SAP BusinessObjects Analysis Edition for Microsoft Office, kurz Analysis Office, gehört zur Familie der Berichtswerkzeuge von SAP BusinessObjects, die das SAP BW sinnvoll ergänzen und seit der Übernahme von Business Objects immer besser in die SAP-Welt integriert und laufend erweitert werden. Es ist eine Alternative zum klassischen BEx-Analyzer, der laut SAP nicht mehr weiter entwickelt wird. Deshalb sollten Anwender bereits jetzt überlegen, mit welchem Werkzeug sie künftig arbeiten wollen und in wie weit eine Migration sinnvoll ist, schließlich haben sie einiges Geld und Aufwand in die Berichtsmappen-Funktionalität des BEx-Analyzer gesteckt.
Plug-in-Paket für Excel und PowerPoint
Analysis Office ist eine Neuentwicklung im Rahmen des SAP-Projekts "Pioneer". Im aktuellen Package BusinessObjects 3.1 erscheint sie als Analysis Edition for Microsoft Office, die seit dem Herbst vergangenen Jahres allgemein verfügbar ist und aus einem Plug-in-Paket für Excel und PowerPoint besteht. Angekündigt, aber noch nicht verfügbar ist darüber hinaus die Web-basierende Version Analysis Edition for Olap. Sie ist als Nachfolgeprodukt zum bisherigen Analysewerkzeug SAP BusinessObjects Voyager für die Version 4.0 der BusinessObjects-BI-Plattform vorgesehen.
BEx versus Analysis Office
Analysis Office ist auf eine starke Integration mit der SAP BusinessObjects Enterprise Plattform zugeschnitten. Leider fehlt deshalb der Zugriff auf das Dokumenten-Management von SAP BW, den Nutzer des BEx-Analyzers gewohnt sind. Eine Neuerung in Analysis Office gegenüber dem BEx-Analyzer ist die Möglichkeit, Excel-Kommentare direkt in eine Online-Kreuztabelle einzufügen und mit dem Worksheet abzuspeichern. Sie sind auch nach Datenaktualisierung oder sogar Änderung des Berichtsaufrisses weiterhin verfügbar.
Weitere Funktionen, die der BEx-Analyzer in dieser Form nicht bietet, sind
-
eine komfortable Rückgängig- und Wiederherstellungshistorie für alle Ribbon-Funktionen des Analysis-Office-Add-In,
-
die dynamische Berechnung von vordefinierten Kennzahlen zur Laufzeit in eigenen Ergebnisspalten (zum Beispiel gleitender Durchschnitt, prozentualer Anteil, Differenzen etc.) sowie
-
ein flexibles Filterwerkzeug, um Zeilen nach Kennzahlwerten zu filtern (zum Beispiel "Top 3 Länder nach Bestellmengen" ).
In Analysis Office kann zudem die Online-Aktualisierung der Daten einfach deaktiviert und wieder aktiviert werden, um das Erstellen einer bestimmten Berichtssicht performanter zu gestalten. Der bereits erwähnte dynamische Bezug eines Diagramms zu den zugrunde liegenden Daten ist ebenfalls ein innovatives Feature.
Bestimmte Einsatzszenarien hingegen werden zunächst dem BEx-Analyzer vorbehalten bleiben - insbesondere Planungsanwendungen mit eingabebereiten Zellen werden noch nicht unterstützt. Ferner sind automatisierte Veröffentlichungen (Broadcasting), die Personalisierung von Berichten mittels so genannter Varianten sowie Absprünge aus einer Berichtssicht zu weiteren Berichten (Report-to-Report-Schnittstelle) im Analysis Office zurzeit nicht möglich.
Insgesamt orientiert sich Analysis Office mit seiner sehr intuitiven Bedienung und einer Reihe komfortabler Funktionen sehr viel mehr an den Anforderungen der Anwender. Anders als beim BEx-Analyzer ermöglicht es Analysis Office zum Beispiel auch einem Controller, ohne tiefere technische Vorkenntnisse in die Online-Datenanalyse mit Excel einzusteigen.
Präsentation mit PowerPoint
Analysis Office kann per Knopfdruck eine PowerPoint-2007-Folie erstellen. Zeilen, Spalten, Filter und Variablenwerte werden auf diesem Weg übernommen. Formatierungen müssen in PowerPoint neu angelegt werden. Auf diesem Weg lassen sich einzelne Tabellen übertragen, nicht jedoch ganze Arbeitsmappen. Auch Diagramme lassen sich in PowerPoint aufbauen. Sie sind ebenso leistungsfähig wie in der Excel-Version.
Die Bedienoberfläche in PowerPoint ist nahezu identisch zu derjenigen in Excel und so findet sich der Nutzer schnell zurecht. Die Funktionen für Filtern, Sortieren und Hierarchien sind ebenfalls vorhanden, nicht jedoch die für das Tauschen von Achsen oder die Umwandlung in Formeln.
In PowerPoint kann Analysis Office bei der Erstellung von regelmäßigen Berichten sehr nützlich sein. Die Folien mit den datenbankbezogenen Diagrammen und Tabellen können initial vorbereitet werden und stehen dann mit Hilfe der Datenaktualisierungsfunktion jederzeit aktuell zur Verfügung. Das spart Zeit und hilft dem Fachanwender konsistent und schnell zu berichten.
