Welche Maßnahmen gegen die Mail-Flut sind erlaubt?

Ist es rechtlich und aus Datenschutzgründen zulässig, Spam-Mails in einem Unternehmen zunächst in einen zentralen Ordner zu leiten und diese anschließend durch eine Mitarbeiterin des Unternehmens an die entsprechenden Personen verteilen zu lassen?

Wenn wir das Vorhaben des Gesetzgebers richtig verstanden haben, sollen sämtliche E-Mails, die als Spam klassifiziert werden, zunächst in einen Sammelordner geleitet und dann von einer Mitarbeiterin an den jeweiligen Empfänger weitergeleitet werden. Diese Mitarbeiterin würde die E-Mails dann vorab sichten. Aus verschiedenen rechtlichen Gesichtspunkten ist ein solches Vorgehen problematisch.

Schreiben Sie weniger E-Mails
Jede geschriebene elektronische Nachricht provoziert eine oder mehrere Antworten. Weniger, dafür durchdachter und pointierter formulierte E-Mails rufen weniger Nachfragen hervor.

Formulieren Sie eine klare Betreffzeile
Eindeutige Betreffzeilen helfen allen. Der Empfänger weiß mit einem Blick, worum es geht, der Absender formuliert auch für sich selbst klar sein Anliegen.

Keine Kritik in einer E-Mail
Auch sachlich gemeinte Verbesserungsvorschläge kommen per E-Mail vermutlich falsch an. Das persönliche Gespräch schafft schneller Klarheit und ist in den meisten Fällen weniger verletzend.

Feste Lesezeiten einhalten
Deaktivieren Sie alle akustischen und optischen Signale für eingehende Nachrichten. Die erste Stunde am Morgen sollten Sie für wichtige Aufgaben verwenden und keinesfalls für scheinbar witzige Ketten-Mails von Kollegen. Idealerweise sollten Sie nur dreimal täglich Nachrichten lesen und beantworten.

E-Mails am besten gleich bearbeiten
Am effektivsten ist es, E-Mails nur dann zu lesen, wenn man auch zum Antworten kommt. Die "Sofort-Regel" spart Zeit.

Richten Sie ein Ablagesystem ein
Bearbeitete und beantwortete E-Mails sollten Sie möglichst sofort ablegen. Ins Posteingangsfach gehören nur neu angekommene und ungelesene Nachrichten.

Löschen Sie großzügig
E-Mails löschen wirkt befreiend, selbst wenn der Speicherplatz Ihres E-Mail-Accounts besonders groß ist.

Buchtitel: Wenn E-Mails nerven
Die Ratschläge wurden dem Buch "Wenn E-Mails nerven" von Günter Weick und Wolfgang Schur entnommen. (Zusammengestellt von Ingrid Weidner)

a) Bundesdatenschutzgesetz

Grundsätzlich muss bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, durch den Betroffenen in die Datenverarbeitung eingewilligt werden, sofern diese nicht aufgrund Gesetzes oder Rechtsvorschrift erlaubt ist. Personenbezogene Daten sind gemäß § 3 Abs. 1 BDSG Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Hierunter fallen also alle Daten, die in nicht anonymisierter Form erhoben und verarbeitet werden und deshalb einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person zugeordnet werden können. Die an einen Mitarbeiter gesendeten E-Mails sind somit derartige personenbezogene Daten. Ein Gesetz oder eine Rechtsvorschrift, welche die Verarbeitung erlauben würde, ist nicht erkennbar.

Diesen Beschränkungen kann man nur durch eine Einwilligung des/der betreffenden Mitarbeiter/s in die Datenverarbeitung entgehen. An diese Einwilligung stellt § 4a BDSG strenge Anforderungen. So muss die Einwilligung freiwillig erfolgen und nicht etwa auf Druck des Arbeitgebers. Der Einwilligende muss über den Zweck der Datenverarbeitung aufgeklärt werden. Zudem muss die Einwilligung in der Regel schriftlich erfolgen, das heißt durch eigenhändige Unterschrift unter der Erklärung. Eine generelle Einwilligung "versteckt" im Arbeitsvertrag genügt nicht.

Grundrecht und Telekommunikationsgesetz

b) Grundrechte

Eine weitere rechtliche Hürde liegt darin, dass der E-Mail-Verkehr dem Post- und Fernmeldegeheimnis aus Art. 10 GG unterliegt. Zwar sollen Grundrechte zunächst primär an das Verhältnis Bürger-Staat regeln. Jedoch ist auch das Bundesarbeitsgericht der Auffassung, das Art. 10 GG auch im Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei der Nutzung dienstlich zur Verfügung gestellter Kommunikationsmittel zu berücksichtigen ist (BAG NJW 1998, 1331). Alle im betrieblichen Netzwerk elektronisch übermittelten E-Mails unterfallen somit dem Schutzbereich des Fernmeldegeheimnisses.

