Wenn es um das IT-Budget geht, dann zählen in den Augen der CIOs meist die großen Projekte, während Drucker mit allem Drum und Dran oft nur unter der Kategorie Randposten laufen und stiefmütterlich behandelt werden. Häufig fehlt es in Unternehmen sogar an ganz konkretem Wissen über den "Kostenfaktor Print" und sind sich viele Firmen nicht darüber im Klaren, dass es um weit mehr als nur Kleingeld geht. Eine Umfrage des Herstellers Dell unter deutschen Mittelständlern brachte ans Licht, dass über drei Viertel der Befragten (78 Prozent) keine Kenntnis über die Höhe der Betriebskosten ihrer Drucker haben.
Anschaffungskosten sind das geringste Übel
Die Ergebnisse der Dell-Umfrage werden auch durch die Nachforschungen des Konkurrenten Kyocera gestützt. Dem Anbieter zufolge wissen nur rund fünf Prozent der Firmen beziehungsweise IT-Verantwortlichen genau über die durch Drucker verursachten Ausgaben Bescheid. In den meisten Fällen besteht jedoch Unkenntnis darüber, dass lediglich 35 bis 40 Prozent aller Printkosten auf das eigentliche Drucken entfallen, während 60 bis 65 Prozent auf Prozesse wie Installation, Updates von Treibern, Verwaltung und Asset-Management, Helpdesk oder Inventarisierung etc. entfallen. Der Anschaffungswert der Geräte macht in der Regel nur 15 bis 25 Prozent der gesamten Druckkosten aus.
Bis zu drei Prozent des Jahresumsatzes eines Unternehmens werden Kyocera zufolge durch Output-Kosten verschlungen. Ein Wert, der durchaus glaubhaft klingt, legt man die Kalkulation der Marktforscher von IDC zugrunde. Ihrer Einschätzung nach werden fünf bis zehn des IT-Budgets durch die Anschaffung der Geräte sowie deren Folgekosten verschlungen.
Diese erschreckenden Umfrageergebnisse sowie Fakten sollten Grund genug für Firmen und IT-Manager sein, ihre Druckerparks und deren Folgekosten genauer unter die Lupe zu nehmen und nach Einsparpotenzialen zu durchleuchten. Hilfestellung können dabei Tipps des Herstellers Canon zum Printermanagment geben.
Kennzahlen helfen Kosten sparen
Das ungehemmte Ausdrucken von Dokumenten ist heute in Firmen an der Tagesordnung und beweist, dass in Betrieben häufig noch wenig Augenmerk auf die Gesamtdruckkosten gelegt wird. Diese Haltung untermauert, dass über die Anschaffen der Geräte nicht ausreichend hinausgedacht wird und die Betriebskosten im Druckbereich für viele mittelständische Unternehmen eine unbekannte und unterschätzte Größe sind. Besonders der Trend zu Farblasergeräten, die in der Anschaffung immer preiswerter werden, verzerrt die Kostentransparenz. Daher sollten Firmen immer mit festen Gesamtdruckkosten rechnen.
Neben der eigentlichen Investition entfallen die Hauptkostenträger beim Drucken auf Posten wie Verbrauchsmaterialien in Form von Toner und Papier, den Energieverbrauch, die direkt mit dem Drucken verbundene Arbeitszeit sowie die Wartung einschließlich des Bedarfs an Ersatz- und Verschleißteilen. Absolute Transparenz nicht nur hinsichtlich der Anschaffungs-, sondern auch der Betriebskosten, führt jedoch zu einem effektiveren Einsatz der Druckgeräte sowie zu einer realistisch Kalkulation. Versteckte Aufwandskosten werden so vermieden. Außerdem kann die Druckleistung errechnet und mitunter sogar gesteigert werden, wenn die Unternehmensanforderungen richtig analysiert und die Geräteauswahl optimal darauf abgestimmt wird..
