SAP-Procurement - jetzt die Weichen richtig stellen

Es dauert zwar noch eine Weile, aber mit dem für 2025 angekündigten Wartungsende für die SAP Business Suite 7 schlägt auch für Nutzer von SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) und Supplier Lifecycle Management (SAP SLC) die Stunde der Wahrheit: Schließlich müssen rechtzeitig die Weichen in die richtige Richtung gestellt werden. Lohnt es sich noch, für notwendige Neu- und Weiterentwicklungen in die vorhandenen SAP Procurement-Lösungen zu investieren? Oder bieten sich besser Ariba und das neue SAP-Flaggschiff S/4HANA an?

Ariba wenig anpassbar

Mit Ariba ist eine Kollaborations-Plattform stark in den Fokus gerückt, die in Zukunft alle Einkaufsfunktionen und -prozesse unterstützen soll, sowohl für Produktions- und Nicht-Produktionsmaterialien als auch für Dienstleistungen. Da es sich dabei um eine Public-Cloud-Lösung handelt, ist Ariba eher für standardisierte Beschaffungsprozesse geeignet, die sehr geringe Anpassungsbedarfe haben.

In der Regel haben Einkaufsorganisationen jedoch vielen brancheneigenen und regionalen Besonderheiten Rechnung zu tragen, etwa dem BMEcat-Austauschformat für Katalogdaten im B2B-Bereich oder dem GAEB-Standard für Dienstleistungen. Für sie ist Ariba daher eher einer weniger attraktive Option. Hinzu kommen weit verbreitete Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Datensicherheit in der Public Cloud. So scheuen nach wie vor viele Unternehmen davor zurück, sensible Geschäftsinformationen, wie Konstruktionszeichnungen oder Personendaten, in eine öffentliche Cloud wie SAP Ariba auszulagern.

S/4HANA: Vorteile durch In-Memory

Als zweite Neuerung, die SAP massiv ausbauen will, kommt S/4HANA Enterprise Management für die Einkaufsorganisationen in Betracht. Die Echtzeit-ERP-Suite integriert fast alle bekannten Module eines ERP, bietet aber zahlreiche Verbesserungen. Herzstück ist die In-Memory-Plattform HANA, mit der der Zugriff auf die Datenstrukturen massiv verschlankt wurde. Anwender profitierten dem Anbieter zufolge von deutlichen Performance-Steigerungen sowie besseren Möglichkeiten für Ad-hoc-Reporting, Analysen und Simulationen. Hinzu kommt die intuitive Oberflächentechnologie SAP Fiori, die vereinfachte Zugriffe auf alle benötigten Funktionen erlaubt und den Einkauf mobil macht, da sie auf jedem beliebigen Endgerät zur Verfügung steht. S/4HANA kann als On-Premise- oder Cloud-Lösung genutzt werden. Betreibt sie ein Kunde vor Ort in seinem Unternehmen, hat er die gleichen Anpassungs- und Erweiterungsmöglichkeiten wie beim ERP.

Spätestens ab 2025 soll S/4HANA das klassische ERP ablösen. Die neue Business Suite enthält die gleichen Procurement-Funktionen, die bisher als SAP Materials Management (SAP MM) verfügbar sind. S/4HANA-Kunden steht damit ein kompletter Einkaufswagenerstellprozess mitsamt Genehmigungsverfahren zur Verfügung. Für die vorhandenen SAP-Einkaufslösungen hat die ERP-Ablösung unterschiedliche Folgen: Während SAP SLC direkt in S/4HANA aufgeht und jedem Kunden im Standard zur Verfügung steht, scheint das weit verbreitete und bewährte SAP SRM in der Diskussion um den "SAP-Einkauf nach 2025" kaum mehr eine Rolle zu spielen.

Der Countdown läuft!

Während der Countdown also läuft, stehen viele Unternehmen vor der Frage, ob sie weiterhin in ihre bestehenden SAP-Einkaufslösungen investieren sollen, um notwendige Modernisierungen vorzunehmen. So wollen immer mehr Einkaufsorganisationen den Datenaustausch mit den Lieferanten, aber auch mit anderen Abteilungen möglichst durchgängig automatisieren, um den Zeit- und Kostenaufwand zu senken sowie Fehler zu vermeiden. Andere Betriebe und Einrichtungen wiederum werden durch gesetzliche Vorschriften zur Digitalisierung von Beschaffungsprozessen verpflichtet, wie das Beispiel der eVergabe, der neuen EU-Vergaberichtlinien für öffentliche Ausschreibungen, zeigt.