Geschützt sind dabei durch Art. 10 GG der Arbeitnehmer als Absender oder dessen Kommunikationspartner, somit der Absender der Spam-Mail, vor der unberechtigten Kenntnisnahme durch Dritte. Eine Berechtigung des Arbeitgebers kann sich nur daraus ergeben, dass der Absender der Nachricht in deren Kenntnisnahme durch den Arbeitgeber (bzw. die Person, die mit der Sichtung der E-Mails betraut ist) einwilligt. Bei eingehenden geschäftlichen E-Mails wird in der Regel angenommen, dass keine Beschränkung des Empfängerkreises innerhalb des Betriebs gewollt ist. Spam-E-Mails haben aber zumeist keinen Bezug zum Geschäftsbetrieb des Unternehmens und sind daher keine geschäftlichen E-Mails.

Einzige Möglichkeit für den Arbeitgeber wäre wiederum, eine Einwilligung der/des betroffenen Mitarbeiter/s einzuholen. Liegt diese Einwilligung vor, wäre auch eine automatisierte Weiterleitung an eine zentrale, vom Arbeitgeber eingerichtete, Mailbox kein Verstoß mehr gegen Art. 10 GG.

c) Telekommunikationsgesetz

Letztlich schützt auch § 85 Abs. 1 TKG die Übermittlung und den Inhalt von nicht öffentlichen (also nicht an die Allgemeinheit gerichteten) E-Mails. Der Schutz deckt sich dabei mit den vorstehend erläuterten Schützen. Das Telekommunikationsgesetz genießt als speziellere Norm aber zunächst Anwendungsvorrang.

Strafrecht

d) Strafrechtliche Aspekte

Die vorstehenden Anforderungen sollten unbedingt beachtet werden, da ansonsten auch strafrechtliche Konsequenzen drohen könnten. Die unbefugte Sammlung und Sichtung von E-Mails kann nämlich den Straftatbestand des Ausspähens von Daten gemäß § 202a StGB, sowie des Abfangens von Daten gemäß § 202b StGB erfüllen.

1. Verfassen Sie Ihre E-Mails knapp und präzise.
Alles was mehr als zwei Seiten umfasst, gehört in eine angehängte Datei.

2. Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik.
In den meisten E-Mail-Systemen gibt es entsprechende Funktionen. Da dies bekannt ist, werden entsprechende Fahrlässigkeiten übel genommen. Fehler suggerieren: Der Autor hat sich entweder für mich keine Zeit genommen oder er ist ein Schlendrian.

3. Beantworten Sie E-Mails schnell.
Reaktionsschnelligkeit ist einer der entscheidenden Vorteile von elektronischer Post. Vor allem auf erwartete Messages sollte zügig geantwortet werden. Wenn man nicht gerade extrem beschäftigt ist, sollte man den Posteingang mehrmals täglich checken. Allerdings ist es nicht nötig, die automatische Benachrichtung (Auto Notify) zu jeder eingehenden E-Mail zu aktivieren - das lenkt zu sehr von der Arbeit ab.

4. Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um.
Es besteht die Möglichkeit, die Nachricht an eine Gruppe zu versenden, aus der sich vielleicht nur ein Prozent der Beteiligten dafür interessiert. Der Effekt ist vergleichbar mit einer Fahrt in einem öffentlichen Verkehrsmittel, in dem man gezwungen ist, dem Handygespräch eines Unbekannten zuzuhören. Wer ohne Notwendigkeit allen antwortet, erzeugt außerdem jede Menge elektronischen Müll. Insbesondere, wenn Anhänge mitgeschickt werden, führt das unnötige Versenden an große Verteiler zu Ressourcenproblemen.

5. Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mail einfach lesbar ist.
Experton empfiehlt, die E-Mail in einem Stil zu verfassen, der einem schriftlichen Dokument (zum Beispiel Geschäftsbrief) gleicht. Grußformel und Unterschrift (Automatische Signatur) sind selbstverständlich. Außerdem sind kurze Sätze sowie - bei längeren Texten - Absätze zu empfehlen.