Arbeiten mit Analysis Office
1. Einfügen von Datenquellen
Version 1.0 von Analysis Office bietet die Möglichkeit, direkt auf das SAP BW zuzugreifen oder indirekt über den Server von SAP BusinessObjects Enterprise 3.1. Als Datenquellen bieten sich in beiden Fällen BW-Queries an, mit denen im SAP BW Datenabfragen für Berichte vorgenommen werden. Sie müssen nach wie vor mit dem Standardwerkzeug BEx Query Designer erstellt werden, da Analysis Office keine entsprechenden Funktionen anbietet. Alternativ kann Analysis Office auch ohne BW Query auf eine BW-Datenbank zugreifen. Dann stehen aber Funktionen wie Parametrisierung von Berichten durch Benutzereingaben (Variablen) oder Einschränkungen auf Datenbereiche nicht zur Verfügung.
2. Erstellen eines Berichts
Für Anwender, die die Pivot-Darstellung von Excel 2007 kennen, funktioniert die Erstellung von Berichten intuitiv. Eine eigene Bedienleiste unterstützt die Aufbereitung der Daten. Dieser Designbereich erinnert an die Pivot-Bedienung in Excel 2007. Tabellen lassen sich mit Analysis-Office-Funktionen filtern und sortieren. Hierarchien können zur Darstellung verwendet und BEx-Query-Variablen selektiert werden, sofern diese bereits in die BW Query eingebunden sind. Die integrierte Stylesheet-Verwaltung ermöglicht die Formatierung der Tabellen. Ein zusätzlicher Menüpunkt erlaubt bedingte Formatierungen, die in etwa dem Exception-Reporting im BEx-Analyzer entsprechen.
3. Hinzufügen von Diagrammen
Diagramme werden im Excelformat erstellt. Dazu steht die umfangreiche Office-Funktionalität zur Verfügung, die der Nutzer meist kennt. Der Zellbezug des Excel-Diagramms ist dynamisch und passt sich bei Veränderungen in der Tabelle automatisch an, zum Beispiel wenn über den Designbereich ein neuer Spalten- oder Zeilenaufriss hinzugefügt wird. Ebenso bleibt der Datenbankbezug erhalten, wenn die im SAP BW zugrunde liegenden Daten aktualisiert werden.
Ein guter Bericht gibt Auskunft über Eigenschaften wie die verwendeten Variablen, Filter, Quellen und über die Aktualität der Daten. Über das Menü "Infofeld" können solche Angaben eingefügt werden. In der Hilfe finden sich zudem Hinweise auf zahlreiche zusätzlich anzeigbare Eigenschaften .
Mit den Excel-Standardfunktionen zur Festlegung des Druckbereichs und der Seitenausrichtung kann der Bericht für den Druck aufbereitet werden. Wird der Bericht in SAP BusinessObjects Enterprise abgelegt, können je nach Freigabestatus des gewählten Ordners auch andere Benutzer darauf zugreifen.
Migrationshürden
Mit dem für dieses Jahr erwarteten SAP BusinessObjects BI 4.0 sollen Migrationswerkzeuge zur Verfügung stehen. Klar scheint aber schon heute, dass sich Funktionen aus Visual Basic for Applications (VBA), die aufgrund ihrer Flexibilität häufig in BEx-Arbeitsmappen verwendet werden, nicht automatisch übernehmen lassen. Analysis Office bietet ein neues Set von VBA-Funktionen, die aber nicht mit der BEx-Analyzer-Schnittstelle kompatibel sind. Zu beachten ist die Tatsache, dass beide Werkzeuge nicht gleichzeitig in derselben Excel-Arbeitsmappe verwendet werden können. Zwar können beide parallel auf demselben Rechner installiert sein, aber es kann immer nur eines davon in einer Arbeitsmappe verwendet werden. Eine Mischung der Funktionalitäten ist nicht möglich.
Fazit und Ausblick
Die Version 1.0 von Analysis Office bietet im Analysebereich einen soliden Funktionsumfang, setzt stark auf Office-Integration und ist sehr intuitiv. In unserer Testumgebung ist sie stabil und flüssig gelaufen.
Abzuwarten bleibt die Entwicklung im Bereich Migration von Excel-Arbeitsmappen aus dem BEx Analyzer auf Analysis Office. Es soll ein Werkzeug zur Migration erscheinen, aber wegen unterschiedlicher VBA-Funktionalität können nicht alle Arbeitsmappen eins zu eins übertragen werden. Nicht zuletzt aus diesem Grunde erscheint es sinnvoll, frühzeitig Know-how im Unternehmen aufzubauen, um zeitnah beurteilen zu können, für welche Anwendungsszenarien Analysis Office kurz-, mittel- und auch langfristig im Unternehmen angeboten werden könnte. Gleichzeitig sollten Unternehmen genau überlegen, für welche Aufgaben weiterhin der BEx-Analyzer eingesetzt werden soll.
Mit BusinessObjects 4.0 als nächstem Major Release der BusinessObjects-Produktfamilie soll der Funktionsumfang von Analysis Office noch deutlich ausgebaut werden. Dann lassen sich zum Beispiel auch Plandaten mittels integrierter Planungsfunktionalität ins SAP BW zurückzuschreiben. (ue)