Die Ergebnisse einer Studie des National Center for Biotechnology Information in den USA zeigen, dass Menschen und Goldfische ähnlich lang beziehungsweise kurz aufmerksam sein können. Die Aufmerksamkeitsspanne des Menschen liegt bei acht Sekunden, Goldfische hingegen können sich durchschnittlich sogar bis zu neun Sekunden lang konzentrieren. Ein ernüchterndes Ergebnis, zumal wir vor etwa 15 Jahren noch vier Sekunden länger achtsam sein konnten. Die zunehmende Digitalisierung in unserem Leben fordert ihren Tribut. Unser Gehirn muss die Datenflut und das digitale Umfeld verarbeiten, und dadurch leidet die Konzentrationsfähigkeit.
Bei Online-Events beziehungsweise Web-Meetings ist für derartige Aufmerksamkeitsdefizite in den meisten Fällen die unattraktive Gestaltung verantwortlich. Dieses Problem bekommen Unternehmen spätestens dann zu spüren, wenn die Teilnehmerzahl beispielsweise bei Webinaren stagniert, Interessenten ganz wegbleiben oder Mitarbeiter Ausreden erfinden, um nicht an einer internen Online-Sitzung teilzunehmen.
Die Frage ist, wie Unternehmen ihre Online-Veranstaltungen so gestalten können, dass Teilnehmer nicht nur länger als Goldfische aufmerksam zuhören, sondern sich im Idealfall auch noch aktiv beteiligen. In vielen Unternehmen, die weltweit Mitarbeiter beschäftigen, ist es keine Seltenheit mehr, wichtige Neuigkeiten über Online-Webcasting-Plattformen zu kommunizieren. Die Führungsebene beruft Townhall-Meetings oder Abteilungssitzungen ein oder beauftragt die Personalabteilung, unternehmensweite Schulungen online durchzuführen. Der Vertrieb setzt ebenfalls auf Online-Veranstaltungen, um Interessenten und Kunden umfassend über (neue) Produkte und Services zu informieren.
Mitarbeiter, die wissen, was in ihrem Unternehmen passiert, können sich besser mit dem Unternehmen identifizieren. Sie sind motivierter und bemühen sich, zum Unternehmenserfolg beizutragen. Das Management könnte deren Motivation leicht steigern, indem es ihnen ermöglicht, auch bei großen Online-Sitzungen wie Townhall-Meetings zu Wort zu kommen, ihre Meinung zu äußern und Fragen zu stellen.
Online-Informations- oder Schulungsveranstaltungen, bei denen sich Interessenten und Kunden interaktiv einbringen, anderen Teilnehmern über Erfahrungen berichten oder dem Veranstalter Fragen stellen können, machen Webinare lebendiger und regen einen offenen Dialog an. Um der Langeweile ein für alle Mal ein Ende zu bereiten und stattdessen interaktive Online-Veranstaltungen abzuhalten, die die Teilnehmer mitreißen und Inhalte einprägsam vermitteln, sollten Unternehmen bei ihren Online-Veranstaltungen folgende Erfolgskomponenten berücksichtigen:
1. Video statt PowerPoint
Präsentationsfolien haben bei Vorträgen ganz sicher ihre Berechtigung, es spricht aber nichts dagegen, die Folienanzahl zu begrenzen und diese für das Publikum grafisch ansprechend aufzubereiten. Wohl jeder hat bereits an einer Online-Veranstaltung teilgenommen, die nur aus Präsentationsfolien, untermalt von Stimmen aus dem Off, bestanden. Das Resultat solcher Veranstaltungen: Spätestens nach der siebten Folie ist der Teilnehmer mit seinen Gedanken nicht mehr bei der Sache. Wiederum einige Folien später beschäftigt er sich höchstwahrscheinlich sogar mit anderen Dingen.
