Eine Informationsquelle für alle
Den Unterschied zum früheren Vorgehen beschreibt IT-Leiter Ralf Hölscher kurz und knapp: „Früher wurden in einem Projekt bis zu vier Akten parallel geführt. Das war nötig, damit alle Beteiligten auf der Baustelle, in der Geschäftsstelle und in der Hauptniederlassung jederzeit auf die benötigten Unterlagen zugreifen konnten. Heute wird jedes Dokument einmal gescannt und dann elektronisch abgelegt und zugriffsbereit gemacht.“ In der Vergangenheit, so Hölscher, verursachte die Führung mehrerer Bauakten hohe Zeitaufwände und Fehler beim Verteilen der Dokumente, die heute vermieden werden.
So ganz verzichtet man bei Brückner dennoch nicht auf das Papier bei der Aktenführung: Für den Fall der Fälle, dass es zu Rechtsstreitigkeiten kommt, werden die Unterlagen in der Originalakte noch auf Papier aufbewahrt. Bei der täglichen Arbeit jedoch greifen alle Beteiligten auf die elektronische Akte zu, die mit der Saperion Archivlösung Saperion Enterprise Version 5.0 realisiert wurde. Die Bauakte beinhaltet alle in der Zertifizierung nach ISO 9001 festgelegten Bestandteile von der Auftragserteilung über den kompletten Schriftwechsel mit dem Bauherrn, dem Auftraggeber und den Lieferanten bis hin zu großformatigen Bauzeichnungen. Dabei wird die im QM-Handbuch festgelegte Aktenordnung genau eingehalten. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Beteiligten beim Zugriff auf Dokumente nach der gewohnten Systematik vorgehen können. Zusätzlich kann mit der elektronischen Recherche gezielt nach Schlagworten, aber auch nach Schreiben bestimmter Absender oder Dokumenttiteln gesucht werden. Das ist beispielsweise dann wichtig, wenn der Bauleiter das letzte Protokoll einer Baubesprechung mit dem Auftraggeber zum nächsten Meeting mitnehmen möchte.
Aufgrund der positiven Erfahrungen im Pilotprojekt wurde neben dem Server in Berlin ein weiterer in Essen installiert. An vier Scan-Arbeitsplätzen in den Sekretariaten werden Dokumente eingelesen und aus Saperion heraus per Outlook verteilt. Während des Scan-Vorgangs läuft in Berlin jedesmal eine Schrifterkennung mit. Damit lassen sich die Dokumente per Volltextrecherche - unabhängig von der Verschlagwortung - wiederfinden. „Allerdings fallen die Trefferlisten bei nunmehr 15 000 Dokumenten auf dem Berliner Server häufig so lang aus, dass sie wenig hilfreich sind.Und natürlich ist der Server beim Scannen auch länger beschäftigt, wenn die Schrifterkennung mitläuft.“ In Essen verzichtet man daher bislang auf diese Funktion. Umso wichtiger ist hier gewissenhaftes Vorgehen bei der Vergabe der Schlagworte.
Die Kosten der Lösung, die heute insgesamt von etwa 20 Mitarbeitern genutzt wird, belaufen sich auf etwa 50000 Euro. In dieser Summe sind neben Lizenz- und Hardwarekosten auch die 10000 Euro für die Implementierungsdienstleistungen des Saperion- Partners Laufenberg enthalten. Der Wartungsvertrag kostet 24 Prozent der Lizenzkosten pro Jahr - inklusive telefonischem Support und Update-Lizenzen. Jetzt plant Hölscher neue Investitionen: die Konsolidierung der verteilten Systeme auf einen gemeinsamen Server in Essen. „Das vereinfacht die Administration und spart damit langfristig auch Kosten. Technisch ist die Umstellung auf der Recherche-Seite kein Problem. Schwierig ist allerdings der Scanvorgang“, meint Hölscher: „Wenn mehrseitige Dokumente online von Berlin aus auf dem Server in Essen übertragen werden, ist das für unsere DSL-Leitungen einfach zu viel.“ Er entwickelt deshalb eine Lösung, mit der die Dokumente zunächst dezentral bearbeitet und zwischengelagert werden, bevor sie nachts auf den Server übertragen werden.
Dokumentenfluss bei Krombacher
Eine solcheWorkflow-Funktionalität ist bei der Krombacher Brauerei auf Basis der Software Docu@web des Siegener Anbieters Datasec bereits im Einsatz. Und Horst Wagner, Leiter IT-Organisation, ist zufrieden: „Wir sparen nicht nur Zeit, sondern erhöhen auch die Qualität unserer Abläufe.“
Zuvor jedoch musste Deutschlands größte Privatbrauerei Lehrgeld zahlen in Sachen Dokumenten-Management. Erst im Jahr 2000 hatte man ein Dokumenten- Management-System eingeführt, das auf den Kernkomponenten „CE-Archivserver“ sowie „Softmatic-Rechercheclient“ basierte. Daneben kamen Cold- und Parsing- Module sowie Komponenten zur Kopplung des Notes-basierenden Vertriebsinformationssystems mit der elektronischen Kundenakte zum Einsatz. Insgesamt wurden 160 000 Euro investiert in Hardware, Software und Consulting. Die jährlichen Wartungskosten betrugen damals 25 000 Euro.
