ECM-Technik bildet einen zentralen Baustein für eine effiziente Verwaltung von Informationen und entwickelt sich damit zu einem strategischen Thema für Unternehmen. Darauf sollten sich Anbieter und Anwender im laufenden Jahr einstellen.

Viele Player im Markt

Der deutsche ECM-Markt ist geprägt durch eine Vielzahl von Anbietern unterschiedlicher Größe. Die oft prognostizierte Marktkonsolidierung ist bislang ausgeblieben. Im Gegenteil: Die Branche verzeichnet besonders im Bereich von Speziallösungen einen enormen Zuwachs an neuen Anbietern. Das wird auch im Jahr 2013 weiter anhalten. Vor allem die etablierten Marktakteure sollten wachsam sein.

Das durchschnittliche Wachstum des ECM-Marktes in Deutschland, Österreich und der Schweiz (DACH) lag in der Vergangenheit durchgängig über dem des allgemeinen IT-Markts. Das wird sich fortsetzen. Pentadoc Radar geht für 2013 von einem Marktwachstum von 6,8 Prozent aus.

ECM-Award 2012 - Innovative Projektumsetzung
Am 23.10.2012 ist es soweit: In insgesamt drei Kategorien wird der ECM-Award verliehen. Folgende Einreichungen sind in der Kategorie „Innovative Projektumsetzung“ für den ECM-Award 2012 zur Bewertung eingegangen:

AREVA NP GmbH
Lösungslieferant: EASY SOFTWARE AG <br> Projektbezeichnung: eArchiv <br> Kurzbeschreibung: Die AREVA NP GmbH plante die Einführung der revisionssicheren Archivierung technischer Dokumente sowie die Übernahme von SAP-Ausgangsdokumenten über einen Zeitraum von bis zu 90 Jahren. Dabei sollte das ECM-System als autarke Einheit auch ohne Add-ons alle gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllen. Im Projekt wurden Server- und Systemkomponenten durch Individualentwicklung erstellt und ein System zur Erfüllung aller vielfältigen gesetzlichen Anforderungen geschaffen.

EDEKA Minden-Hannover Stiftung & Co.KG
Lösungslieferant: OPTIMAL SYSTEMS GmbH <br> Projektbezeichnung: Innovative, fachbereichsübergreifende Lösung für Sitzungsmanagement, basierend auf der Lösungsplattform OS|ECM <br> Kurzbeschreibung: In der EDEKA Minden-Hannover finden wöchentlich Sitzungen auf Managementebene statt, welche über Tagesordnungspunkte (TOP) einzelnen Unternehmensbereichen entscheiden. Die Organisation der Sitzungen bedeutet einen hohen Aufwand, da jeder ständige Sitzungsteilnehmer eine vollständige Agenda mit allen TOPs und Sitzungsgäste individuelle Agenden zu einzelnen TOPs benötigen. Ähnlich anspruchsvoll stellten sich die Dokumentation der Ergebnisse und die Zusammenstellung des Protokolls dar. Es wurde eine Lösung entwickelt, die die Organisation und Dokumentation optimiert und die Zusammenarbeit aller Beteiligten deutlich verbessert hat. Die Sitzungsvorbereitung erfolgt nun in einem zentralen, zugriffsgeschützten Planungsbereich.

Flughafen München GmbH
Lösungslieferant: ELO Digital Office GmbH / HOLME & Co, Consulting & Solutions GmbH <br> Projektbezeichnung: Einführung eines neuen Enterprise Content Management Systems (ECM) <br> Kurzbeschreibung: Das schon vorhandene Dokumentenmanagementsystem der Flughafen München GmbH wurde durch ein neues ECM System mit integriertem Webzugriff abgelöst. Dabei wurden die bestehenden Daten und Strukturen in das neue ECM System übernommen. Eine besondere Herausforderung dabei war die komplette und vollständige Migration der bisherigen Funktionen, Schnittstellen, Strukturen und Daten, die Lauffähigkeit unter den Plattformen Linux (RedHat), Windows und Sun Solaris, die Hochverfügbarkeit und Sicherheit sowie die Übernahme von ca. 4 Millionen Dokumenten aus dem Altsystem.

