Was, wenn das interne Wiki nur auf mäßige Begeisterung in der Belegschaft stößt und inhaltliche Lücken hat? Ein IT-Dienstleister entfachte das Interesse seiner Mitarbeiter mit einem Schreibwettbewerb.
Um den Wissensaustausch zu fördern, richtete der SAP-Dienstleister b2tec 2006 ein firmeneigenes Wiki ein. Auf "b2wiki" sollten die Mitarbeiter Informationen einstellen und pflegen, die sich um bankenspezifische Themen, Kundenprojekte, neue Softwareentwicklungen und firmeninterne Inhalte drehen. Sieben Jahre später hatte sich das Wiki immer noch nicht als erste Adresse für die Informationssuche durchgesetzt. Es enthielt nur einen Bruchteil des verfügbaren Wissens. Auch eine Kompetenzgruppe, die die Mitarbeiter bei Fragen zum Wiki unterstützte, half nicht weiter.
540 neue Artikel im Wiki
Stefan Schmidt, b2tec: "Mit dem Wiki-Schreibwettbewerb haben wir eine solide Wissensbasis geschaffen und das sehr große Gemeinschaftsgefühl der Mitarbeiter noch verstärkt." Foto: Privat
Für das schwache Interesse waren nicht nur Berührungsängste und mangelnde Wiki-Fertigkeiten der Mitarbeiter verantwortlich zu machen. Dazu kam, dass die Kompetenzgruppe auch ein Wiki in Englisch aufzubauen begann. Viele Informationen waren allerdings nur in einer der beiden Sprachen verfügbar - das stiftete Verwirrung und schloss die englischsprachigen Kollegen von einem Teil des Wissens aus.
Mit dem "Wiki-Sprint" wollte b2tec der firmeneigenen Wissensplattform mehr Leben einhauchen. Foto: Sandor Jackal - Fotolia.com
"Mit dem Start des ,Wiki-Sprints` am 1. Januar wollte die Geschäftsleitung diese Mängel beseitigen und der Plattform zum Durchbruch verhelfen", erläutert Stefan Schmidt, einer der b2tec-Firmengründer. Alle Mitarbeiter - ob aus Beratung, Entwicklung oder Backoffice - waren aufgefordert, binnen drei Monaten möglichst viele hochwertige Beiträge für das interne Wiki zu verfassen. Der Einheitlichkeit halber sollten diese nur in Englisch geschrieben sein. Parallel dazu suchte die Wiki-Kompetenzgruppe fünf erfahrene Manager aus, die aus den Mitarbeitern gleichwertige Teams bildeten. Die Kompetenzgruppe stellte die Jury. Sie bewertete die Artikel nach einem Punktesystem, Mindestanforderungen waren Neuheit und Vollständigkeit der firmenrelevanten Themen. Gewinnen würde das Team, das bis zum 31. März die meisten Beiträge eingereicht hatte. Außerdem sollten die Mitarbeiter mit den meisten und besten Artikeln Preise erhalten.
Der Ehrgeiz der Teams entflammte, als die Kompetenzgruppe die aktuellen Punktestände regelmäßig veröffentlichte. Keine Mannschaft wollte ins Hintertreffen geraten. Vollends in Fahrt kam der Wettbewerb, als die Geschäftsleitung verkündete, dass die Mitarbeiter die Beiträge als interne Arbeitszeit verbuchen konnten. "Da es sich dabei um ein Engagement für die Firma handelt, kann keiner Autorin und keinem Autor zugemutet werden, dafür die Freizeit zu opfern", argumentiert Konrad Wehner, der als Senior Manager bei b2tec eines der Wettkampf-Teams leitete.
Kurz vor Abschluss des Wiki-Sprints ließen die Mitarbeiter schließlich alle Bedenken fahren und nutzten das freie Osterwochenende zum Endspurt, sprich: zur verstärkten Artikelproduktion. So gingen nach den Feiertagen noch 220 neue Beiträge bei der Jury ein; insgesamt stieg die Zahl der Wiki-Sprint-Artikel auf fast 540.
Themenpaten
"Mit dem Schreibwettbewerb haben wir eine solide Wissensbasis geschaffen und das ohnehin sehr große Gemeinschaftsgefühl der Mitarbeiter noch verstärkt", unterstreicht Firmenmitgründer Schmidt. "Jetzt gilt es, die positiven Impulse aus dem Wiki-Sprint in einen dauerhaften Wiki-Marathon umzuwandeln." Dazu will die b2wiki-Kompetenzgruppe Patenschaften an Mitarbeiter vergeben, die mit bestimmten Themen besonders vertraut sind. Sie sollen verstärkt eigene Beiträge im Wiki veröffentlichen und Artikel ihrer Kollegen redaktionell betreuen. Das gestiegene Interesse soll durch einen Newsletter vorangetrieben werden, der über Aktivitäten und Neuerungen im b2wiki informiert. In Sitzungen des Managements wird die Weiterentwicklung der Wissensplattform regelmäßig auf der Agenda erscheinen.
