Wann sich SAP BPM rechnet

Wie bei allen Investitionsvorhaben setzt sich auch hinsichtlich einer SAP-BPM-Plattform der "Ertrag" aus zwei Faktoren zusammen: dem erwarteten Nutzen und den damit verbundenen Kosten. Hinzu kommt hier eine weitere Komponente: die "Maturität" des Business-Prozess-Management. Der beschreibt die Fähigkeiten eines Unternehmens in Bezug auf BPM-relevante Faktoren.

Um alle Kosten- und Nutzentreiber einer SAP-BPM-Einführung zu erfassen, wurden ein Modell und ein darauf aufbauender Self-Assessment-Fragebogen mit Online-Auswertung erarbeitet. Anhand dieses durch Fachinterviews mit sechs Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branche überprüften Modells lassen sich der Nutzen einer BPM-Investition und die damit verbundenen Kosten darstellen. So können Unternehmen verlässliche Aussagen darüber treffen, ob sich die Einführung eines Business-Prozess-Management-Systems von SAP generell rechnet. Zusätzlich deckt der Fragebogen die Verbesserungspotenziale und Handlungsfelder in den für BPM relevanten Bereichen auf.

Den Link "BPM Kosten Nutzen Analyse§ zum Selbsttest finden Sie in der Download-Box unterhalb des Artikels. Der Zeitbedarf zum Ausfüllen beträgt 30 bis 45 Minuten. Eine Anleitung zu den einzelnen Abfragepunkten bietet die Masterarbeit des Autors, die über die Website der Unternehmensberatung Q_perior erreichbar ist.

Der Nutzen des BPM

Das klassische Business Process Management beruht auf den Grundsätzen und Methoden zur kontinuierlichen Optimierung der Geschäftsprozesse. Für die Identifikation und Verbesserung der Prozesse werden Instrumente aus dem Business Process Reengineering, der Prozessinnovation, der Prozessmodellierung und der Prozessautomatisierung miteinander kombiniert.

Für die IT steht die Benutzer-orientierte Prozessautomatisierung über verschiedene Systeme im Vordergrund. Das Business hingegen sieht im BPM vor allem einen Ansatz, mit dem sich das Unternehmen dauerhaft wettbewerbsfähiger gestalten lässt. Beiden Ansprüchen muss BPM Rechnung tragen. Weitere Nutzenpotenziale liegen zum Beispiel in der erhöhten Standardisierung von Arbeitsabläufen, in der Steigerung von Prozesssicherheit und Prozesskonstanz, in der Verminderung manueller Fehler bei operativen Prozessen sowie in der Verringerung von Medien- und Systembrüchen innerhalb der Prozesse.

Auch auf Basis einer SOA

BPM-Systeme ermöglichen es, Business-Prozesse auf Systemebene zu modellieren, auszuführen und zu analysieren. Sie unterstützen unterschiedliche Prozessnotationen und Integrationsstandards. Seine Wurzeln hat BPM im Workflow-Management, das bereits in den 70er-Jahren entwickelt wurde. Seit der Verbreitung von Web-Services in den Unternehmen, also seit einigen Jahren, sind nun auch BPM-Systeme erhältlich, die auf einer Service-orientierten Architektur (SOA) basieren. Mittlerweile sind sie auch recht ausgereift. Aber ihre massenhafte Verbreitung steht noch aus - nicht zuletzt aufgrund der bis dato aufwändigen Kosten-Nutzen-Analyse.

Neben der SOA-Unterstützung bieten moderne BPM-Systeme hochwertige Prozessmodellierungs-Werkzeuge, Prozessüberwachung während der Ausführung sowie erweiterter Funktionen für Applikations- sowie Business-to-Business-Integration. Die Systeme sind heute so weit fortgeschritten, dass grafisch modellierte Geschäftsprozesse direkt ausgeführt werden können. Zudem unterstützen diese BPM-Systeme eine iterative und agile Prozessgestaltung.

Warum SAP BPM?