Erst denken, dann drucken
Laut Umfragen wandern 24 Prozent aller Druckjobs in den Papierkorb beziehungsweise zum Altpapier. Oft werden ausgedruckte Dokumente vergessen und stapeln sich an den Druckstationen oder sie landen zwar auf dem Schreibtisch, finden aber keine tatsächliche Verwendung. Das gedruckte Memo ist nach wie vor üblich und wird oft für jeden Mitarbeiter ausgedruckt, ganz gleich, ob die Information benötigt wird oder nicht. Solche "Blinddrucke" werden durch digitale Bearbeitung und Übermittlung vermieden. Des Weiteren können Dokumente zentral und online zugänglich gemacht werden. Mit durchdachtem Druckverhalten vermeiden Unternehmen also unnötigen Materialaufwand bis hin zur Energie und helfen Mitarbeitern, ihre Arbeitszeit produktiver zu gestalten.
Standardisierte Abläufe sparen Zeit und vermeiden Fehler
Jedes Unternehmen benötigt Dokumente, die für den Geschäftsablauf unentbehrlich sind. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Bedienungsanleitungen, Bestellungen etc. werden immer im gleichen Format und in der gleichen Form erstellt. Hier können die Einstellungen im Druckmenü schon im Voraus standardisiert und festgelegt werden. Mitarbeiter erzielen so mit einem Klick die Auswahl des passenden Druckers, der richtigen Papierlade, der korrekten Farbe und der passenden Endfertigung. Durch die richtige Konfiguration wird nicht nur Zeit gespart, sondern werden auch Fehlerquellen vermieden.
Energiefresser aussortieren
Selbst die energieeffizientesten Geräte verbrauchen im Schlummermodus Strom. Das Abschalten in passiven Zeiten wie nachts oder am Wochenende hilft, Kosten zu senken. Dabei ist zu beachten, dass alte Geräte zwar noch ihren Dienst versehen, aber meist Energiefresser sind. Studien haben ergeben, dass Drucker seit 1996 an Energieeffizienz um 98 Prozent zugenommen haben. Unternehmen sollten bei der Anschaffung von Druckern unbedingt darauf achten, ob Geräte mit dem "Energy Star" ausgezeichnet sind. Das garantiert einen besonders niedrigen Stromverbrauch im Standby-Betrieb. Je nach Gerät belaufen sich hier die Einsparungsmöglichkeiten auf 50 bis 150 Euro pro Jahr. Natürlich gilt auch bei den Energiekosten die Regel, dass nur benötigte Ausdrucke die Energiebilanz positiv beeinflussen. Und Multifunktionsgeräte (MFPs) sind besonders effizient, denn sie ersetzen durch ihre vielfältigen Anwendungen Einzelgeräte wie Scanner, Kopierer, Drucker sowie Fax und benötigen dabei nur einen Bruchteil an Energie.
Intelligentes Druckmanagement bündelt Ressourcen
Oft frisst die Zusammenstellung von Unterlagen für Meetings oder Präsentationen viel kostbare Zeit. Abhilfe kann hier ein richtiges Druckmanagement schaffen, das die umständliche Sortierung von gedruckten Dokumenten unterschiedlicher Dateiformate wesentlich erleichtert. Professionellen Endfertigungsgeräten sowie Druckmanagement-Programme übernehmen diese Aufgabe und helfen nicht nur Zeit, sondern auch eine Menge an Aufwand zu sparen.
Papier hat zwei Seiten
Fast 90 Prozent aller erstellten Drucke werden nur einseitig bedruckt. Natürlich sind einseitige Ausdrucke mitunter notwendig, aber eine Bedarfsanalyse kann ergeben, dass viele Dokumente auch im Duplexformat, also zweiseitig bedruckbar sind. Mit Verwendung von Duplexdruck bei Präsentationen, Broschüren, Betriebsanleitungen, Schulungsunterlagen oder Protokolldrucken kann ein Unternehmen bis zur Hälfte an Papier einsparen.
Wird die Duplexfunktion im Druckmenü fest voreingestellt, können Mitarbeiter per Knopfdruck effizienter drucken. Bei Nutzung doppelseitiger A3-Ausdrucke, die schließlich auf A4 gefaltet werden, ist der Druck um 25 Prozent billiger als mit vier einzelnen A4-Drucken.
