Foto: Trovarit
Die Diskussionen rund um Cloud Computing zeigen deutlich, dass aktuell noch große Unsicherheit darüber herrscht, welche Vorteile die Cloud den Anwenderunternehmen bringt, was gegen einen Einsatz von Business Software aus der Cloud spricht und ob das Konzept für jedes Unternehmen und jeden Anwendungsbereich gleichermaßen geeignet ist.
Das gilt auch für das Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM). DMS-/ECM-Software wird schon seit einigen Jahren auch als Service über das Internet angeboten. Die Marketing-Botschaften der Anbieter sorgen dabei zwar für steigende Nutzerzahlen, können aber zur kritischen Diskussion des Konzeptes wenig beitragen.
Vor diesem Hintergrund möchte die Studie "Dokumentenmanagement (DMS/ECM) aus der Cloud des Aachener Beratungsunternehmens Trovarit eine fundiertere Diskussion anstoßen und Unternehmen bessere Orientierung anhand belastbarer Fakten bieten. Die Studie hat untersucht, welche Vor- und Nachteile die Nutzung von DMS/ECM aus der Cloud Unternehmen bringt, und welche Anwendungen sich besonders für die Cloud eignen.
Laut der Studie spricht aus Sicht der Teilnehmer vor allem die Unterstützung dezentraler Unternehmensstrukturen - viele Standorte, Home Offices, Mobiler Außendienst - für den Einsatz des Cloud-Konzept bei ECM-Lösungen. Weiter genannt wurden geringere Probleme mit Updates bzw. Release-Wechseln, Flexibilität im Hinblick auf Nutzungsumfang und -dauer, die Übernahme des Betriebsrisikos durch den Dienstleister, hohe Sicherheit gegen Datenverlust sowie hohe Kostentransparenz.
Die Nachteile einer ECM-Cloud
Deutlich zurückhaltender wird das Potential von ECM aus der Cloud zur Kostensenkung eingestuft: Etwas weniger als 40% der Teilnehmer erwarten geringe Ausgaben für die Anschaffung und den Betrieb der Software. Bezweifelt wird vor allem, dass durch den Cloud-Ansatz eine schnelle Implementierung der Software ermöglicht wird und sich die Ausgaben für Einführung und Integration der Lösung erheblich reduzieren lassen.
Auf der Contra-Seite rangieren an den vordersten Stellen die "Unklarheit über den Aufenthaltsort/Speicherort sensibler Daten" (ca. 58%), die "vermeintliche Abhängigkeit vom Serviceanbieter" (ca. 57%), "Mangelnde Datensicherheit" sowie "unklare Rechts- und Haftungsfragen". Letztere hängen damit zusammen, dass unklar ist, wo die Anwenderdaten gespeichert werden und welches jeweilige Landesrecht zum Beispiel im Hinblick auf den Datenschutz Anwendung findet.
Bei der Frage, welche Anwendungsbereiche von ECM sich besonders für den Cloud-Ansatz eignen, offenbarten sich klare Prioritäten: Zwischen 50% und 60% der Befragten sind der Ansicht, dass dies insbesondere für das (Web-)Content Management, das E-Mail Management und die Dokumentenkonvertierung gilt. Kernbereichen des ECM wie dem Dokumentenmanagement, der Archivierung und dem Input-Management (Posteingang) sowie dem Collaboration Management bescheinigen immerhin 30% bis gut 40% der Teilnehmer eine hohe Eignung für das Cloud Computing. Deutlich skeptischer wird dagegen das Output-Management sowie umfassendes ECM und Business Process Management (BPM) gesehen.
Die wichtigsten Ergebnisse der Studie sind in einem Management Summary zusammengefasst, dieses steht nach einer Registrierung zum Download bereit. Die Studie ist Teil einer Initiative von Mitgliedern des Verbands Organisations- und Informationssysteme (VOI) und des Branchenverbands Bitkom, die angesichts der Relevanz des Themas derzeit einen Leitfaden "ECM in der Cloud" erarbeiten. Der Leitfaden soll Unternehmen eine erste Hilfestellung geben.