So digitalisiert die Universität Siegen die Personalsuche

Die Universität Siegen ist in Bewegung. Wie sehr, belegt die Entwicklung der Hochschule. Waren es 2014 noch 14.000 Studierende in Siegen, kletterte die Zahl auf 19.376 im Wintersemester 2018. In der Forschung sind mehr Projekte in Arbeit als je zuvor, 2016 bezog die Universität das historische Untere Schloss im Herzen der Stadt, gerade werden hier ein neues Hörsaalzentrum und eine neue Mensa gebaut. Eine enorme Entwicklung - und eine enorme Herausforderung.

Die große Herausforderung: Fachkräftemangel

Denn gerade die Personalgewinnung wird an deutschen Hochschulen herausfordernder. Viele MitarbeiterInnen gehen in Rente und hinterlassen eine Lücke - die in Zeiten des Fachkräftemangels schwer zu füllen ist. Laut dem Statistischen Bundesamt (Destatis) waren Ende 2018 an den Hochschulen und Hochschulkliniken 1,3 Prozent mehr wissenschaftliches Personal tätig, als noch Ende des Jahres 2017. Doch die Anforderungen wachsen schneller als die Neueinstellungen. Das hat Folgen.

Die Personalsituation im Jahr 2018 war der am schlechtesten bewertete Indikator beim Hochschul-Barometer des Stifterverbands. Die Universität Siegen handelte. "Unser Auftrag war, unser Recruiting mit einer digitalen Lösung zu optimieren", sagen Frank Sziburies und Engin Turhan von der Stabsstelle Digitalisierung der Universität Siegen

Bewerbungen in Papierformat bremsen den Prozess

Die Herausforderung war, eine Vielzahl analoger Prozesse in der digitalen Welt zu bündeln: Von der Abstimmung und Verbreitung von Stellenanzeigen über die Weiterleitung der eintreffenden Bewerbungen mittels Hauspost sowie dem Einholen von Feedback unterschiedlicher Stellen bis hin zu postalischen Einladungen und Absagen. "Stellen sollten schneller ausgeschrieben und besetzt werden", sagen die beiden Digitalisierungsexperten der Universität.

Prozesse neu denken

Für Turhan und Sziburies ist ein Grundproblem eines jeden Digitalisierungsprozesses, dass allein die Änderung des Mediums nicht zugleich auch zu den nötigen Änderungen der Prozesse führt. Um die Prozesse der Personalgewinnung grundlegend neu zu denken, wurden die Fachabteilungen von Anfang an eng einbezogen. "Gemeinsam mit dem Personaldezernat und der Stabsstelle Digitalisierung haben wir Workshops ausgerichtet, an denen VertreterInnen aller betroffenen Fachbereiche teilnahmen. Hier erfassten wir den Status Quo und erarbeiteten idealtypische Abläufe für Bewerbungen", sagt Tom Weckend, Senior Account Executive, Universitäten & Hochschulen, bei SAP.

Es galt, die Abläufe zusammenzuführen, zu vereinheitlichen und in diesem Zug das gesamte Prozedere zu verschlanken. Universitäten können sich damit einen Vorteil im Kampf um BewerberInnen verschaffen, für die es heute auf Schnelligkeit ankommt. Wenn bei Online-Bestellungen sofort eine Eingangsbestätigung kommt, sollte eine Bewerbung nicht dahinter zurückbleiben. Eine Bestätigung, dass die Bewerbung angekommen ist, vermittelt BewerberInnen ein sicheres Gefühl und ist das erste Feedback des potenziellen Arbeitgebers. "Unser Motto lautet: Zukunft menschlich gestalten. Dazu gehört neben wertschätzenden Bewerbungsprozessen auch, dass jede und jeder die neue Agilität an unserer Universität spürt", sagt Ulf Richter, Kanzler der Universität Siegen.

Cloud vereinfacht Wartung und Betrieb

Nach den Workshops ging es darum, die bestmöglichen Prozesse aufzusetzen. "Technologisch setzen wir dabei auf SAP Success Factors und die Cloud, wobei wir unsere SAP-First-Strategie verfolgen", erklären Frank Sziburies und Engin Turhan. Sie setzen methodisch auf Interaktion und Agilität: Das beste Modell solle Schritt für Schritt gemeinsam mit den Fachbereichen - die immer wieder testen - entstehen.

Im neuen System werden die Stellenanzeigen zentral erstellt, freigegeben und per Knopfdruck im Corporate Design der Universität Siegen ausgespielt: Sie erscheinen auf den im Wissenschaftskontext gängigen Jobportalen und werden der Agentur für Arbeit zur Verfügung gestellt. Auch die Bewerbungen werden einfacher: Die Interessierten registrieren sich mit ihren Unterlagen einmalig auf einem Portal, alle Unterlagen wären für eine folgende Bewerbung bereits digital vorhanden. "Wir senken mit dem Portal die Hürde, sich auf mehrere, passende Stellen zu bewerben", sagen Frank Sziburies und Engin Turhan übereinstimmend.

SAP sorgt für Sicherheit

Technisch wird das Portal über eine Public Cloud realisiert. Für die Universität Siegen reduziert sich dadurch der Aufwand für Wartung und Betrieb erheblich. Da der Hersteller quartalsweise Updates sicherstellt, wird die sicherheitsrelevante Aktualität der Anwendung abgedeckt.

Die zentrale Verwaltung des Personals wird mit SAP Success Factors einfach - dabei ist gleichzeitig für IT-Sicherheit und DSGVO-Konformität gesorgt. So ist beispielsweise das SAP Trust Center eine Einrichtung, die Vertrauen bei AnwenderInnen genießt.

Die Universität Siegen gehört damit zu den Hochschulen, die in diesem Bereich eine Vorreiterrolle einnehmen - und mit der Digitalisierung des Recruitings den Grundstein für eine überzeugende Personalgewinnungsstrategie gelegt hat.