Über das Jetzt hinausgedacht

Das stetige Wachstum im Online-Handel hat die Erdt Gruppe zum Anlass genommen, zusätzlich zum bisherigen Logistik-Geschäft ein weiteres Unternehmensstandbein im E-Commerce-Segment B-to-C aufzubauen. Die Unternehmenstochter Erdt Concepts übernimmt für Online-Anbieter von Konsumprodukten die gesamte Auftragsabwicklung. Im Lager von Erdt Concepts stapeln sich auf 14.000 Quadratmetern unter anderem Tiernahrungsprodukte, Lifestyle-Artikel oder Taucherbedarf.

Für zehn Webshops wickelt Erdt Concepts unterdessen den gesamten Prozess von der Bestellung bis zum Versand ab. Insgesamt verlassen derzeit rund 10.000 Pakete im Monat das Lager in Richtung Verbraucher. Etwa 25 Mitarbeiter der 400-köpfigen Gesamtbelegschaft, die rund 30 Millionen Umsatz jährlich erwirtschaftet, kümmern sich um die Zusammenstellung und die Abwicklung der Auftrags-, Logistik- und Abrechnungsprozesse bei Erdt Concepts.

Für den Schritt in das Geschäft mit dem Online-Handel war die Erdt Gruppe bestens gerüstet: Seit Gründung des Unternehmens im Jahre 1990 hatte sich die Unternehmensgruppe auf Konfektionierung, Verpackung und Versand spezialisiert - insbesondere im Medizinbereich. Rund 50 Millionen Artikel eines Medizingeräteherstellers verarbeitet das Unternehmen jährlich.

"Als wir vor vier Jahren mit dem Fulfillment-Geschäft begonnen haben, wurde uns ziemlich schnell klar, dass unsere bis dahin eingesetzten IT-Systeme für unsere ehrgeizigen Ziele und das angestrebte Wachstum nicht ausreichen würden", sagt Mathias Illius, Head of Business Development, IT & Operations bei der Erdt Gruppe. Die IT-Prozesse liefen auf einem selbstentwickelten Logistik-System, viele Teilschritte erfolgten noch manuell. Vor allem aber fehlte die Verknüpfung zwischen Bestellwesen und Logistik.

Bei der Suche nach einer IT-Lösung für den neu geschaffenen E-Commerce-Bereich war ausschlaggebend, dass Erdt auf der einen Seite ein ausgefeiltes Logistiksystem und auf der anderen Seite ein ERP-Programm benötigte, das die finanztechnischen Themen wie Controlling und Reports beherrschte. Weiterhin sollte die Lösung so dimensioniert sein, dass sie sowohl zukünftig für andere Unternehmensbereiche eingesetzt werden kann, als auch dem angepeilten Wachstum Stand hält, "Wir haben uns etwa 20 verschiedene Systeme angeschaut. Eine integrierte Lösung, die unseren Anforderungen gerecht wurde, haben wir aber nicht gefunden", blickt IT-Manager Illius zurück.

Projektlaufzeit und Budget im Plan

Die Entscheidung fiel deshalb auf zwei separate Systeme: Ein Lagerverwaltungssystem für die Lager- und Logistik-Prozesse und ein leistungsstarkes ERP-System für Auftragsverarbeitung, Controlling und Abrechnung. Weiteres essentielles Auswahlkriterium war die Mandantenfähigkeit der ERP-Lösung. Denn jeder Web-Shop benötigt eine eigene Konfiguration, je nach den unterschiedlichen Versand- und Retouren-Bedingungen oder differierenden Vertragsausgestaltungen. "Bei einer solchen Konstellation ist die Schnittstelle zwischen den Systemen ausschlaggebend. Die Gesamtlösung steht und fällt mit der reibungslosen Funktion dieser Schnittstelle", erklärt Illius.

Dass die Wahl schließlich auf das ERP-System X3 von Sage fiel, hatte mehrere Gründe. Neben den reinen Leistungsdaten wie Mandantenfähigkeit, Funktionsumfang, die Einsetzbarkeit an mehreren Unternehmensstandorten, die internationale Ausrichtung sowie die Anpassbarkeit und Schnittstellen-Integration war es auch der Auftritt des Sage-Partners Datatronic aus Flörsheim-Dalsheim, der den Erdt-Manager überzeugte. "Das Team von Sage und Datatronic bot nicht nur eine Software an, sondern eine Lösung". Dabei beeindruckte ihn vor allem die Kombination aus lokaler Unterstützung und die Hilfestellung durch Sage-Software: "Mit Datatronic als mittelständisches Systemhaus hatten wir von Anfang an einen Support- und Installationspartner auf Augenhöhe vor Ort - und hatten gleichzeitig engen Kontakt zu Sage-Entwicklungsabteilung, so dass wir uns sicher sein konnten, alle eventuellen Probleme in den Griff zu bekommen."

