Ob Konzerne oder Mittelstand: Alle nutzen heute die Möglichkeiten des internationalen Geschäfts. Entweder sie exportieren Waren und Produkte oder sie gründen oder unterhalten Niederlassungen in anderen Ländern. Doch das internationale Geschäft hält auch die eine oder andere Herausforderung bereit. Die Unternehmen müssen unterschiedliche Gesetzgebungen oder Buchhaltungsregeln einhalten und sich auf fremde Finanzsysteme und Sprachen einstellen. Sie sehen sich mit unterschiedlichen Ansprüchen von Finanzbehörden und anderen Institutionen konfrontiert. Der internationale Kontext stellt auch die IT vor Herausforderungen, muss sie doch die weltweit verstreuten Standorte in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Eine wichtige Rolle übernimmt auch hier immer mehr die Cloud.
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Cloud ist hilfreich, wenn …
Von Prozessen und Daten in der IT-Wolke versprechen sich Unternehmen gerade auch im internationalen Kontext mehr Freiraum für die Entwicklung neuer Ideen und (Absatz-)Strategien – auch oder gerade im Rahmen von Industrie 4.0 und dem Internet of Things (IoT).
Allerdings ist die Cloud nicht für jedes Unternehmen die Plattform der Wahl. Nach wie vor gibt es Firmen, die sich nicht mit der Cloud "anfreunden" wollen. Manche haben sogar ein Cloud-Verbot ausgesprochen. Diese schlagen einen anderen Weg ein. Sprich: Sie installieren ihr ERP-System entweder vor-Ort oder betreiben es in einem Rechenzentrum.
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Cloud-Lösungen können dabei helfen, die Möglichkeiten der digitalen Transformation auszuschöpfen. So können Unternehmen beispielsweise ihre technischen Anlagen via Cloud vermieten und weltweit future-ready machen. Großhändler können Sie aufgrund eines automatisierten Verkaufs und eines ebensolchen Service grenzüberschreitend handeln. Dabei können sie sich auch mit weiteren, innovativen Anbietern vernetzen. Wobei es nicht auf deren Anzahl ankommt, sondern vielmehr um die generelle Präsenz im Netz.
Allerdings droht die Gefahr, dass sich Unternehmen verzetteln, wenn sie sich mit zu vielen anderen Firmen zusammenschließen. Das kann förderlich sein, weil sich so zusätzliche Services anbieten lassen, kann aber auch zum Nachteil werden, wenn man einen beträchtlichen Teil des Prozesses aus der Hand gibt. Fällt einer oder mehrere von den kleineren Anbietern aus oder weg, ist der Prozess entweder unterbrochen, nicht mehr so service-orientiert wie zuvor oder zumindest deutlich verlangsamt. Im schlimmsten Fall kommt er ganz ins Stocken. Jedes Unternehmen muss daher für sich entscheiden, ob es dieses Risiko eingeht. Im Vorfeld empfiehlt sich auf jeden Fall eine Bewertung aus kaufmännischer Sicht.
Anbindung von Tochterunternehmen
Die heutigen Cloud-ERP-Lösungen bieten Funktionen für die Anforderungen von internationalen Tochtergesellschaften, wodurch diese Prozesskosten und Durchlaufzeiten reduzieren können sowie ein globales Reporting aufsetzen können.
Auf der anderen Seite bedeuten die standardisierten Prozesse und die stärkere Anbindung an die Muttergesellschaft, dass die Niederlassungen etwas von ihrem Freiraum verlieren. Viele Tochterunternehmen wachsen schnell: weil sie agil sind und weil sie in ihren Märkten autark agieren können, ohne - aus ihrer Sicht - einschränkende Regelungen und Unternehmensrichtlinien eines Mutterunternehmens. Ein ERP-System – egal ob als On-Premise-Variante oder aus der Cloud – und die damit verbundenen Standardprozesse können das Wachstum und die Agilität von Tochterunternehmen allerdings einschränken.
Daher sollten Konzernmütter überlegen, ob sie ihr(e) Tochterunternehmen nicht erst einmal lieber agil laufen und wachsen lassen, bevor sie mit einem neuen ERP-System überraschen. Genau dies ist beispielsweise oft bei Vertriebsniederlassungen zu erkennen: Sobald diese mit sechs, acht oder zehn Mitarbeitern erfolgreich sind, bekommen sie ein ERP-System verordnet, das für sie völlig überdimensioniert ist.
Cloud-ERP-Lösungen sind in aller Regel für Unternehmen ab zehn Mitarbeitern geeignet. Besagte Firmen sollten dabei bereits einige Zeit in der Erfolgsspur liegen. Dann können Konzernmütter getrost und darüber hinaus beliebig viele Tochtergesellschaften damit steuern und die Stärken von Mutter und Tochter nutzen. Die Devise lautet dabei: Behutsam vorgehen. Ein ERP-System darf die Individualität, Flexibilität und Besonderheit von Niederlassungen nicht zu sehr einschränken, denn das wäre kontra-produktiv und würde die Fluktuation fördern. Insbesondere junge und innovative Mitarbeiter dürfen nicht das Gefühl haben, zu sehr reguliert zu werden. Cloud-Lösungen können gegebenenfalls gute Gründe sein, etwa für die Generationen Y und Z, um bei einem Arbeitgeber zu bleiben oder zu diesem zu wechseln.