Multifunktionsgeräte sind zentrale Alleskönner
Multifunktionsgeräte (MFPs) sind Alleskönner, die oft weit unter ihrem Leistungspotential angewendet werden. Durch den gezielten Einsatz von Teamgeräten, das heißt Multifunktionsdruckern, die zentral einer definierten Gruppe von Mitarbeitern zur Verfügung stehen, wird das Verhältnis von Platz, Energie und Ressourcen optimiert. Eine Untersuchung von Canon hat gezeigt, dass lediglich neun Prozent der Druckjobs (mit jeweils mehr als zehn Seiten Umfang) für über 60 Prozent aller Ausdrucke eines Unternehmens verantwortlich sind. Noch ein Grund, auf Multifunktionssysteme umzusteigen: Die Anzahl der gesamten Ausdrucke sinkt, denn in der Gruppe wird verantwortungsvoller mit den Druckressourcen umgegangen und nicht alles sofort ausgedruckt.
Laufwege zum Drucker und Zeit sparen
Foto: Kyocera
Jeder agiert im Laufe eines Arbeitstages mit einer Vielfalt an Informationen. Je nach Typ und Tendenz (visuell oder haptisch) werden mehr oder weniger Dokumente zum Drucker geschickt. Arbeitet das Unternehmen mit zentralen Ganggeräten, neigen Mitarbeiter gerne dazu, sich jeden Ausdruck einzeln zu holen. Das unterbricht allerdings den Arbeitsfluss und die Konzentration. Besitzt jedoch der Drucker einen temporären Druckspeicher, in dem in einer Mailbox alle Druckaufträge des Anwenders vor dem Ausdruck gespeichert werden, bieten sich folgende Optimierungsmaßnahmen: Der Benutzer muss nur einmal aufstehen. Er prüft vor Ort die in der Druckwarteschlange stehenden Aufträge und löscht diejenigen, die letztendlich nicht mehr notwendig sind. Das Resultat sind weniger Fehldrucke. Darüber hinaus werden nach dem Druck Suchzeiten beim Finden der eigenen Ausdrucke vermieden. Gleichzeitig wird Energie gespart, weil das Gerät nur einmal aufheizt.
Prozesse rund um den Drucker richtig steuern
Wenn Drucker effizient laufen sollen, sind Verbrauchsmaterial sowie die Wartung der Geräte ein wichtiger Faktor. Ein sehr großer Teil der Gesamtdruckkosten entsteht durch das Handling der Verbrauchsmaterialien, durch Prozesse wie der Installation von Printern, Updates von Treibern, Verwaltung sowie Asset- und Netzmanagement der Drucker, Help-Desk-Support und Inventarisierung. Intelligente Drucksysteme regeln die Störfallbenachrichtigung und die Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien zum Servicepartner online und somit wie von selbst. Zusätzlich kann eine einheitliche Druckerstruktur im Laufe des Jahres einige Manntage einsparen, indem Wartung und Service unkomplizierter sind und zu einem wesentlichen Teil per Fernzugriff erledigt werden.
30 Prozent Einsparung durch homogene Druckumgebung
Die Orientierung an Aufwand und Kosten ist unternehmerische Pflicht. Ein sorgsam gewählter Partner garantiert eine ganzheitliche Sicht und Analyse beim Aufbau einer effektiven Printstruktur, beim Druckmanagement sowie der Hardware. Kombiniert man die Anschaffung mit einem abgestimmten Servicevertrag, erfolgt auch die Wartung aller Maschinen proaktiv und wird die Belastung der Mitarbeiter in Sachen Drucker-Support minimiert. Hersteller, die Komplettangebote aus Hard- und Software sowie Wartungsverträge und Druckinfrastruktur anbieten, haben professionelle Erfahrung in Sachen Kostenoptimierung und können Canon zufolge Einsparungen von bis zu 30 Prozent erzielen.