GRZ IT Center Linz GmbH
Lösungslieferant: windream GmbH <br> Projektbezeichnung: Implementierung der windream Proxy-Server Technologie als Infrastrukturkomponente für die vom GRZ IT Center Linz für die Filialen der Raiffeisenbanken Österreich/Tirol entwickelten Anwendungen. <br> Kurzbeschreibung: Die Implementierung des windream ECM-Systems im GRZ IT Center Linz für die Raiffeisenbanken Oberösterreich und Tirol war geprägt durch die Zielsetzung, ein zentrales ECM System für die vom GRZ entwickelten Anwendungen auf Basis der windream Proxy-Server-Technologie als Infrastrukturkomponente zu schaffen, in dem geschäftskritische Daten sicher aufbewahrt und von jeder Bankstelle zu jeder Zeit abgerufen werden können. Als besondere Herausforderung stellten sich die zum Teil noch schmalbandigen Netzleitungen in Österreich dar. Die windream Proxy-Server wurden speziell dazu entwickelt, den Datenaustausch – insbesondere über schmalbandige Netzleitungen – zu beschleunigen sowie eine vollkommen transparente Umgebung für alle Bankstellen zu schaffen.

Hapag-Lloyd Kreuzfahrten GmbH
Lösungslieferant: nextevolution AG <br> Projektbezeichnung: SCIP - Service and Customer Information Portal <br> Kurzbeschreibung: Hapag-Lloyd Kreuzfahrten hat in Zusammenarbeit mit nextevolution ein neuartiges Customer Relation Management-System auf Basis eines Dokumentenmanagementsystems entwickelt. Dabei wurde die Ansätze des Enterprise Content Management größtenteils umgesetzt und eine neue Dimension der Informationsdarstellung am Point of Sale geschaffen. Das bisher bestehende System wurde dabei vollständig abgelöst und um wichtige, bisher nicht implementierte Punkte (z.B. E-Mail-Integration) erweitert. Die zuliefernden Systeme (Buchungssystem, Vertriebsdatenbank und das System zur Erstellung der Reiseunterlagen für die Gäste) wurden komplett eingebunden. Hierbei wurden auch bisherige Gaps (vortages-aktuell) durch Real-Time-Zugriffe auf die relevanten Daten korrigiert.

HUK-COBURG-Allgemeine Versicherung AG
Lösungslieferant: SAPERION AG <br> Projektbezeichnung: Einführung einer digitalen Personalakte bei HUK-COBURG <br> Kurzbeschreibung: HUK-COBURG hat zur Modernisierung und Effizienzsteigerung im Personalbereich die elektronische Personalakte eingeführt. Hierbei stand besonders die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie die Optimierung von Arbeitsprozessen im Vordergrund. Wichtige Voraussetzung war die nahtlose Integration zum Personalsystem perbit-insight sowie eine Anbindung an die aktuelle Gehaltsabrechnung von ADP. Ausgehend von der physischen Verwaltung der Personalakten werden im Rahmen des Projekts u. a. ca. 8.500 aktive Akten in die digitale Lösung überführt, so dass insbesondere die hohe und schnelle Verfügbarkeit der Personalakten sichergestellt ist.

SCHWARZMEER UND OSTSEE Versicherungs Aktiengesellschaft SOVAG
Lösungslieferant: macros Reply GmbH <br> Projektbezeichnung: Ganzheitliche Geschäftsprozess-Unterstützung vom Posteingang bis zum Postausgang bei der SOVAG <br> Kuzbeschreibung: Der international tätige Maklerversicherer mit Fokus auf Osteuropa, SCHWARZMEER UND OSTSEE Versicherungs Aktiengesellschaft SOVAG, hat sich zur Optimierung seiner Geschäftsprozesse in der Sachbearbeitung für die Branchenlösung InsuranceSuite der macros Reply GmbH entschieden. Nach nur sechs Monaten war das skalierbare System für die erste Sparte, Kfz, bereits produktiv im Einsatz. Es folgte eine Roll out auf alle anderen Bereiche. Seit dem konnte die Produktivität in der Sachbearbeitung durch den schnellen Zugriff auf neue Vorgänge und standardisierte Akten mit Vertrags- und Kundensicht signifikant gesteigert werden. Die SOVAG profitiert durch bessere Auskunftsfähigkeit gegenüber ihren Kunden, Maklern und Anspruchstellern sowie durch die jederzeitige Transparenz bezogen auf etwaige Rückstände, Bearbeitungsmengen und Auslastungen.