Sicherheit und Compliance
Doch es geht nicht nur darum, Aufwand und Kosten für die Ein- und Ausgliederung und die Verwaltung von Tochtergesellschaften zu minimieren. Ganz wichtig ist auch, die Compliance sicherzustellen. Das kann gerade im internationalen Kontext schwierig sein. Beispielsweise dann, wenn sie ein passendes Unternehmen akquirieren oder sich mit einem solchen zusammenschließen. Wie lassen sich nun Auslandsniederlassungen rechtskonform verwalten? Im Prinzip ist es einfacher als viele denken.
Die verschiedenen Cloud-Spielarten kurz und übersichtlich erklärt:
Was ist Software as a Service?
Was ist Infrastructure as a Service?
Was ist Platform as a Service?
Mittlerweile unterstützen Cloud-ERP-Lösungen wie ihre On-Premise-Pendants sowohl interne Vorgaben (beispielsweise Qualitätsanforderungen) als auch externe Richtlinien (beispielsweise durch den Gesetzgeber). Sie sind wie andere Lösungen auch vorkonfiguriert, um sich beispielsweise an die aktuellen Rechnungslegungsmethoden, die anwendbaren Steuerstrukturen und die relevante Arbeitsgesetzgebung für jedes Unternehmen anzupassen. So lässt sich beispielsweise festlegen, dass der Mitarbeiter einer Auslandsniederlassung nur Bestellungen bis zu einem bestimmten Volumen freigeben darf. Wenn er das Limit überschreitet, warnt das System und es wäre sofort klar, dass der Mitarbeiter "out of compliance" agiert.
Cloud-Lösungen sind schneller eingeführt
Bei M&A- oder bei Carve-Out-Projekten, bei denen die "Tochter" jeweils kein eigenständiges System im Einsatz hat, können Cloud-Lösungen ebenfalls helfen, weil sie im Gegensatz zu On-Premise-Varianten schneller einzuführen sind. Bei einem M&A-Projekt beispielsweise sollten Compliance-Richtlinien innerhalb von 100 Tagen stehen, lautet eine Regel. Anstatt das akquirierte Unternehmen beispielsweise direkt in die zentral gesteuerte Unternehmens-IT einzubinden, können Sie die (Stamm-)Daten zunächst in die Cloud-ERP-Lösung überführen. So ist es möglich, die Datenhistorie von der Unternehmens-IT zu trennen und die Übergangsphase zu verkürzen.
Experten erklären den Weg in die Cloud:
Wie Unternehmen sich in die Cloud bewegen
Cloud Computing: Anwendungen modernisieren - aber wie?
Einschränkend will allerdings gesagt sein: Zum einen stellt sich der Nutzen auch bei Cloud-Lösungen erst nach einer eingehenden Analyse der Compliance-Situation ein. Und: Für Unternehmen, die jegliche Berechtigung bis ins kleinste Detail steuern möchten, sind Cloud-Lösungen sehr wahrscheinlich nicht die beste Wahl. Zwar erhalten sie auf diese Weise einen guten Überblick über all jene Bereiche, in denen sich regulatorische sowie geschäftliche Ziele besser erreichen lassen, einen all-umfassenden Umfang wie festinstallierte Lösungen können sie aber selbstverständlich nicht haben. Unternehmen, die sich diesen Perfektionismus allerdings nicht auferlegen, fahren mit einer Cloud-Lösung ganz gut.
Upgrades und Updates besorgt der Cloud-Provider
Ein weiteres Beispiel für den Einsatz von Cloud-Lösungen: Ihr Unternehmen mit Sitz in Europa hat 20 Auslandsniederlassungen. Diese haben jeweils lokale ERP-Systeme im Einsatz, die sie zu unterschiedlichen Zeitpunkten upgraden müssen. Im schlimmsten Fall heißt das: 20 verschiedene Upgrade-Termine. Als Konzernmutter sind Sie somit im Dauereinsatz, da Sie ständig Investitionsentscheidungen treffen müssen. Jedes Mal müssen Sie abwägen, ob es sich lohnt, das Upgrade einzuspielen, oder nicht. Unterlassen Sie es, kann es dazu führen, dass die Software irgendwann einmal nicht mehr einsatzfähig ist (burning platform). Sind hingegen alle Niederlassungen auf einer Cloud-ERP-Plattform haben sie auch alle jederzeit eine einsatzfähige Lösung zur Hand, weil sich der Anbieter um Updates und Aktualisierungen kümmert.