Die rechtskonforme Dokumentenverwaltung war bis vor kurzem der wichtigste Treiber für Investitionen in Systeme für Enterprise Content Management (ECM), behauptet die renommierte Hersteller- und Anwendervereinigung "Association for Information and Image Management" (AIIM).
Doch laut der aktuellen Untersuchung "State of the ECM industry", für die der Verband 536 Unternehmen verschiedener Größe und Branchen befragte, haben sich die Prioritäten geändert: Demnach ist nun die Hoffnung auf Kosteneinsparungen durch eine Integration von Dokumentenprozessen Grund Nummer eins für Anwender, auf ECM zu setzen (Einen Überblick über die Trends im deutschen ECM-Markt finden Sie hier).
"Momentan versucht jeder durch ECM seine Geschäftsprozesse zu optimieren, auszulagern oder zu beschleunigen. Dieses Vorgehen hat derzeit mehr Bedeutung für Unternehmen als der Ausbau der Geschäftsaktivitäten oder die Erfüllung von Compliance-Anforderungen", erläutere Doug Miles, Director of Market Intelligence beim AIIM und Verfasser der Studie, gegenüber den Kollegen von "ComputerWorld Canada".
Fixe und weiche Kosten senken
Zugleich bestätigten Unternehmen, dass sich ECM-Investitionen auszahlen. So habe man die erhofften Einsparungen bei den Fixkosten erzielen können, indem sich beispielsweise durch eine Digitalisierung de Vorgangsbearbeitung Personalkosten reduzieren ließen. Ebenso habe man bei den "weichen Kostenfaktoren" die Erwartungen weit übertroffen.
Hierzu zählen laut Miles beispielsweise Aspekte wie ein verbesserter Kundenservice oder schnellere Entscheidungswege. "Zwar lassen sich die Einsparungen solcher Maßnahmen nicht genau berechnen, aber es ist doch anzunehmen, dass sich durch den verbesserten Informationszugang manche Panne im Geschäft verhindern ließ."
Ärger mit E-Mails und Enterprise 2.0
Allerdings herrscht bei der Nutzung von ECM-Systemen bei weitem kein eitler Sonnenschein, wie AIIM einräumt. So erklärte fast die Hälfte der Befragten Schwierigkeiten mit Verwaltung ihrer elektronischen Dokumente zu haben. Speziell die Verwaltung von E-Mails ist bei über der Hälfte der Unternehmen nicht annähernd organisiert. Vielmehr bezweifelt diese Mehrheit, dass wichtige Unterlagen vollständig erfasst, archiviert und auffindbar sind.
Ebenso räumen 75 Prozent der Firmenvertreter ein, dass "moderne Kommunikationskanäle" wie Instant Messaging, Textnachrichten, Blogs und Wikis bisher nicht kontrolliert und der dabei entstehende Content nicht archiviert wird (siehe hier zu den Vor- und Nachteilen von Wikis). "Es ist ziemlich erschreckend, was alles an Informationen in öffentlichen Wikis und Blogs im Namen der Unternehmen unkontrolliert veröffentlicht und geteilt wird", resümiert Miles.
Umsatzrückgang für ECM-Dienstleister
Zwar ist eigentlich die IT für die die Beschaffung, Auslieferung und Einführung von Technik verantwortlich, doch gerade diese neuen Kommunikationsplattformen würden oft auf Eigeninitiative der Anwender unbemerkt in die Unternehmen kommen( siehe auch die Tipps für ein erfolgreiches Enterprise 2.0") Die Folgen können die unkontrollierte Veröffentlichung sensibler Informationen sein sowie der Gefahr eines Datenverlust, da Unternehmensinhalte in diese Plattformen abwanderten statt in den bisherigen Dokumenten-Management-Systemen verwaltet zu werden.
Mit Blick auf die kommenden Monate zeichnet sich laut AIIM ein durchwachsenes Bild im ECM-Markt ab: Danach sollten die Lizenzverkäufe für die Anwendungsgebiete Dokumenten- und Records-Management inetwa das Niveau von 2008 erzielen. Auf Einbußen müssten sich hingegen Hersteller von Scanner-Hardware, unabhängige Beratungshäuser sowie Outsourcing-Dienstleister einstellen. Die Studie mit weiteren Ergebnissen ist als kostenloser Download bei der AIIM erhältlich.