Eine Umfrage von Blue Jeans Network, bei der 400 Entscheider in den USA befragt wurden, was sie während einer Webkonferenzen tun, ergab, dass 30 Prozent der Befragten essen, 59 Prozent private E-Mails oder SMS schreiben, 34 Prozent ein zweites Telefonat parallel führen und 28 Prozent sogar das stille Örtchen aufsuchen. Aber auch von vielen Telefonkonferenzen weiß ein jeder von uns, dass Teilnehmer, sobald sie die Stumm-Taste betätigt haben, alles Mögliche machen nur eben nicht aufmerksam zuhören (s. Video: http://bluejeans.com/onmute).
Nicht nur Teilnehmer wollen unterhalten und persönlich angesprochen werden, auch Vortragende haben den Anspruch, eine spannende Präsentation abzuhalten, die jeden einzelnen Teilnehmer fesselt. Obwohl Videos nachweislich einen positiven Effekt auf die Aufmerksamkeit des Publikums haben, werden nicht einmal bei 15 Prozent aller Online-Veranstaltungen Videos oder ein interaktives Videoformat eingesetzt.
Dies liegt nicht etwa an fehlenden technischen Möglichkeiten, sondern vielmehr an der Einstellung der Vortragenden und deren Scheu, sich Neuem bzw. Ungewohntem zu öffnen. Entscheiden sich die Organisatoren für eine videobasierte Veranstaltung, sollten sie drei grundlegende Aspekte beachten:
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Wählen Sie einen Sprecher aus, der sich hinsichtlich seiner Mimik und Gestik ganz natürlich verhält und nicht wie angewurzelt vor der Kamera sitzt. Um Argumenten Nachdruck zu verleihen, sollte er sich bewegen und gestikulieren wie bei einem Live-Event. Das sorgt nicht nur für persönliches Vertrauen, sondern auch für aufmerksamere Zuhörer bzw. Zuschauer. Je nach Thema und Umfang einer Online-Veranstaltung ist es zudem sinnvoll, mehrere Sprecher einzusetzen und damit für mehr Abwechslung zu sorgen.
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Stellen Sie sicher, dass sich der Sprecher in einem professionellen, ungestörten Umfeld mit guter Internet-Verbindung aufhält. Nur so lassen sich optimaler Klang und gute Optik gewährleisten.
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Halten Sie Gesprächsleitfäden mit den Kerninformationen sowie aussagekräftiges Bild- oder Videomaterial parat, beispielsweise in Form von Präsentationsfolien oder Videoclips. Dadurch können Sie dem Publikum an den passenden Stellen der Diskussion weiterführende Inhalte präsentieren und damit verhindern, dass eine Diskussion, die zwar lebendig ist, ins Leere läuft und Inhalte nicht angemessen vermittelt werden können.
2. Interagieren ist Platin
Reden ist Silber, Schweigen ist Gold, und Interagieren ist Platin. Ganz bestimmt ist es in einigen Lebenssituationen das Beste zu schweigen, Veranstaltungen zählen aber nicht unbedingt dazu. Jeder hat sicherlich schon einmal die Erfahrung gemacht, in einer Konferenz am liebsten von seinem Platz aufspringen, eine wichtige Frage stellen oder einen genialen Vorschlag machen zu wollen.
Teilnehmer einer Online-Veranstaltung sind aber leider oft zur Passivität verdammt und können aufkommende Fragen höchstens per Chat-Funktion stellen. Und auch der Vortragende in einer Online-Präsentation wird sich wünschen, mit seinem Publikum zu interagieren und zu erfahren, was es zu sagen hat. Ein kontinuierlicher Dialog tut jeder Beziehung gut - ob zwischen Führungskräften und Mitarbeitern oder Vertriebsmanagern und Kunden bzw. Interessenten.
Das ist kein bloßes Wunschdenken mehr, denn es gibt mittlerweile professionelle Plattformen, die das Publikum bei Online-Veranstaltungen von ihrer Passivität befreien und zu aktiven Videoteilnehmern machen. Sie können Informationen einbringen, durch die Konferenzen erst richtig spannend und nützlich werden. Damit wird die Präsentation vom Monolog zu einer interaktiven Diskussion.
