Effiziente Zusammenarbeit basiert auf Kommunikation, Wissensaustausch sowie der Koordination von Mitarbeitern und Teilaufgaben. Um dies zu unterstützen, waren bis vor wenigen Jahren mächtige, aber damit oft auch schwerfällige Lösungen zum Dokumenten- beziehungsweise Wissensmanagement sowie Groupware-Lösungen mit Kalender- und Planungsfunktionen das Mittel der Wahl. Schaut man sich andererseits die „Freizeit“-Anwendungen des Social Web wie Facebook, Google+ oder andere an, wird dort Vergleichbares geleistet, dies aber meist ausgesprochen schnell, flexibel und selbstkoordiniert. Zudem ist dank Nutzerfeedback die Qualität des Ergebnisses schnell offensichtlich. Gerade diese Vorteile machen die Nutzung von Social Business Collaboration (SBC) – der Übertragung der Prinzipien des Web 2.0 in die Unternehmenswelt – so interessant. SBC ist jedoch keine bloße Kopie der Social Web Anwendungen. Vielmehr gilt es, Gegebenheiten wie die Anbindung an übergreifende User-Directories, strenge Sicherheitsmechanismen und den Schutz der Privatsphäre mit den Prinzipien des Social Web in Einklang zu bringen.
Hat sich eine Firma dazu entschlossen, eine SBC-Plattform für Social Business Collaboration einzuführen, hat sie die Qual der Wahl: Das verfolgte Ziel spielt dabei eine zentrale Rolle. Zu den häufig anvisierten Resultaten zählen verbessertes Wissensmanagement durch schnelleres Finden bereits vorhandener Inhalte, schnelleres Lokalisieren interner Experten, die erleichterte Ideengenerierung sowie die Reduktion von Kommunikationsaufwänden.
Neben den verfolgten Zielen spielen die Eigenschaften der internen Prozesse, Arbeitsweisen und IT-Systeme eine wichtige Rolle. Beide Aspekte sind bedeutsam, weil sich viele Softwareanbieter zwar SBC auf Ihre Fahnen schreiben, aber mit ihren Angeboten unterschiedliche Schwerpunkte bedienen. Grob lassen sich hierbei drei Anwendungsklassen unterscheiden, die sich in den untersuchten Lösungen spiegeln:
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Anwendungen, die Collaboration mit starkem Fokus auf freier, persönlicher Interaktion als ihren Kern erachten. Dazu gehört JiveSoftware’s Jive SBS, hier in der Version 5.0 untersucht.
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Anwendungen, die strukturierte Interaktion durch Portalfunktionalität, ECM und/oder Prozessausführung im Kern unterstützen und nun um weitere Social Collaboration Funktionen ergänzen. Ein Beispiel dafür ist Microsoft Sharepoint 2010.
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Anwendungen, die kollaborative Dokumenten- und Wissensverwaltung dokumentenzentriert unterstützen und jetzt mit weiteren SBC-Funktionen ausgestattet werden. Zu dieser Gruppe gehört Confluence von Atlassian Software, hier in der Version 4.1 betrachtet.
Beim Vergleich der drei Plattformen wurde vor allem auf folgende Merkmale geachtet:
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Personalisierbarkeit,
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Wiedererkennungswert,
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Arbeiten mit Dokumenten,
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Informationsstrukturierung, Informationsfilterung, Weiterleiten von Informationen,
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Social Analytics,
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Integration in IT-Landschaft, inkrementelle Funktionserweiterung, customized Extensions,
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Berechtigungsmanagement,
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Unterstützung (teil-) standardisierter Interaktion.
Jive macht Interaktion nutzerfreundlich
Kollaboratives Verhalten lässt sich nicht erzwingen. Sie ist vielmehr Folge einer durch Anreize, Führung und Strukturen gelebten Kultur, die von Social Software unterstützt wird. Eine gute Unterstützung fängt bei einer intuitiven Oberfläche und niedrigen Zutrittsbarrieren an. Hierzu zählt zunächst der für den Nutzer wahrgenommene Wiedererkennungswert. Alle drei Plattformen haben hier Ihre Vorzüge. Während Sharepoint ein gewohntes Bild für den MS Office Anwender bietet, ist die Interaktion mit einem Wiki wie Confluence vielen zumindest aus der Nutzerperspektive durch Wikipedia bekannt. Die Interaktionskomponenten in Jive sind denen aus Internetforen oder Social Networks wie Facebook oder Xing sehr ähnlich. Insbesondere Jive macht die Interaktion durch seine ansprechende Web 2.0 Oberfläche sehr nutzerfreundlich. Nachteilig bei Jive ist jedoch, dass die persönliche Startseite nicht mehr an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann beziehungsweise nur noch über einen etwas umständlichen App-Mechanismus. Dies ist bei Sharepoint mit MySite einfacher umgesetzt, auf der alle Informationen zusammen laufen. Confluence lässt zumindest in eingeschränktem Umfang die Einrichtung einer Dashboard-Seite zu.
