Neue Programmversionen sind ein zweischneidiges Schwert: Einerseits wollen Unternehmen die neuesten Funktionen nutzen, andererseits müssen sich die Mitarbeiter an neue Oberflächen gewöhnen und IT-Kollegen die Kompatibilität mit bestehenden Systemen testen. Gleichzeitig müssen sie abschätzen, welche Mitarbeiter welche Versionen benötigen und wie viele Lizenzen das Unternehmen kaufen soll. Schließlich kosten zu viele Lizenzen oder ungeeignete Versionen unnötig Geld. Zu wenige Lizenzen stellen ein Risiko bei Betriebsprüfungen dar. Entsprechend sind bei jeder neuen Version die Vorteile und Nachteile der verschiedenen Varianten genau abzuwägen. Dies gilt natürlich auch für Office 2013.

Die neueste Office-Version beeindruckt vor allem mit kollaborativen Features. Cloud-Integration und die Einsatzmöglichkeiten auf mobilen Endgeräten wurden deutlich optimiert. Anwender können Dokumente beispielsweise per Default direkt in der Cloud speichern oder den Messenger in Sekundenschnelle starten. Auch die mobile Lauffähigkeit und Touch-Funktionen wurden deutlich ausgebaut. Bei den Bearbeitungsmöglichkeiten für Texte, Tabellen oder Präsentationen gibt es naturgemäß weniger Verbesserungen - diese scheinen langsam ausgereizt. Rein optisch wartet Office 2013 mit einer völlig überarbeiteten Oberfläche auf, die dem "Look and Feel" des Touch-optimierten Windows 8 angepasst ist. Das Design mag Geschmackssache sein, aber zweifelsohne stehen häufig genutzte Funktionen nun nach wenigen Mausklicks bereit.

Nicht alles ist für jeden geeignet

Doch Touch-Bedienung, Mobilität und Kollaboration ist nicht für jeden Mitarbeiter wichtig. So dürften Controller, die vorwiegend Excel-Tabellen bearbeiten, oder Kollegen am Empfang wenig damit anfangen können. Dagegen werden Außendienstmitarbeiter, Contact-Center-Kollegen oder Mitglieder von Projektteams begeistert sein. Entsprechend sollte jedes Unternehmen prüfen, für welche Abteilungen und Mitarbeiter die neuen Versionen von Vorteil sind.

Langfristig wird sich Office 2013 aber unternehmensweit durchsetzen. Denn erstens fühlen sich Kollegen mit der "alten Version" benachteiligt und zweitens verkauft Microsoft im Rahmen des Volumenlizenzprogramms nun sowieso nur noch die neue Version. Entsprechend bleibt für Unternehmen die Frage, ab wann und für welche Abteilungen sie zuerst Office 2013 einführen. Dabei sollten sie auch prüfen, ob sie zu viele oder zu wenige Lizenzen einsetzen. Denn Studien haben gezeigt, dass die meisten deutschen Unternehmen nicht korrekt lizenziert sind. Sie geben in einigen Bereichen zu viel Geld aufgrund nicht benötigter Lizenzen aus, während sie in anderen Bereichen durch Unterlizenzierung ein Rechtsrisiko eingehen. So sollten sie sich vor der Migration ein klares Bild vom vorhandenen Bestand verschaffen.

Office oder Office 365?

Bei den fest installierten Office-Versionen dürfte Unternehmen die Entscheidung für die richtige Variante für ihre Mitarbeiter leicht fallen. Während sich "Home and Student" an Privatnutzer richtet und kein Outlook enthält, ist die Professional Plus-Version mit Access und Publisher für viele Mitarbeiter überdimensioniert. So bleibt fast nur noch die "Home and Business". Spannender ist die Frage, ob die fest installierte Variante überhaupt genutzt werden soll oder gleich die Cloud-Version Office 365. Diese besitzt eine weitgehend identische Oberfläche und einen nur leicht abgespeckten Funktionsumfang, der im Alltag kaum auffällt.

Viele Unternehmen werden im ersten Moment zwar zurückschrecken beim Gedanken, Anwendungen und darin gespeicherte Informationen der Cloud anzuvertrauen. Doch Office 365 muss nicht in der Public Cloud von Microsoft betrieben werden, sondern funktioniert auch in Private- oder Hybrid-Cloud-Umgebungen. Somit sind die Anforderungen an Sicherheit, Verfügbarkeit und Performance relativ einfach zu gewährleisten. Zudem lassen sich nach jetzigem Wissensstand auch gemischte Umgebungen aus Office 2013 und Office 365 ohne größere Herausforderungen realisieren.

Diese zahlreichen Varianten ermöglichen Unternehmen zwar eine individuelle Ausstattung ihrer Mitarbeiter, doch ein Versions-Zoo beeinträchtigt den Überblick und führt häufig zu Unter- oder Überlizenzierung. Eine Einheitsausstattung wird aber den heutigen Anforderungen der Mitarbeiter nicht gerecht. Hier lässt sich der ideale Kompromiss nur individuell finden.