Es gibt bereits Plattformen, die ähnlich wie bei Live-Events, die ein Mikrofon für Fragen und Einwürfe herumreichen, die Möglichkeit bieten, Teilnehmer, die sich per Handzeichen melden, das Wort zu erteilen. Auch zusätzliche Interaktionsfunktionen wie das Teilen von Dokumenten und das Chatten während der Veranstaltung steigern die Aufmerksamkeit und die Teilnahme des Publikums. Durch die Möglichkeit, als Teilnehmer interaktiv zu sein, kann ein viel intensiverer Austausch von Informationen stattfinden und im Falle von Schulungen zu einer steileren Lernkurve beitragen. Damit eine interaktive Diskussion nicht mit der Online-Veranstaltung endet, können Organisatoren zum Beispiel Foren und Social-Media-Kanäle zur weiteren Diskussion der Inhalte einrichten.
3. Die Qual der Wahl
Die richtige Plattform für videobasierte Online-Veranstaltungen zu finden, ist nicht einfach. Es gibt zahlreiche Lösungen, die die unterschiedlichsten Funktionen bieten und alle haben ihre Vor- und Nachteile. Jedes Unternehmen wird bei seiner Entscheidung letztendlich abwägen müssen, welche Lösung die unternehmensspezifischen Anforderungen am besten erfüllt.
Ein Serviceprovider, der im Veranstaltungs-Hosting erfahren und einen erstklassigen technischen Support bietet, ist für einen reibungslosen Ablauf von Online-Veranstaltung sicherlich nicht ganz unwichtig. Da die Auswahl der richtigen Plattform für viele Unternehmen sehr komplex ist, soll der folgende Fragebogen als Entscheidungshilfe dienen:
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Unterstützt die Plattform genug Teilnehmer für Ihren Bedarf? Einige Online-Services sind nur auf ein- oder zweihundert Teilnehmer ausgelegt, andere auf Tausende. Planen Sie ausreichend Puffer.
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Lassen sich Sprecher aus allen Teilen der Welt einfach per Video zuschalten? Bei den meisten Veranstaltungen gibt es mehrere Sprecher, die sich häufig an verschiedenen Orten befinden. Daher muss es einfach sein, sich in die Videoübertragung einzuschalten und die Präsentation gemeinsam abzuhalten.
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Wie interaktiv ist die Plattform? Einige Plattformen unterstützen textbasierte Chat-, Frage- und Antwort-Funktionen. Die direkte Interaktion zwischen Vortragenden und Publikum wertet die Veranstaltung aber deutlich auf.
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Mit welchen Video-Endpunkten kann das Publikum an der Veranstaltung teilnehmen? Der Zugriff über Raumsysteme, Computer und mobile Geräte beseitigt die Hürden für die Remote-Teilnahme.
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Über welche Steuerungsfunktionen verfügt die Plattform? Veranstaltungsmoderatoren sollten eine gesteuerte Umgebung mithilfe von Master-Steuerelementen verwalten können. Dazu gehört, die Sitzung aufzeichnen, Teilnehmer stumm schalten oder zu Sprechern ernennen, Vortragende festlegen und die Veranstaltung unterbrechen und fortsetzen zu können.
In puncto Online-Veranstaltungen ist es höchste Zeit zum Umdenken. Die Tage sprechender Folien und langweiliger Monologe vor einem gesichtslosen Publikum sind vorbei. Denn die Teilnehmer sind bereit und durchaus in der Lage, viel länger aufmerksam als Goldfische zu sein, wenn die Inhalte und die Gestaltung von Online-Events ansprechend sind. Interaktion ist das Geheimnis, um aus den Investitionen in Veranstaltungen das Optimum herauszuholen und ein Publikum - gleich welcher Größenordnung - zu erreichen. (mb)