Ein weiteres Argument für Sage ERP X3 war die integrierte Entwicklungsplattform, mit der sich schnell und relativ leicht Ergänzungen des Programms vornehmen lassen. Damit kann er den Wünschen seiner Kunden nach individuellen Dienstleistungen rund um ihren WebShop noch weiter entgegenkommen. Illius: "Mit Hilfe der Entwicklungsplattform von Sage können wir heute unabhängig agieren und müssen unsere Kunden bei speziellen Wünschen nicht auf unseren IT-Partner vertrösten."

Die Implementierung der neuen Software hat er nach rund 11-monatiger Projektlaufzeit im geplanten Zeit- und Budgetrahmen abgeschlossen - eher die Ausnahme bei ERP-Projekten (siehe Diagramm). Natürlich hat Illius vorher die Kosten kalkuliert - eine klassische RoI-Rechnung hat er aber nicht vorgenommen: "Es ging ja nicht darum, ein Altsystem gegen ein neues auszutauschen, sondern eine verlässliche IT-Lösung für die Zukunft zu implementieren. Mit dem neuen System haben wir die Basis für unser geplantes Wachstum gelegt und sind für alle zukünftigen Anforderungen gerüstet."

Unterdessen sind alle Web-Shops in die neue Lösung integriert. mehrmals täglich fließen jetzt die Bestellungen über eine Schnittstelle von den Webshops in das ERP-System und werden automatisch als Auftrag angelegt. Ein Vergleich mit den Bestandszahlen des jeweiligen Produkts im ERP-System stellt seine Verfügbarkeit fest; bei positivem Prüfergebnis werden dem Auftrag die bestellten Produkte zugeteilt. Anschließend wird der Auftrag an das Lagerführungssystem übermittelt, das bei den dortigen Mitarbeitern den Kommissionierungsprozess anstößt: Ware einsammeln, verpacken, in den Versand geben.

Jeden Schritt meldet das LFS an das ERP-System zurück. So weiß der Verantwortliche für den Auftrag zu jedem Zeitpunkt, in welchem Status sich eine Bestellung befindet. Er kennt auch den Moment, in dem der Logistik-Dienstleister das Paket erhält und die Tracking-Nummer an das LFS-, respektive ERP-System zurückmeldet. "Dann weiß Erdt, das Paket ist draußen", erklärt Peter Landes, Projektleiter beim Sage-Partner Datatronic, das entscheidende Glied in der Ablaufkette, das auch Auskunft darüber gibt, ob die vereinbarten Service-Level eingehalten werden.

"Ein gutes Informations-Management ist die halbe Miete"

Inzwischen profitiert auch die gesamte Erdt Gruppe, die künftig auf eine gemeinsame Datenbasis zurückgreifen wird, von den kaufmännischen Stärken der Sage ERP X3-Software. Gemäß der Auswahlkriterien, dass die Lösung auch andere Unternehmenseinheiten und -funktionen unterstützen soll, verwaltet ein Mandant des ERP-Programms nun auch den Einkauf für die gesamte Gruppe. Die bisher eingesetzten, fehleranfälligen Excel-Listen haben damit ausgedient.

Über die einzelnen Systeme hinaus ist es vor allem die hinzugewonnene Transparenz, die Illius an seiner neuen Lösung schätzt: "Die halbe Miete unseres Geschäfts ist ein gutes Informations-Management." Das Monitoring-Modul der Lösung, das mit Hilfe eines Dashboards über den Status der Aufträge Auskunft gibt und sofort anzeigt, wo welche Positionen offen stehen und wo Handlungsbedarf besteht, hat das Auftragsmanagement wesentlich verbessert. "Das Auftragsmanagement gehört zu den entscheidenden Erfolgsfaktoren bei der Endkundenbetreuung", weiß der erfahrene IT-Manager.

Nachdem das ERP-Projekt erfolgreich abgeschlossen ist, peilt Erdt bereits die nächsten Ziele an. So soll das Controlling bei der Angebots- und Nachkalkulation umfassende IT-Unterstützung bekommen. Zudem kann Erdt seinen Kunden jetzt auch die Übernahme weiterer Dienstleistungen wie etwa die Rechnungsstellung und Bezahlungsabwicklung anbieten, die derzeit noch in den Händen der Web-Shop-Betrieber liegt. "Unser Ziel ist es, den kompletten Order-to-Cash-Prozess zu übernehmen", sagt Illius. Mittelfristig plant das Service-Unternehmen auch die Expansion ins Ausland. Durch die Multi-Legislations- und -Währungsfähigkeit sowie die Mehrsprachigkeit von Sage ERP X3 - ebenfalls ein Kriterium bei der Auswahl der ERP-Software - ist der Schritt ins Ausland problemlos möglich. "Nachdem wir mit Sage ERP X3 den Grundstock gelegt haben, öffnen sich viele Einsatzszenarien, die Erdt und unsere Kunden weiter nach vorne bringen", ist sich Manager Illius sicher.