Blickt man auf andere Interaktionsaspekte, zeigt sich deutlich, wie entscheidend die mit der SBC-Einführung verfolgten Ziele sind: Fokus auf formlosere Interaktion oder auf Kooperation am Dokument? Confluence ermöglicht Nutzern eine unkomplizierte Seitengestaltung und schnelle Veränderungen an Dokumenten. Jive offeriert keine vergleichbar ausgereifte Möglichkeit der gemeinsamen Arbeit an einem Dokument, bietet aber vielseitige Kommunikationsmöglichkeiten. Sharepoint ist stark auf MS Office Dokumente fixiert und nicht so unkompliziert in der Handhabung wie Confluence.
Merkmal |
Sharepoint |
Jive |
Confluence |
Personalisierbarkeit |
MySite bildet persönliches Informationszentrum |
Startseite an sich vorgeben, kann mit etwas Aufwand durch Apps angepasst werden |
Gestaltung des eigenen Dashboards mit eingeschränktem Umfang |
Wiedererkennungswert |
Angelehnt an Office Umgebung |
Navigation / Funktion angelehnt an Social Networks und Internet Foren, Web2.0 Interface |
Aus Nutzersicht bekannt durch öffentliche Wikis |
Sharepoint und Confluence fokussieren auf Dokumente
Auch die Konzepte zur Informationsstrukturierung für den Endnutzer zeigen bei den drei SBC-Plattformen merkliche Unterschiede. Getreu seiner Tradition vertritt Sharepoint eine starke Strukturierung der SBC-Elemente in Ordnerstrukturen, globalen Taxonomien oder Seiten, die häufig nach unternehmensweiten Richtlinien erstellt wurden. Für eine geordnete Dokumentablage ist dies von Vorteil, jedoch erschwert die starke Strukturierung häufig die freie Interaktion . Jive steht hierzu im starken Kontrast. Während mit Bereichen und Subbereichen eine hierarchische Strukturierung zwar möglich ist, weisen die häufig genutzten themenbezogenen Gruppen keine Hierarchie auf. Der Nutzer arbeitet also eher mit der Suche nach für ihn relevanten Themen und interagiert themenbezogen. Durch die geringe Strukturierung wird eine Navigation ohne Suche jedoch schwieriger. Ist dann die richtige Gruppe gefunden, wird der Nutzer über den sogenannten Activity Stream über die wichtigsten Interaktionen in diesen Gruppen auf dem Laufenden gehalten. Confluence geht einen Mittelweg. Dokumente werden strukturiert abgelegt in Bereichen und Subbereichen, jedoch kann jeder – wenn nicht durch Berechtigungskonzepte eingeschränkt – die Struktur anpassen. Auch Confluence fokussiert dabei stärker auf die Arbeit am gemeinsamen Dokument als auf informelle Diskussion.
Merkmal |
Sharepoint |
Jive |
Confluence |
Arbeiten mit Dokumenten |
Arbeiten mit MS Office Dokumenten sehr gut umgesetzt, andere nur eingeschränkt |
Dokumentenerstellung mit Rich Text Editor, nur wenig Möglichkeit innerhalb von Dokumenten zu strukturieren |
intuitive und einfache Bearbeitung und Strukturierung durch Rich Text Editor und viele Templates |
Streams, neue Aktivitäten und Dashboard dienen als Informationsfilter
Neben der Struktur ist auch die Informationsfilterung eine wichtige Funktion, denn je aktiver eine Plattform genutzt wird, desto eher droht der einzelne Anwender, in Informationen zu ertrinken. Andererseits sollen relevante Informationen nicht verloren gehen, da sonst der Vorteil der Plattform ebenso erodiert. Jive zeigt deshalb die Interaktion in drei Streams an. Im Ersten sieht der Nutzer sämtliche Interaktionen auf der Plattform, im zweiten Stream findet er alle Interaktionen zu den Themen, in die er irgendwann involviert war oder die er explizit verfolgt. Im Dritten erkennt er alle Interaktionen, die von ihm Aktivität verlangen. Jeder Stream kann dann noch fein-granular fokussiert werden. Sharepoint hingegen begrenzt die Benachrichtigung zunächst auf neue Aktivitäten von Mitarbeitern aus derselben organisatorischen Einheit. Zusätzlich lassen sich die Interaktionen beliebiger anderer Mitarbeiter verfolgen. Confluence bietet auf einem Dashboard – der persönlichen Startseite – eine Liste aller Aktivitäten und eine nach Favoriten gefilterte Aufstellung. Es gibt jedoch keine Mechanismen, diese Filterung fein-granular anzupassen.
