lag mit 2,4 Milliarden Euro über die Hälfte höher als der aktuelle Marktwert. Cloud-Services werden mit der SuccessFactors-Lösung vor allem im Human-Ressources-Umfeld angeboten. Außerdem schnappt sich SAP den weltweit zweitgrößten Cloud-Anbieter für Handelsnetzwerke Ariba für 3,3 Milliarden Euro.
2011 In 2011 ist das Formtief vergessen, die Walldorfer fahren die besten Ergebnisse ihrer Geschichte ein. Die Innovationsstrategie geht auf, auch wenn zwischendurch gezweifelt wurde, ob SAP seinen Kunden nicht davon-sprintet: 2011 implementieren die ersten Kunden die In-Memory-Plattform HANA, immer mehr Kunden nutzen die mobilen Lösungen, die aus dem Sybase-Deal entstanden sind.
2010 Der Paukenschlag: Hasso Plattner reißt mit dem Aufsichtsrat das Ruder herum. Der glücklose Léo Apotheker, der zuvor mit der Erhöhung der Wartungsgebühren viele Kunden vor den Kopf gestoßen hatte, muss gehen. Die neue Doppelspitze aus Bill McDermott und Jim Hagemann Snabe verspricht den Anwendern wieder mehr Kundennähe. CTO Vishal Sikka wird Vorstandsmitglied und SAP übernimmt Sybase, einen Anbieter für Informationsmanagement und die mobile Datennutzung, zum Preis von etwa 5,8 Milliarden Dollar.
2008 Mit der Erhöhung der Wartungsgebühren von 17 auf 22 Prozent und den Modalitäten des „Enterprise Support“, die viel Aufwand für die Anwender bringen, verärgert SAP seine Kunden massiv. Trotz intensiver Auseinandersetzung auf dem DSAG-Kongress bleibt SAP bei seiner Linie. Mittlerweile ist Léo Apotheker zweiter Vorstandssprecher neben Kagermann. Ende des Jahres beugt sich SAP dem Kundenwiderstand.
2008 Die größte Übernahme in der Unternehmensgeschichte: 2008 kauft SAP den Business-Intelligence-Spezialisten Business Objects für 4,8 Milliarden Euro und wird damit der bisherigen Strategie untreu, aus eigener Kraft zu wachsen. Die Integration mit der eigenen SAP-BI-Palette gestaltet sich aufwendig und wird sich über mehrere Jahre hinziehen. Die 44.000 BO-Kunden sollen dabei helfen, die Kundenzahl bis 2010 auf 100.000 zu steigern.
2007 Über viele Jahre hinweg entwickelt SAP an der SaaS-ERP-Lösung Business byDesign für kleinere Unternehmen. Rund drei Milliarden Euro wurden laut „Wirtschaftswoche“ im Entstehungsprozess versenkt. Trotz der Arbeit von 3000 Entwicklern kommt die Software Jahre zu spät. Obwohl innovativ, hat es die Lösung schwer im deutschen Markt. 2013 wird byDesign ins Cloud-Portfolio überführt.
2006 Mit „Duet“ bringen SAP und Microsoft eine gemeinsame Software auf den Markt, mit der sich MS Office einfach in SAP-Geschäftsprozesse einbinden lassen soll. 2006 wird auch die Verfügbarkeit der neuen Software SAP ERP angekündigt, die auf dem SOA-Prinzip (Service oriented Architecture) basiert.
2003 Abschied des letzten SAP-Urgesteins: Hasso Plattner zieht sich aus dem Vorstand zurück und geht in den Aufsichtsrat, Henning Kagermann wird alleiniger Vorstandsprecher. SAP stellt die Integrationsplattform NetWeaver vor, die Basis für künftige Produkte sein soll. Die Mitarbeiterzahl liegt jetzt bei 30.000.
2002 Der ERP-Hersteller will das bisher vernachlässigte Feld der KMUs nicht mehr dem Wettbewerb überlassen. Auf der CeBIT 2002 stellt SAP mit Business One eine ERP-Lösung für kleine bis mittelständische Unternehmen mit rund fünf bis 150 Mitarbeitern vor. Doch einfach haben es die Walldorfer in diesem Marktsegment nicht. Zu stark haftet der Ruf an den Walldorfern, hauptsächlich komplexe und teure Lösungen für Konzerne zu bauen.
1999 Die New Economy boomt und der E-Commerce hält Einzug bei SAP: Plattner kündigt die neue Strategie von mySAP.com an. Die Software soll Online-Handels-Lösungen mit den ERP-Anwendungen auf Basis von Webtechnologie verknüpfen. Im Vorjahr hatten die Walldorfer ihr Team um die Hälfte verstärkt, jetzt arbeiten 20.000 Mitarbeiter bei SAP. Weil die Kunden beim Umstieg mehr zahlen sollen, gibt es längere Zeit Gegenwind, schließlich werden die Internet-Schnittstellen auch im Rahmen der R/3-Wartung geboten. Derweil ist die Zentrale gewachsen.
1997 Die SAP-Anwender organisieren sich in der Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe e.V. (DSAG), um ihre Interessen gemeinsam besser vertreten zu können. Laut Satzung ist das Ziel des Vereins die „partnerschaftliche Interessenabstimmung und Zusammenarbeit zwischen SAP-Softwarebenutzern und SAP zum Zweck des Ausbaus und der Verbesserung der SAP-Softwareprodukte“.
1997 Der ERP-Hersteller feiert sein 25. Jubiläum, zum Gratulieren kommt Bundeskanzler Helmut Kohl, der im Jahr darauf von Gerhard Schröder abgelöst wird. Der Umsatz liegt bei über sechs Milliarden Mark, das Geschäftsergebnis erstmals über der Milliarden-Grenze. Mehr als zwei Drittel werden im Ausland erwirtschaftet. SAP beschäftigt knapp 13.000 Mitarbeiter und geht an die die Börse in New York (NYSE).