6. Halten Sie sich an die rechtlichen Bestimmungen für den E-Mail-Verkehr.
In Deutschland gilt seit Anfang 2007 eine neue Rechtsprechung, der zufolge im Anhang Pflichtangaben über das Unternehmen (Rechtsform, Sitz, Registergericht, Geschäftsführung) vorgeschrieben sind. Außerdem kann es manchmal nützlich sein, Angaben zu Urheberrecht, Vervielfältigung oder sonstige Rechtsklauseln anzuhängen. Im Übrigen sollten Unternehmen Regeln für den E-Mail-Verkehr formulieren (E-Mail-Policy), die regelmäßig zu verbreiten sind, damit auch neue Mitarbeiter auf dem Laufenden gehalten werden.

7. Antworten Sie niemals auf Spam.
Eigentlich eine Binsenweisheit, und doch ein immer wieder gemachter Fehler. Viele Spammer statten ihre Nachricht mit einer Opt-out-Funktion aus, indem die Mail im Betreff-Feld vorgeblich mit "unsubscribe" abbestellt werden kann. Für manche Spam-Programme, die für den automatischen Versand des elektronischen Mülls sorgen, bedeutet eine solche Antwort: Der Adressat ist da, er kann mehr Spam in Empfang nehmen.

8. Nutzen Sie Blindkopien, um Dritte zu informieren.
So bleibt der Verteilerkreis im Unklaren darüber,wer die Nachricht noch erhalten hat.

9. Formulieren Sie den Betreff aussagekräftig.
Nur so ragt die Botschaft aus der Fülle der Spam-Mitteilungen heraus, die heute die meisten Postfächer füllen.

10. Keep it simple.
Es gibt heute viele Möglichkeiten, E-Mails aufzuhübschen (Emoticons, Bilder etc.). Versender sollten vorsichtig damit umgehen, da nicht jedes Mail-Programm damit fertig wird und außerdem Ressourcen verschwendet werden. Zudem sind Emoticons mitunter mit Spyware infiziert. Deshalb: Nichts von unbekannten Quellen herunterladen!

11. Nutzen Sie die Features moderner E-Mail-Programme.
Rückruf: Eine E-Mail, die fehlerhaft oder ohne Anhang versandt wurde, wird zurückgerufen. Sparsam verwenden, lieber Botschaften noch einmal genau checken, bevor sie verschickt werden. Oft werden E-Mails schnell geöffnet und lassen sich nicht mehr zurückrufen. <br/><br/> Automatische Antwort: Die Out-of-Office-Funktion ist wirklich nützlich und sollte angewendet werden! Allerdings sollte man sie schnell deaktivieren, wenn man wieder im Büro ist.<br/><br/> Wiederversenden: Manchmal erreichen E-Mails nie den Adressaten, etwa weil der Mail-Server ausfällt. Mit der Resend-Funktion lassen sie sich umstandslos ein zweites Mal verschicken. Vor dem Versand in die Betreffzeile eine Bemerkung wie "zweiter Versuch" einfügen.<br/><br/>Übermittlungsbestätigung: Nice to have, aber nicht zwingend nötig. Funktioniert auch nicht mit jedem E-Mail-System. <br/><br/>Lesebestätigung: Ebenfalls nice to have.

12. Nutzen Sie E-Mails um Gespräche und Diskussionen anschließend zu bestätigen.
Elektronische Post bietet die Chance, sehr schnell Gesprächsergebnisse aus Konferenzen oder Telefonaten zu protokollieren. So lassen sich für alle Beteiligten die Ergebnisse sichern, bezüglich geplanter Maßnahmen sind alle auf demselben Stand. Was schriftlich fixiert wurde, wird von den Beteiligten ernster genommen.

13. Verlassen Sie sich bei dringenden Informationen nicht auf E-Mail.
Dazu lieber das Telefon benutzen. Es gibt keine Garantie, dass eine E-Mail gelesen wird. Oft wird die Nachricht übersehen, die Lektüre wird vertagt oder die Botschaft wird als vermeintlicher Spam gelöscht.

14. Nutzen Sie E-Mails nicht für unangebrachte Kommunikation.
E-Mail für die Verbreitung von Spam zu missbrauchen, ist nicht nur ein Ärgernis, sondern möglicherweise auch noch illegal. Und: In den meisten Fällen kann der Absender schnell ermittelt werden.

Kontakt:

Der Autor Thomas Feil ist Rechtsanwalt, Fachanwalt für IT-Recht und Lehrbeauftragter an der Fachhochschule Hannover. Kontakt: Tel.: 0511 473906-01, E-Mail: feil@recht-freundlich.de, Internet: www.recht-freundlich.de