Mekmal |
Sharepoint |
Jive |
Confluence |
Informations-strukturierung |
Starke, ordnerartige Strukturierung |
Hierarchien möglich in Bereichen; Gruppen hierarchiefrei; größerer Fokus auf Suche und Activity Streams |
Inhalte strukturiert, hierarchisch verwaltet; jeder kann Hierarchie anpassen |
Informationsfilterung |
Zunächst nur Aktivitäten von Kollegen; erweiterbar |
Zunächst alles, schrittweise gefiltert über Activity Stream Konzept; sehr frei anpassbar |
Ansicht aller Interaktionen und gefiltert auf Favoritenbereiche |
Weiterleiten von Informationen |
Nutzer kann nur selbst Information abonnieren; Ausnahme: Workflow |
Kollegen können über Annotationsmechanismus in den Informationsfluss aufgenommen werden |
Kollegen können über Annotationsmechanismus in den Informationsfluss aufgenommen werden |
Social Analytics / Empfehlung |
basierend auf Überlapp neuer Beiträge mit Tags des Nutzers |
Cloud-basierter Empfehlungsdienst mit ausgefeilten Heuristiken |
keine vergleichbare Funktion |
Sharepoint und Jive lassen sich gut in MS Office integrieren
Auch aus Sicht der IT-Abteilung unterscheiden sich die drei SBC Plattformen. Die Plattform lassen sich natürlich einfacher einführen, wenn bereits Erfahrungen mit der Software selbst oder zumindest mit der Softwarekategorie vorhanden sind. Wird eine komplett neue Software eingeführt, stellen sich Fragen der technischen Integration und der Interfacegestaltung. Dabei ist die Landschafts- und die Standardsoftwareintegration zu unterscheiden. Unter ersten Punkt fallen Aspekte wie der Anschluss an eine zentrale Nutzerverwaltung (LDAP Server) oder Single-Sign-On. Alle drei betrachteten Lösungen bieten in dieser „Hygieneklasse“ vergleichbare Funktionen. Anders sieht es bei der Integration in die Standardsoftware des Büroalltags – Microsoft Office – aus. Hier punktet Sharepoint naturgemäß mit sehr guter Integration, dicht gefolgt von Jive, das sich über ein kommerzielles Plugin recht gut in die Office-Welt integriert. Confluence braucht für die Arbeit mit Office-Dokumenten einen Konnektor, der nur die Ansicht- und Editiermöglichkeiten direkt in der Confluence-Oberfläche erlaubt.
Merkmal |
Sharepoint |
Jive |
Confluence |
Integration in IT-Landschaft |
Nutzung von LDAP, SSO, etc. möglich |
Nutzung von LDAP, SSO, etc. möglich |
Nutzung von LDAP, SSO, etc. möglich |
Integration in MS Office |
Sehr gute Integration direkt möglich |
Sehr gute Integration über Plugin möglich, Ansicht direkt in Plattform über Plugin möglich |
Ansicht- und Editiermöglichkeit innerhalb von Confluence, keine Integration in Office Anwendungen |
Inkrementelle Funktions-erweiterung |
Etablierte Anbieter von Erweiterungen, kein App-Market |
Plugin-Konzept und Ökosystem über App-Market |
Breite Palette, teils kostenfreier Erweiterungen |
Customized Extensions |
Setzt auf .NET auf |
Setzt auf JEE und OpenSource Frameworks wie Spring und Freemarker auf |
Setzt auf JEE und OpenSource Frameworks wie Spring auf |
Confluence bietet die meisten Plugins
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Handhabung von Plugins und ähnlichen Konzepten. In Sachen Vielfalt kann hier Confluence mit vielen, teils kostenfreien Erweiterungen positiv hervorstechen. Jive hingegen bietet ein Plugin-Konzept und zusätzlich einen optional aktivierbaren App Market an. Auch um Sharepoint hat sich ein ausgeprägtes Ökosystem entwickelt, das allerdings an Vielfalt nicht mit Confluence konkurrieren kann und kein dem App Market vergleichbares System bietet. Interessant wird es, wenn Funktionalitäten selbst nachgebaut werden müssen. Sharepoint’s Herz schlägt in der .NET Welt, Confluence und Jive bauen auf JEE auf. Die Kosten für die Erweiterung sind dann also davon abhängig, welche der beiden Entwicklungswelten im Unternehmen bereits etabliert ist.
