Über den Signatur-Adapter für SAPs Integration Broker "Exchange Infrastruktur" (XI) können Rechnungsempfänger elektronische Rechnungen direkt in ihren ERP-Systemen verarbeiten. Der Rechnungssteller muss hierzu keine SAP-Software einsetzen, sondern übermittelt Rechungsdaten per XML, wobei hier ein Standardformat genutzt wird. Ein XI-Formatkonverter auf Seiten des Empfängers wandelt die Daten so um, dass sie in dessen SAP-Umgebung weiterverarbeitet werden können. Dazu zählt das Buchen sowie Archivieren der Informationen.
Rechungssteller und -empfänger benötigen keine Signaturhardware wie etwa Smartcards oder Kartenleser. Gleichwohl erfolgt der Datenaustausch über eine gesetzeskonforme elektronische Unterschrift. Dafür sorgt eine Middleware von Authentidate.
Der Rechnungssteller muss entweder einen eigenen Signatur-Server von Authentidate betreiben oder die Funktionen mieten. Hierzu wurde der Online-Dienst "Signamus" konzipiert. Für den Empfänger fallen Investitionen in Form des Datenkonverters an, der laut Authentidate etwa 5000 Euro kosten wird.
Laut Authentidate entsprechen die elektronischen Rechnungen den gesetzlichen Bestimmungen wie der Abgabenordnung (AO), den Grundsätzen ordentlicher Buchführung (GOB) sowie dem Umsatzsteuergesetz.
Die Lösung soll ab dem zweiten Quartal dieses Jahres zur Verfügung stehen. Die Zertifizierung bei der SAP ist noch nicht abgeschlossen.
Anwender können mit dem Versand elektronischer Rechnungen Geld sparen (siehe Online-Rechnungen sparen Geld). Auch im Dokumenten-Management ist die elektronische Signatur auf dem Vormarsch (siehe DMS-Systeme helfen PKI auf die Sprünge). Auf diese Weise lassen sich nicht nur Medienbrüche beseitigen, sondern auch Abläufe sowie deren Kontrolle straffen. Allerdings haben sich solche Lösungen bisher noch nicht auf breiter Front durchgesetzt (siehe Das Ende der Papierstapel). (fn)