Die Unsicherheit über den richtigen Weg zum digitalen Einkauf wird genährt durch den geringen Verbreitungsgrad von S/4HANA: So scheint die neue Echtzeit-ERP-Suite bei vielen SAP-Kunden noch nicht richtig angekommen zu sein. Belegt wird dies durch die aktuelle DSAG-Investitionsumfrage unter rund 270 Mitgliedsunternehmen im deutschsprachigen Raum. Danach fließen zwar 60 Prozent der IT-Budgets in die digitale Transformation - dies aber im Rahmen bestehender Geschäftsprozesse und IT-Lösungen. Nur ein Drittel der Befragten wird innerhalb der kommenden drei Jahre auf S/4HANA migriert sein. Zwei Drittel sind noch unentschlossen oder planen für diesen Zeitraum keinen Wechsel.

Roadmap für S/4HANA entscheidet

Künftige Investitionsentscheidungen sollten sich an der Roadmap für S/4HANA orientieren. Das heißt konkret: Strebt ein Unternehmen innerhalb der nächsten drei Jahre keinen Umstieg auf S/4HANA an, lohnt es sich, in die vorhandenen SAP SRM und SLC-Lösungen zu investieren. Da diese Systeme mindestens noch bis Ende 2025 gewartet werden, stellt SAP regelmäßige Enhancement Packages und Sicherheits-Updates bereit.

Soll die S/4HANA-Migration allerdings in den nächsten 36 Monaten erfolgen, empfiehlt es sich, mit größeren Systemanpassungen bis dahin zu warten. Um dennoch flexibel im Einkauf auf aktuelle Anforderungen reagieren zu können, haben Unternehmen einerseits die Möglichkeit, die fehlenden Funktionen und Prozesse durch geeignete Cloud-Lösungen abzudecken. Zum anderen kann der Einsatz integrierter Übergangslösungen ratsam sein, bei denen die Procurement-Funktionen direkt in die vorhandene SAP-Infrastruktur eingebunden sind. Moderne Benutzeroberflächen machen die Prozesse leichter nutzbar. Integrierte Einkaufslösungen bieten Anwendern zahlreiche nützliche Funktionen, wie ein innovatives Contentmanagement für Katalog-Sortimente, die einfache Anforderungsprozesse von Mitarbeitern unterstützen (Self Service Requisitioning). Ebenso lassen sich Lieferanten für Ausschreibungen sowie die Vertragsverwaltung für den Austausch standardisierter Bestellungen und Rechnungen einbinden, und zwar in einer SAP Fiori App für die mobile Nutzung.

Eine integrierte Übergangslösung als ERP-Add-on bietet Einkaufsabteilungen zahlreiche Vorteile, vor allem kaufmännischer Natur. So kann es sich um ein kostenneutrales Projekt handeln, da sich das vorhandene SAP SRM komplett einsparen lässt. Investitionen in die neue Lösung werden durch Einsparungen bei der entfallenden Hardware kompensiert. Zudem wird die ehemals komplexe Systemumgebung aus ERP, SRM, Katalog und Contentmanagement auf ein einziges System reduziert - die Gesamtbetriebskosten (TCO) sinken. Die direkte Integration in die ERP-Landschaft erhöht zudem die Datensicherheit, schafft eine konsistente Datenbasis und vereinfacht den späteren Umstieg auf S/4HANA.

Beratungspartner weist den Weg

Welcher Weg für den SAP-basierten Einkauf in einem Unternehmen der richtige ist, hängt von mehreren Faktoren ab. Aus IT-Sicht spielt es eine wichtige Rolle, welche Anwendungen bereits an welchen Orten und wie betrieben werden. Dann ist zu klären, wann der Umstieg auf S/4HANA erfolgen soll und welches Betriebsmodell dafür bevorzugt wird: On-Premise oder Cloud. Entscheidend dafür ist die Wichtigkeit, die ein Kunde dem Datenschutz, der Erweiterbarkeit von Systemen und Prozessen sowie Möglichkeiten der Systemkontrolle einräumt. Auf der Fachseite ist es bedeutsam, welche Einkaufsprozesse bereits automatisch laufen und welche dies künftig tun sollen, um damit die größten Verbesserungen zu erzielen. Das sind die entscheidenden Fragen, die es zu beantworten gilt:

An die IT-Abteilung:

• Welche Systeme setzen Sie ein?

• Wo und wie werden diese Systeme betrieben?

• Wann werden Sie auf S/4HANA wechseln?

• Welches Betriebsmodell streben Sie dabei an?

An den Einkauf:

• Welche Beschaffungsprozesse haben Sie bereits digitalisiert?

• Wie hoch sind die Durchdringung und Akzeptanz dieser Prozesse?

• Welche Prozesse möchten Sie künftig digitalisieren?

• In welchem Bereich sehen Sie das größte Potenzial?