Beim Berichtigungsmanagement fällt Confluence etwas ab
Aber auch aus Prozessgestaltungs – und Überwachungssicht unterscheiden sich die Plattformen. Während der offene Informationsaustausch vordergründiges Ziel einer SBC Plattform ist, gibt es auch Inhalte, die nur mit eingeschränktem Zugriff versehen werden sollen. Sharepoint blendet hierzu mittels security-trimmed views Oberflächenbestandteile vollständig aus, für die ein Nutzer keine Berechtigung hat. Bei Jive können Oberflächenbestandteile nicht rechtebasiert ausgeblendet werden, allerdings die darin enthaltenen Inhalte. Außerdem gibt es geheime Gruppen, die nur ihren Mitgliedern angezeigt werden. Confluence kann mit Space-bezogenen Berechtigungskonzepten ein vergleichbares Leistungsniveau erreichen. Blickt man jedoch auf eine stärkere Kontrolle der ausgetauschten Inhalte mittels expliziter Freigabemechanismen, wartet Sharepoint mit den Vorteilen einer guten Workflow-Unterstützung auf. Jive nutzt dagegen ein Moderationskonzept und ein separates Freigabesystem, die jeweils über Benachrichtigungen aber ohne eigentliches Workflowmanagement operieren. Confluence steht den beiden hier etwas nach und bietet dies nativ nicht an – es muss per Plugin bei Bedarf erweitert werden.
Merkmal |
Sharepoint |
Jive |
Confluence |
Einschränkung der Sichtbarkeit |
Ausblenden von Bestandteilen über security-trimmed views |
Ausblenden von Inhalten ohne Berechtigung, Container bleibt sichtbar |
Space-bezogene Sichtbarkeiten |
Freigabemechanismen |
Umsetzbar über Workflow-Funktionalität |
Moderationskonzept auf Bereichsebene, Freigabesystem mit Benachrichtigungen (kein vollwertiger Workflow) |
Nur über Erweiterung mit Plugin nutzbar |
Unterstützung (teil-)standardisierter Interaktion |
Sehr gut über Workflow-Funktionalität |
Keine direkte Unterstützung |
Keine direkte Unterstützung |
Fazit
Bei der Wahl der richtigen SBC-Lösung steht die Frage nach dem Ziel im Vordergrund. Ist die Arbeit am gemeinsamen Dokument entscheidend, ist eine Herangehensweise aus der Wiki-Welt, unterstützt durch Anwendungen wie Confluence, oft ein guter Startpunkt. Ist das Unternehmensumfeld noch stärker an Prozessen ausgerichtet und will sich langsam der unstrukturierten Interaktion öffnen, bietet sich die Unterstützung einer breiter aufgestellten Plattform wie Sharepoint an, insbesondere wenn diese als Bestandsanwendung schon genutzt wird. Ist das Unternehmen jedoch bereit, schnell in eine unstrukturiertere, freiere Interaktion der Mitarbeiter und damit einen schnelleren Informationsfluss einzutauchen, bietet sich die Nutzung von Anwendungen an, die auf genau dies fokussieren, wie beispielsweise Jive. In der Praxis trifft man häufig auf gemischte Anforderungen und die Integration von zwei oder drei dieser Anwendungen bietet die größten Vorteile für das Unternehmen. Welches System dann als führendes genutzt werden soll, wird zu einer spannenden Frage, die nur im Einzelfall zu beantworten ist und bei der breite Erfahrung in Konzeption und Umsetzung helfen. (wh)