Mehr Interaktion
"Auch ich verweise bei Themen aus meinem Verantwortungsbereich verstärkt auf das b2wiki - ob es darum geht, sich gezielt mit Informationen zu versorgen oder eigene Beiträge über neue Projekte einzustellen", erläutert Senior Manager Wehner. Alle Verantwortlichen bei b2tec sind sich über die Vorteile einig, die ein Wiki einem IT-Beratungshaus bietet, das von seinem Know-how und seiner fachlichen Kompetenz lebt: einen schnelleren Zugang zu Informationen, eine bessere Kommunikation und Interaktion zwischen den Mitarbeitern sowie eine direkte Verfügbarkeit und Langzeit-Archivierung von Expertenwissen. (hk)
Social
Wikis, Blogs, Activity Streams und Dokumenten-Sharing Wikis, Blogs, Activity Streams, Dokumenten-Sharing - Social-Media-Funktionen und entsprechende Tools werden für Unternehmen immer wichtiger. Sie vernetzen Mitarbeiter, sorgen für den Wissensaustausch und verbessern die Zusammenarbeit. Der Beitrag stellt die beliebtesten Werkzeuge vor und zeigt, was bei der Einführung zu beachten ist.
Alfresco Alfresco ist eine Plattform für Social-Content-Management für mittlere und große Unternehmen. Im Mittelpunkt stehen die Zusammenarbeit und die Verwaltung unternehmenskritischer Dokumente. Texte, Tabellen, Videos und Präsentationen lassen sich unmittelbar kommentieren, was den direkten Austausch fördert. Sämtliche Aktivitäten rund um ein Dokument werden mitprotokolliert, User können diesen Activity Stream in der Alfresco-Anwendung verfolgen.
BlueKiwi Zen Mit der blueKiwi Enterprise Social Software können Unternehmensmitarbeiter Ideen, Kompetenzen, Ressourcen und Best Practices austauschen. Zu den Funktionalitäten der von Atos 2012 übernommenen Software gehören User-Profile mit Kontaktdaten und Kompetenzen, unternehmenseigene Lexika, Chat- und Diskussions-Plattformen, erweiterte gemeinschaftliche Notizfunktionen, "Likes", eine vollwertige Empfehlungs-Engine, Microsoft Office- und Outlook-Add-Ins sowie mobile Anwendungen für iOS, Android und Blackberry.
Chatter Mit Chatter hat SaaS-Pionier Salesforce.com sein CRM-zentriertes Portfolio um eine Social-Plattform für Profile, Gruppendiskussionen und Filesharing ergänzt. Feeds informieren über relevante Daten, etwa Statusmeldungen wichtiger Geschäfte oder Änderungen in der Kundendatei. Das Tool lässt sich in die CRM-Lösung von Salesforce integrieren und kann so Geschäftsprozesse etwa im Vertrieb abbilden, ist aber auch als Stand-alone-Lösung einsetzbar.
Communote Communote des gleichnamigen Dresdner Startups ist eine auf Java basierende Kommunikationslösung für projekt- und teamorientiertes Arbeiten. Ähnlich wie bei Twitter können Nutzer Nachrichten über ihre aktuellen Aktivitäten mit ihren Kollegen teilen. Kurznachrichten und Notizen lassen sich schnell erstellen, auch Dateien können angehängt und Bilder sowie Youtube-Videos angezeigt werden.
Connections BM Conncetions ist eine All-in-on-Suite für Social Business, die Activity Streams, E-Mail, Kalender, Wikis, Blogs und viele andere Social-Media-Funktionen integriert. Die direkte Zusammenarbeit ist mit einem Klick möglich. Die neue Version enthält zusätzlich Analysefunktionen, Echtzeit-Daten-Monitoring und schnellere Netzwerke für die Optimierung der Zusammenarbeit. Mit den verbesserten Funktionen bekommen User Einblicke in Informationen aus Netzwerken, die sie in Echtzeit nutzen können.