Viele Unternehmen haben die Kernprozesse in den existierenden SAP-Backend-Systemen - SAP ERP, SAP CRM, SAP SRM etc. - abgebildet. Eigenen Angaben zufolge verfolgt SAP verfolgt mit seinem BPM-System das Ziel, die Investitionen in bestehende Systeme zu schützen und gleichzeitig eine neue Ebene für unternehmensspezifische Prozesse anzubieten. SAP BPM wird ohne vorkonfigurierte Prozesse ausgeliefert; diese sollen die Kunden selbst mit ihren spezifischen Prozessschritten erstellten. Als Ausgangslage dienen die vorhandenen Legacy-Systeme des Unternehmens - sofern sie ihre Funktionalität auch als Web-Services zur Verfügung stellen.

Vergleichsweise wenige Kosten lassen sich direkt einer SAP-BPM-Einführung zuordnen. Viele Aufwände haben indirekte Ursachen und beeinflussen die Gesamtkosten anteilsmäßig. Ähnlich verhält es sich mit dem Nutzen der BPM-Plattform: Mit einer rein monetären Berechnung (ROI) wird man sich schwer tun.

Der Fragebogen soll helfen, die indirekten Nutzenpotenziale und Kosten aufzudecken und in die Gesamtbetrachtung zu integrieren. Am Anfang der Modellentwicklung stand die Gesamtkosten-Betrachtung (TCO), die dem erfassten Nutzen gegenübergestellt wird. Die Berechnung des RoI lässt sich auf eine griffige Formale bringen:

ROI= BPM-Maturität + Nutzen - TCO

Der ROI berechnet sich dabei aus der prozentualen Kapitalrendite in Bezug auf die aufgewendeten Investitionskosten.

Der Reifegrad beeinflusst den RoI

Neben Kosten und Nutzen erfasst das Modell auch die in Bezug auf BPM relevanten Unternehmensfähigkeiten (Maturitäten): Je weiter fortgeschritten ein Unternehmen hier ist, desto einfacher gelingt die Einführung eines BPM-Systems. Die Maturitäten werden auf Basis des CMMI-Modells (Capability Maturity Model Integration) ermittelt. Entscheidend beeinflusst wird der RoI einer BPM -Systemeinführung von folgenden sechs Kriterien:

• Business-Modell und -Strategie;

• Unternehmenskultur;

• Service-orientierte Architektur;

• Prozessorientierung und -Überwachung;

• Projekt-Management und Ausbildungsstand sowie

• Enterprise-Architektur und Governance.

Je geringer der Reifegrad einer Organisation, desto höher sind die Kosten, um die für eine erfolgreiche BPM-Einführung notwendige Maturität zu erreichen. Im Durchschnitt müssten die untersuchten Unternehmen rund 3,5 Millionen Euro in die Verbesserung ihrer Reifegrade investieren. Mit anderen Worten: Weist ein Unternehmen einen niedrigen Reifegrad auf, übersteigen die Kosten für die Einführung oft den Nutzen.

Die Entscheidung, ob SAP BPM als strategische Plattform im Unternehmen eingeführt werden soll, ist allerdings nicht nur rein finanziell zu betrachten. Die damit erreichbare Agilität und bessere Zusammenarbeit der Prozessbeteiligten können strategisch bedeutsam sein. Zudem sollte der Betrachtungshorizont eher länger als zu kurz gewählt werden.

TCO und RoI variieren stark

Grundsätzlich variieren die TCO je nach Anzahl und Komplexität der zu implementierenden Prozesse stark. Je mehr hochwertige Prozesse für eine BPM-Implementierung zur Verfügung stehen, desto einfacher lässt sich ein positiver RoI erwirtschaften. Die zusätzlichen Kosten pro Mitarbeiter sind umso niedriger, je mehr Prozesse mit SAP BPM implementiert werden. Im Mittel liegen die Gesamtkosten pro Mitarbeiter nach fünf Jahren bei 6.700 Euro, wobei die Bandbreite allerdings zwischen 800 und 17.000 Euro schwankt. (qua)