1995 1995 versucht der ERP-Anbieter erstmals, in Zusammenarbeit mit Systemhäusern den Mittelstandsmarkt zu beackern. Es sollte noch einige Jahre dauern, bis sich mehr mittelständische Unternehmen auf die komplexe Software einlassen wollten. Mit knapp 7.000 Mitarbeitern erwirtschaftet SAP einen Umsatz von 2,7 Milliarden Mark, mehr als doppelt so viel wie noch zwei Jahre zuvor. Rudolf Scharping, damals noch SPD-Parteivorsitzender, kommt zu Besuch.
1993 Shake-Hands zwischen Plattner und Gates. SAP schließt ein Kooperationsabkommen mit Microsoft ab, um das System R/3 auf Windows NT zu portieren. SAP kauft zudem Anteile am Dokumentenmanagement-Anbieter IXOS. Zum ersten Mal überschreiten die Walldorfer die Milliardengrenze beim Umsatz.
1992 Seit 1992 wird R/3 ausgeliefert. Die Walldorfer hatten die Software für die AS/400 von IBM konzipiert, nach Performance-Problemen wich man auf Unix-Workstations mit Oracle-Datenbank im Client-Server-Prinzip aus. Das internationale Geschäft wächst: 1992 verdient die SAP im Ausland schon knapp die Hälfte von dem, was sie in Deutschland einnimmt. Der Gesamtumsatz beläuft sich auf 831 Millionen Mark. 3157 Mitarbeiter sind jetzt für SAP tätig.
1991 In diesem Jahr steigt Henning Kagermann (rechts im Bild), der seit 1982 die Entwicklungsbereiche Kostenrechnung und Projektcontrolling verantwortet, in den Vorstand auf.
1990 SAP übernimmt das Softwareunternehmen Steeb zu 50 Prozent und das Softwarehaus CAS komplett, um das Mittelstandsgeschäft zu verstärken. Die Mauer ist gefallen und die Walldorfer gründen gemeinsam mit Siemens Nixdorf und Robotron die SRS in Dresden. Die Berliner Geschäftsstelle wird eröffnet und SAP hält seine erste Bilanzpressekonferenz ab.
1988 SAP geht an die Börse: Hasso Plattner am ersten Handelstag der SAP-Aktie.
1987 Der erste Spatenstich: Dietmar Hopp startet 1987 den Bau der SAP-Zentrale in Walldorf.
1983 1983 zählt das Unternehmen 125 Mitarbeiter und erwirtschaftet 41 Millionen Mark im Jahr. Nach der Fibu adressiert SAP auch das Thema Produktionsplanung und -steuerung. Beim Kunden Heraeus in Hanau wird zum ersten Mal RM-PPS installiert. Im Jahr zuvor hatten die Gründer von SAP (v.l.: Dietmar Hopp, Hans-Werner Hector, Hasso Plattner, Klaus Tschira) zehnjähriges Jubiläum gefeiert.
1979 SAP setzte sich mit dem Datenbank- und Dialogsteuerungssystem der IBM auseinander: Das war der Auslöser eine die Neukonzeption der Software und Grundstein für SAP R/2. Aus den Realtime-Systemen entstand in den 70iger Jahren das Online Transaction Processing (OLTP). So sahen Anfang der 80iger Jahre die Arbeitsplätze bei SAP aus.
1976 Die Software sollte Lohnabrechnung und Buchhaltung per Großrechner ermöglichen. Anstatt auf Lochkarten wurden die Daten per Bildschirm eingegeben – das nannte sich Realtime und das „R“ blieb über Jahrzehnte Namensbestandteil der Lösungen. Weil die Software erstmals nicht nur für ein Unternehmen entwickelt wurde, sondern universeller einsetzbar war, gilt SAP als Miterfinder des Standardsoftware-Ansatzes. Aber auch der Fußball kam nicht zu kurz: Das Computerteam mit Hasso Plattner und Dietmar Hopp auf dem Feld.
1972 1972 gründen die fünf ehemalige IBM-Mitarbeiter Claus Wellenreuther, Hans-Werner Hector, Klaus Tschira, Dietmar Hopp und Hasso Plattner das Unternehmen „SAP Systemanalyse und Programmentwicklung“. Sie wollen eine Standardanwendungssoftware für die Echtzeitverarbeitung schaffen, die sich für unterschiedliche Unternehmen nutzen lässt und die Lochkarten ablöst.
Fazit
Grundsätzlich empfiehlt es sich für Unternehmen, genau zu prüfen, ob eine indirekte Nutzung von Software durch nicht-lizensierte Mitarbeiter vorliegt. Dazu gehört eine automatische Optimierung von Named-User-Lizenzen und Business-Paketen in Vorbereitung für etwaige Reports sowie die Definition von Transaktionsprofilen. Letztere kann als Grundlage dienen, um diese Nutzer zum Beispiel in einen anderen Lizenztyp umzuwandeln.
Darüber hinaus sollten beim Einsatz von Drittanwendungen alle indirekten Zugänge offengelegt werden können. Dabei lohnt sich ein ganz genauer Blick in die Rahmenbedingungen, die bei der Einbindung von Produkten Dritter gelten. Sind solche Prozesse erst einmal implementiert, lassen sich Nutzungsdaten genauer und zuverlässiger erfassen. Das verringert nicht nur Unsicherheiten und Risiken bei Fragen der Compliance, sondern erleichtert auch die Planung und Budgetierung. (hal)