Die Schweizerische Post
Lösungslieferant: Top Image Systems Deutschland GmbH <br> Projektbezeichnung: Automatisierte Klassifikation und Erkennung von Poststücken <br> Kurzbeschreibung: Umgesetzt wurde eine Lösung zur automatisierten Erkennung und Klassifikation von Poststücken im Echtzeitbetrieb. Anforderung an die Plattform ist hier die Paketadresse des Empfängers innerhalb kürzester Zeit zu lokalisieren, die Adressdaten vollständig zu extrahieren und diese, auch unter Zuhilfenahme intelligenter Suchtechnologien und offshore Validierungen mit den Stammdaten der Post abzugleichen. Parallel dazu erfolgt die Lesung der Datamatrix basierter Frankiermerkmale. Dies ermöglicht eine Optimierung der Touren sowie neue Services für die Kunden, wie zum Beispiel Pick Post – um Pakete dort abzuholen, wo man will.

SSC Services GmbH
Lösungslieferant: Fabasoft AG <br> Projektbezeichnung: Internationales Datenmanagement in der Cloud – Zertifikatsmanagement in einem internationalen Unternehmen <br> Kurzbeschreibung: Zielsetzung war die Einführung einer Plattform für die Abwicklung firmenübergreifender Geschäftsprozesse mit Lieferanten und Zulieferern. Herstellerzertifikate für Komponenten wie Autoreifen, welche zuvor über unsichere Systeme mit hohem Zeitaufwand und hoher Fehleranfälligkeit übermittelt werden mussten, werden nun über die Cloud verwaltet, bearbeitet und freigegeben. Alle beteiligten Unternehmen haben weltweit aktuelle und bestätigte Dokumente im Zugriff. Dieses Zertifikatsmanagement bringt erhebliche Kostenvorteile für die beteiligten Partnerunternehmen. Als Cloud-Lösung sofort global verfügbar, führt die Anwendung zu einer messbaren Qualitätsverbesserung und zu verkürzten Durchlaufzeiten. Der Automobilproduzent senkt damit das Risiko, dass in seinen Autos nicht zertifizierte Teile verbaut werden.

Steinbeis Papier GmbH
Lösungslieferant: SER Solutions Deutschland GmbH <br> Projektbezeichnung: Einführung eines intelligenten E-Mail-Managements bei Steinbeis Papier – DOXiS4 Intelligent Contenxt Control (ICC) integriert Informationen aus E-Mails in den Kontext der Auftragsbearbeitung in SAP <br> Kurzbeschreibung: Der Hersteller von grafischen Recyclingpapieren Steinbeis Papier hat die E-Mail-Kommunikation in seine Geschäftsprozesse integriert. Die SER-Software DOXiS4 Intelligent Context Control (ICC) analysiert alle E-Mails, ermittelt den Kontext und verknüpft sie mit dem dazugehörenden Geschäftsfall in SAP. Nach der automatischen Verschlagwortung, werden sie revisionssicher und GDPdU-konform im SER-Archiv abgelegt. Die Lösung nutzen die Abteilungen Einkauf, Vertrieb, Versand und Finanzbuchhaltung. Als Besonderheit gilt die über ICC gewährleistete 1-Klick-Zuordnung von E-Mails zu Geschäftsprozessen.

Swisscom (Schweiz) AG
Lösungslieferant: Legodo AG <br> Projektbezeichnung: eSignature – effiziente Vertragsprozesse am Point of Sale <br> Kurzbeschreibung: Das Ziel, Formulare zu digitalisieren, vom Kunden in elektronischer Form unterschrieben zu erhalten und elektronisch zu archivieren, wurde im Projekt eSignature mit der legodo Customer Communication Suite umgesetzt. Dabei werden sämtliche Formulare digital erzeugt und dem Kunden zur digitalen Unterschrift an PCs mit Signatur-Pads oder Tablet PCs angeboten. Die Unterschrift wird durch den Kunden in dafür vorgesehenen Feldern aufgebracht. Nach einer zusätzlichen Bestätigung und Sichtkontrolle der Unterschrift auf dem Dokument wird der Vorgang abgeschlossen. Die sog. einfache elektronische Signatur sichert die Integrität des Dokuments gegen Veränderungen, gewährleistet die Authentizität und stellt außerdem die Rechtsgültigkeit im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen sicher. Die Vertragsdaten werden elektronisch in die anschließenden betriebswirtschaftlichen Abläufe des Unternehmens integriert. Hiermit wird eine vollständige Digitalisierung des Vertragsprozess am Point of Sales erreicht.