Im Video: Excel 2013 für Profis - Neuerungen beim Menüband

Zum Video: So klappt’s mit Office 2013

Lizenzszenarien nach Unternehmensgröße

Beispiel 1: Kleinere Firma setzt auf Open Value

Ein Unternehmen mit 120 Desktops bezieht seine Lizenz im Rahmen des Open-Value-Programms. Der Abschluss eines Volumenlizenzvertrags ohne Standardisierung erlaubt es, aktuelle Softwareversionen nach Bedarf zu beschaffen, wenn etwa Rechner umgerüstet werden. Für den Kunden überwiegen die Vorteile gegenüber dem Kauf von Boxprodukten: Er muss keine Pakete lagern und kann den Lizenzverbrauch online verfolgen.

Beispiel 2: Mittelständler wählt Enterprise Agreement

Ein Unternehmen mit etwa 350 Desktops hat in der Vergangenheit ausschließlich Einzellizenzen von Windows als OEM-Versionen gekauft. Durch den Abschluss eines neuen Enterprise Agreements erwirbt der Betrieb nun mit dem "Professional Desktop", das aus Windows 8-Upgrade, Core CAL (Client Access License) und Office Professional Plus 2013 besteht, eine standardisierte Lizenzierungslösung. Dadurch wird der Aufwand im Lizenz-Management deutlich reduziert und das Unternehmen kann im Zuge der Betriebssystemmigration auch direkt auf die nächste Office-Generation umsteigen.

Beispiel 3: Unternehmen mietet Software

Ein Unternehmen mit 5.000 Arbeitsplätzen hat seine komplette IT-Landschaft seit zwei Jahren im Rahmen eines Enterprise Agreement Subscription in Lizenz genommen und standardisiert. Für die Vertragslaufzeit fallen durch die enthaltene Software Assurance keine zusätzlichen Kosten an. Zum Ende des Lizenzabkommens muss dieses Unternehmen jedoch komplett neu lizenziert werden, da die Nutzungsrechte zeitlich befristet sind. Das Subscription-Modell ist vor allem für Firmen mit saisonal stark schwankenden oder insgesamt stark sinkenden Clientzahlen interessant. Der Grund: Die jährliche Zahlung wird jeweils anhand der vorhandenen qualifizierten Desktops berechnet.

Beispiel 4: Großbetrieb entscheidet sich für Select Plus

Ein Unternehmen mit rund 10.500 Arbeitsplätzen hat im Desktopbereich noch Windows XP und Office 2003 im Einsatz. Die Migration auf Windows 8 und Office 2013 soll in den nächsten zwölf bis 15 Monaten erfolgen. Da der darauf folgende Migrationszyklus frühestens in fünf Jahren geplant ist und in sechs bis sieben Jahren umgesetzt werden soll, erfolgt hier eine Beschaffung von Windows-8-Upgrades sowie Office-2013-Lizenzen entsprechend dem Rollout über Select Plus. Teilweise wurden die vorhandenen Geräte bereits mit "Windows 8 Professional OEM" gekauft.

Eine Standardisierung ist hier nicht gewünscht. Select Plus ermöglicht es großen Unternehmen, Lizenzen auch für Tochterunternehmen zentral zu verwalten und flexibel Lizenzen nach Bedarf nachzukaufen. Da der Vertrag unbegrenzt läuft, ist eine flexible Handhabung der Lizenzen möglich. Auch Downgrades können umgesetzt werden. Da die Server-Landschaft teilweise einen anderen Lebenszyklus hat als die Desktops werden die CALs mit Wartung gekauft. Die Trennung der Lizenzierung für die unterschiedlichen Anwendungen verringert das Risiko einer Falschlizenzierung bei einem weiteren Technologie-Upgrade.

Beispiel 5: Konzern steigt mit Software Assurance um

Ein Konzern mit 80.000 Arbeitsplätzen hat seine komplette IT-Landschaft seit mehreren Jahren mit dem "ProDesktop" im Rahmen eines Enterprise Agreements in Lizenz genommen und standardisiert. Der ProDesktop enthält Windows Enterprise, Office Pro Plus und die CoreCAL. Damit verknüpft ist die Software Assurance, so dass für die Migration auf Windows 8 und Office 2013 keine weiteren Lizenzierungskosten anfallen. Da zusätzlich alle Geräte mit Windows OEM-Betriebssystem gekauft wurden, wird das Unternehmen im Desktopbereich stets richtig lizenziert sein. Im Falle eines Server-Upgrade in den Bereich Windows, Exchange, Sharepoint und Lync sind die entsprechenden CAL-Lizenzen jeweils auf dem neuesten Stand.