Crowdworx Einen innovativen Crowdsourcing-Ansatz hat das Berliner Startup Crowdworx mit seiner Software realisiert, die Kompetenz und Fachkenntnisse von Mitarbeitern im Intranet bündelt. Statt Know-how in Form von Texten zu speichern und abrufbar zu machen, wird das Fachwissen der Mitarbeiter in exakten Kennzahlen wie Prognosen, Risikobewertungen und Marktpotenzialen zusammengefasst. Das Spektrum reicht von Absatzplanungen und Innovations-Management bis hin zum Projekt-und Risiko-Management.
immer-uptodate immer-uptodate ist eine einfach bedienbare, Cloud-basierte Social-Lösung aus Deutschland, die Mitarbeiter abteilungs- und standortübergreifend miteinander in Kontakt bringt. Wichtige Funktionen sind Posting, Teilen, Kommentieren, das Liken von Texten, Fotos und Umfrage-Tools für offene und geschlossene Gruppen. Beiträge können gleichzeitig im internen Netzwerk und in öffentlichen Netzwerken wie der Facebook-Fanpage des Unternehmens veröffentlicht werden.
Jabber und Quad Unter dem Namen "Jabber" bündelt die Networking-Company Cisco sämtliche Communications- und Collaboration-Clients, die im Lauf der Jahre unter anderem durch Zukäufe ins Unternehmen kamen. Der Jabber-Client integriert Kommunikationsfunktionen wie Präsenzanzeige oder Instant Messaging und stellt mit Hilfe der hauseigenen Webex-Produktfamilie Audio- und Videoconferencing bei Bedarf auch in HD-Qualität bereit. Das zweite Standbein Quad integriert Features wie Blogs und Wikis.
Jam Mit dem cloud-basierten SAP Jam können sich Mitarbeiter im Unternehmen in einer einheitlichen Umgebung mit Kollegen vernetzen und über Daten, Inhalte und Prozesse austauschen. Dadurch sollen sie produktiver werden und bessere Ergebnisse erzielen. SAP Jam unterstützt insbesondere auch zentrale Aufgaben im Personalwesen wie Onboarding, Weiterbildung und Talent-Management. Auch in anderen Unternehmensbereichen wie Vertrieb oder Marketing ist die Lösung einsetzbar. Jam ist aus der Zusammenführung von "SuccessFactors Jam" und "SAP StreamWork" entstanden.
Jive Eine recht beliebte Social-Business-Lösung ist Jive Engage von dem 2001 gegründeten kalifornischen Unternehmen Jive Software. Das Tool kombiniert Collaboration- und Community-Features und stellt Lösungen für das Knowledge-Management zur Verfügung. Ständige Erweiterungen haben die Software zu einer ausgewachsenen Social-Business-Plattform anwachsen lassen. So kamen im Lauf der Zeit Funktionen für Instant Messaging sowie die Mobility-Unterstützung für iPhones und Blackberrys hinzu. Über zugekaufte Funktionen wie Business Analytics können Nutzer auch große Mengen an unstrukturierten Daten auswerten.
Just Connect Just Connect ist eine professionelle Social-Intranet-Software-Lösung aus Hamburg. Die Plattform kombiniert traditionelle Intranet-Funktionalitäten mit modernen Web-2.0-Funktionen der sozialen Netzwerke zu einer Social-Intranet-Lösung. Das Programm bietet Web2.0-Funktionen wie Microblogs und Blogs, Wissens-Management in Form von Wikis und Dokumenten-Management sowie diverse Kommunikationsformen wie Chat.
Lithium Das kalifornische Social-CRM-Anbieter Lithium stellt mit seiner Software Monitoring-Funktionen bereit, die vor allem für größere Unternehmen und Web-Agenturen von Interesse sind. Besonders interessant sind die integrierten Workflow-Funktionen. Sie machen auch für verteilte Arbeitsgruppen das Monitoring der unterschiedlichen Kanäle einfach. Ebenfalls überzeugen die Suchfunktionen (Keywords) inklusive Support für mehrere Sprachen und die Werkzeuge für die Auswertung.
Mixxt Mixxt des gleichnamigen Bonner Startups erlaubt es, mit wenigen Mausklicks eigene Communitys zu generieren. Die erstellten Gemeinschaften können ihren Mitgliedern die gängigen Social- Networking-Funktionen anbieten wie Abstimmungen, Bildergalerien, Blogs, Datei-Downloads, Foren, Gruppen, Termine, Videos und Wikis. Für Unternehmen und Agenturen mit umfangreicheren Anpassungswünschen stellt mixxt auch White-Label-Community-Lösungen ohne jeglichen Hinweis auf mixxt bereit.