Anwender investieren

Auf Anwenderseite bleibt die Investitionsbereitschaft weiter hoch. Dabei geht die Tendenz in Richtung vorkonfigurierter Lösungsangebote, beispielsweise Lösungen für elektronische Akten, Vertragsverwaltung sowie Branchenlösungen. Entscheidend ist, dass die Lösungen bereits vorkonfigurierte Abläufe und Definitionen mitbringen und sich mit überschaubarem Aufwand anpassen und in die Prozesse einbinden lassen.

Unternehmen bemühen sich um eine möglichst einheitliche und wirtschaftliche IT-Infrastruktur. Konsolidierung und Standards stehen im Fokus. Das betrifft auch das ECM-System. Kunden wollen keine weiteren Insellösungen, sondern fordern offene Systeme, um die Verfügbarkeit von Informationen in den Prozessen zu gewährleisten.

Verschiedene Anbieter und Dienstleister haben zwar mittlerweile einige Cloud-Angebote im ECM-Umfeld auf den Markt gebracht. Diese beschränken sich jedoch hauptsächlich darauf, den Kunden eine ECM-Plattform und nicht dedizierte ECM-Lösungen beziehungsweise Services in der Cloud zur Verfügung zu stellen. Gerade in diesem Bereich sind 2013 allerdings weitere Schritte der Anbieter zu erwarten.

ECM goes mobile

Eines der wichtigsten Themen im ECM-Umfeld ist die Ergonomie und das Bedienkonzept. Hier haben die Anbieter in den vergangenen Jahren viel investiert. Das wird auch 2013 weitergehen. Intuitive Applikationen auf Smartphones oder Tablet-PCs erhöhen den Druck auf die Hersteller. Anwender fordern verstärkt einfach zu handhabende Oberflächen.

ECM-Lösung des Jahres
Erstmalig wird in diesem Jahr in Deutschland der ECM-Award für herausragende Lösungen im Bereich Enterprise Content Management verliehen. In der Kategorie “ECM-Lösung des Jahres“ sind in diesem Jahr folgende 15 Lösungen zur Bewertung eingereicht worden:

Die Lösung scanview mobile ...
... der Firma Allgeier IT Solutions GmbH bietet den problemlosen Zugang auf Daten im scanview® Kern über iPhone und iPad aber auch auf Android und Windows-basierten Geräten von unterwegs. Durch die gewählte Architektur werden ein universeller Einsatz und die Cloud-Fähigkeit gewährleistet.

amagno – das magnetische ECM ...
... der Firma Amagno GmbH & Co KG hat klassische Funktionen des Büroalltages vollständig neu durchdacht und mit bewährten und rechtlich notwendigen Mechanismen des Enterprise Content Management kombiniert.

Mit der OfficeDocStreamOM ...
... der CONET Solutions GmbH präsentiert sich eine Lösung zur Dokumentenerzeugung durch Anwender oder Fachanwendung, bei der für Administration und Design die im Unternehmen etablierten IT-Lösungen Verwendung finden.

d.3 smart outlook ...
... der d.velop AG macht Microsoft Outlook zur Informationsdrehscheibe, zum Datenzentrum des Geschäftsalltags. d.3 smart outlook stellt Informationen, die in verschiedenen IT-Anwendungen verteilt vorliegen, zentralisiert im Outlook Client zur Verfügung.

ecspand Vertragsmanagement ...
... der d.velop international GmbH bietet eine komfortable Lösung im Bereich Vertragsverwaltung auf Basis der etablierten Plattform Microsoft SharePoint.

DELTA x.tend³ Dokumentenlogistik ...
... der DELTA FS OHG bietet dem Anwender eine Output Management Lösung in der Cloud. Mit x.tend³ ist es möglich standortübergreifend zu drucken – virtuell, nicht auf Papier.

ELO for Mobile Device ...
... der ELO Digital Office GmbH bietet von unterwegs auf der Technologie ELO Web Access eine sichere sowie stabile Verbindung zu den Dokumenten im ELO-Archiv. Die leichte und intuitive Navigation durch den „Ziehharmonika-Viewer“ erleichtert dabei das navigieren.