Podio Das ursprünglich in Dänemark entwickelte und 2012 von Citrix übernommene Podio ist eine Collaboration-Plattform, die mit einem sonst nirgendwo zu findenden Killer-Feature aufwartet. Auf Podio kann jeder Anwender ohne technische Fachkenntnisse eigene Business-Apps erstellen. Auf dem Podio App Market stehen laut Anbieter Tausende solcher Apps zur Verfügung, die von Podio-Nutzern generiert und frei zugänglich gemacht wurden - von Kundenverwaltung über Personalbeschaffung bis hin zu Kundensupport und Issue Tracking.
Sharepoint Neben vielen anderen Disziplinen positioniert Microsoft sein Sharepoint auch als Plattform für Enterprise Social Networking. Die Collaboration-Umgebung stellt Anwendern Dokumenten-Sharing und Kommunikationsmöglichkeiten bereit. Spezielle Social-Network-Angebote sind unter anderem integrierte Profile, Wikis, Blogs, Newsfeeds und interne Videoportale sowie Funktionen für die unternehmensinterne Suche, das Tagging, Rating und zur Kommentierung.
SocialCast Mit dem von VMware 2011 übernommenen SocialCast können Nutzer interne Communities aufbauen und Diskussionsgruppen einrichten. Schnittstellen zu Lotus Notes, Outlook, Sharepoint sowie zum Active Directory schaffen ergänzende Kommunikations- und Integrationsmöglichkeiten. Neuerungen wie die Social-Applikation Strides bauen Socialcast zur integrierten Collaboration-Plattform aus. Die aktuelle Version beinhaltet zudem neue Funktionen wie integriertes Projekt-Management und sicheres Instant Messaging.
StreamWork SAP bietet mit StreamWork seit einiger Zeit eine kollaborative Plattform an, die dazu dienen soll, die Vorbereitung und das Treffen gemeinsamer Entscheidungen zu unterstützen. Die Social-Business-Komponenten erstrecken sich auf News-Feeds für Geschäftsdaten und Monitoring-Dienste, die Aktivitäten und Ereignisse darstellen. Als Besonderheit kann man eine ganze Reihe unterschiedlicher "Business Tools" in eine Konversation einfügen, die für eine Entscheidungsfindung nützlich sind. Dazu zählen Agendaplanung, Prioritätenlisten, Ad-hoc-Umfragen, SWOT- und Kosten-Nutzen-Analysen sowie Verantwortlichkeits-Diagramme.
Talent Sourcing Die Münchner IntraWorlds GmbH entwickelt Talent-Relationship- Management- und Community-Software-Lösungen. Das Hauptprodukt Talent Sourcing ermöglicht Mitarbeitern via Employer Branding, Personal-Marketing und Recruiting gezielt Talente zu identifizieren, zu binden und zu gewinnen. Mit dem Tool soll Recruiting in Zeiten des Fachkräftemangels messbar erfolgreicher, besser planbar und zukunftssicher werden.
tibbr Mit tibbr hat sich der SOA- und Integrationsspezialist Tibco in das Social-Business-Geschäft vorgewagt. Entsprechend verzahnen sich Anwendungen etwa von Oracle, SAP und Microsoft mit der Plattform, so dass sich beispielsweise der Activity-Stream durch Ereignisse und Veränderungen aus den Business-Applikationen speisen lässt. Ansonsten bietet tibbr soziale Services wie Mikroblogging, Profile, Instant Messaging und Voice-Memos, Videoconferencing und Communities.
Yammer Yammer wurde 2012 von Microsoft übernommen und war ursprünglich ein Mikroblogging-Dienst. Inzwischen stehen das Teilen und die Bearbeitung von Dokumenten, der Austausch von Wissen sowie die unternehmensinterne und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation im Vordergrund. Mit dem aktuellen Release können Anwender Communities einrichten, Termine in Outlook und Google Calendar planen, in verteilten Teams kommunizieren und gemeinsam Dokumente bearbeiten. Die Version für Unternehmen stellt besondere Security-Features bereit.
Zimbra Das bislang von VMware vertriebene Zimbra ist eine Open-Source- Plattform mit Funktionen für E-Mail, Kalender und Zusammenarbeit. Zimbra bietet eine speziell auf Virtualisierung und Portabilität abgestimmte offene Plattform für Private Clouds und Public Clouds. Die intelligente Mailbox hilft dabei, Informationen und Aktivitäten übersichtlich zu verwalten. Im Juli 2013 gab VMware bekannt, Zimbra an Telligent Systems verkauft zu haben. Der neue Besitzer will mit Unterstützung von Investment Partnern aus Zimbra die "erste vereinte soziale Kollaborationssuite für die Post-PC-Ära" machen.