Die ICON SUITE ...
... der icon Systemhaus GmbH bietet dem Anwender eine Lösungsplattform für ein effizientes Case Management und unternehmensweite Kundenkorrespondenz.

Das Papyrus ACM/ECM Framework ...
... der ISIS Papyrus Europe AG bietet ein zielorientiertes ECM- & Case-Management-System für den gesamten Customer-Care-Bereich, die Lagerverwaltung und Logistik und aufgabenbasierter Kollaboration, die durch die Verknüpfung mit den Zielen von Geschäftsobjekten entsteht.

Die mobile Lösung MobiFLOW mit MobiCHECK ...
... von Top Image Systems ist eine Smartphone-App, mit der sich über ein Smartphone Schecks einlösen lassen und somit dem Kunden der Weg zur Bank erspart wird. Basis ist eine mobile Remote Deposit Capture-Technologie (RDC), welche die hochwertigen Dokumentenerkennungs- und Verifikationsmöglichkeiten auch auf mobilen Endgeräten bietet.

Die qumram Commercial-Suite ...
... der Qumram AG zeichnet Internet-Prozesse und Besuchersessions auf und reproduziert diese im Original. Sie interagiert mit Web-Technologien, Fachapplikationen und Archiv-Systemen und kann damit problemlos in bestehenden IT-Umgebungen genutzt werden.

Das SAPERION ECM Web Content Archive ...
... der SAPERION AG erlaubt es, Web-Inhalte entsprechend den gesetzlichen und betriebsspezifischen Regularien lückenlos festzuhalten, Informationsflüsse im Internet vollständig nachvollziehbar zu archivieren und die Geschäftssicherheit zu gewährleisten.

Unisys Secure Document Delivery (SDD) ...
... der Unisys Information Services GmbH bietet Unternehmen eine innovative Möglichkeit, wichtige Dokumente wie Rechnungen, Kontoauszüge, Policen und Kreditkartenabrechnungen zuverlässig an ihre Kunden zu übermitteln. Der Versand dieser Dokumente erfolgt papierlos und sicher direkt in das bestehende E-Mail-Postfach des Empfängers, wobei Rechnungen unmittelbar aus dem verschlüsselten E-Mail-Anhang heraus bezahlt werden können.

Die Lösungsplattform Unisys SEPA Mandate Management ...
... der Unisys Information Services GmbH zielt primär auf die Problemstellungen der Verarbeitung und Administration der SEPA-konformen Lastschrift-Mandate – das heißt das komplette Handling der für die SEPA-Laschrift erforderlichen Einzugsermächtigungen.

Hyarchis.Net Document Composition ...
... der VDD IQware GmbH ermöglicht es, schnell und in einem standardisierten Format neue personalisierte Dokumente zu erstellen.

Für mobiles ECM haben die Anbieter bereits verschiedene Apps und Integrationen in mobile Endgeräte vorgestellt. Den Durchbruch in diesem Bereich gab es bis dato aber noch nicht. Allerdings entwickeln sich die Lösungen rasant weiter, und auch die Erwartungen in den Unternehmen steigen. Verstärkt wird dies durch die geschäftliche Nutzung privater mobiler Endgeräte (ByoD). Die Hersteller sind daher in der Pflicht, die mobilen Interessen der Anwender besser zu treffen.

Microsoft geht den ECM-Markt mit Sharepoint konsequent an. Besonders die aktuelle Version Sharepoint 2013 bietet wieder mehr Funktionen, auch wenn diese noch nicht an die volle Bandbreite eines ECM-Systems heranreichen. Lücken lassen sich jedoch mit Partnerlösungen oder spezialisierten Drittprodukten schließen. Viele Unternehmen betrachten Sharepoint im Rahmen einer Plattformstrategie und setzten sich mit den Möglichkeiten auseinander.

Anbieter passen sich an

Nicht nur in der Herausforderung durch Sharepoint sind ECM-Anbieter in der Pflicht. In neuen, dynamischen Marktsegmenten wie Social Media, Web 2.0 oder Big Data dreht sich die IT-Welt extrem schnell. Neue Player stellen in rasanter Folge agile Lösungen vor und versuchen Marktanteile zu gewinnen. 2013 gilt es mehr denn je, diese Herausforderung anzunehmen und mit neuen Produkten und Ideen zu glänzen. (ba)