2001 wurden sowohl die Softmatic GmbH wie auch die Hersteller der Notes-Komponenten (BOO und Group) von der CE AG (später Ceyoniq AG) übernommen. Ceyoniq stellte die Weiterentwicklung der vereinnahmten Software von Softmatic,BOO und Group ein und empfahl die Migration zum Archiv-Manager. Die hätte insgesamt 100 000 Euro gekostet, inklusive neuer Softwarelizenzen für 35 User. „Die gewünschten Workflow-Funktionen wären darin nicht einmal enthalten gewesen,“ erinnert sich Wagner. Doch dann kam ohnehin alles anders: Noch vor der beauftragten Migration wurde die Ceyoniq AG insolvent und schließlich aufgelöst.
Ablage ausgelagert
Vor diesem Hintergrund sah man sich nach Alternativen zu einer Migration mit einem Ceyoniq- Nachfolger um. Dabei stieß Wagner auf das Archivsystem Doku@web der Datasec GmbH, Siegen. Hierbei handelt es sich um eine Application-Service-Providing (ASP)-Lösung, das heißt, der Dienstleister betreibt die Software. Der Anwenderzugriff auf das ASP-System erfolgt über ein Virtuelles Privates Netz (VPN). Auf Seiten des Nutzers ist dazu lediglich der ohnehin vorhandene Web-Browser erforderlich.
Nach sorgfältiger Analyse entschied sich Krombacher für die Datasec-ASP-Lösung.Drei Monate später konnte das Altsystem abgeschaltet werden. Wagner betont:„Die Systemeinführung beinhaltete sogar die Workflowlösung für die unternehmensweite Bearbeitung von früh eingescannten Eingangsrechnungen, die jetzt ausschließlich in elektronischer Form abgezeichnet werden.“
Der Dienstleister scannt
Die Papierbelege werden unmittelbar nach dem Posteingang nach Rechnungstypen (etwa Investitionen, Aufwand oder Marketing) grob vorsortiert und vom Dienstleister per Kurier frühmorgens zumScannen abgeholt. Bis mittags sind die Belege digitalisiert und ins Archivsystem übertragen. Analog der Vorsortierung werden die Belege entsprechenden elektronischen Postkörben des Archivsystems zugeordnet.Aus diesen Postkörben heraus erfolgt anschließend die Bearbeitung in der Finanzbuchhaltung. Sofern eine Belegfreigabe in betroffenen Fachabteilungen erforderlich ist, werden die Belege elektronisch an die Abteilungs- oder Personen-Postkörbe weitergeleitet.
Das Archivsystem wurde vollständig in das ERP-System von DCW-Software integriert. Die archivierten Belege lassen sich somit aus den ERP-Anwendungen heraus auf Knopfdruck anzeigen.Mittlerweile wird das Archivsystem von 250 der insgesamt 760 Beschäftigten benutzt (Altsystem: 35User).
Die jährlichen Kosten für die ASP-Anwendung liegen bei 25 000 Euro.Hinzu kommen 10 000 Euro für die Standleitung. Für Archivaufbau und Altdatenübernahme waren 16 000 Euro fällig. Insgesamt beliefen sich die Einmalausgaben während der Umstellung auf etwa 50 000 Euro, also etwa die Hälfte der ursprünglich angestrebten Migrationslösung. Daher ist Wagner sich sicher: „Gegenüber einem eigenbetriebenen System stellt diese ASP-Lösung sowohl kostenmäßig als auch organisatorischorganisatorisch eine höchst interessante Alternative dar.“ Und er nennt Gründe: „Releasewechsel und Ähnliches sind Angelegenheit des Anbieters. Der administrative Aufwand für die Freischaltung zusätzlicher Anwender ist minimal. Arbeitsplatzindividuelle Installationen entfallen vollständig.“ All dies entlastet den IT-Bereich. Auch die immer wieder gegen das ASP-Modell ins Feld geführten Sicherheitsbedenken teilt Wagner nicht: „Die Integrität der Daten ist in jeder Hinsicht sichergestellt.“
Auf Basis der guten Erfahrungen plant Wagner bereits die Ausweitung des Systems: „Das Nächste, was wir umsetzen, wird ein Einkaufsarchiv auf Basis von Docu@web sein. Darin können dann die Mitarbeiter des Einkaufs sämtliche Bestellungen, Angebote und Korrespondenz elektronisch ablegen und verwalten.“ Mittelfristig soll unter anderem auch der Außendienst in das Workflowsystem eingebunden werden und beispielsweise Eingangsrechnungen, die Werbekostenzuschüsse betreffen, auf elektronischemWege freigeben.
Workflow bei Engelhorn
Für FrankGeis, Projektleiter EDV bei den Mode- und Sportfachgeschäften Engelhorn in Mannheim, ist die Archivfunktion in der elektronischen Dokumentenverwaltung zweitrangig. „Es ging hauptsächlich darum, die gescannten Dokumente per elektronischem Workflow weiterzuleiten und gleich zu bearbeiten.“ Ende 1996 fingman bei Engelhorn aus diesem Grund mit der Installation eines DMS an. Unter erheblichem Zeitdruck, denn bereits im Januar 1997 sollte die Logistik an einen anderen Standort verlagert werden. „- Die elektronische Dokumentenverwaltung brauchten wir jetzt, um die Wareneingangsdokumente den Sachbearbeitern in der Zentrale zugänglich zu machen.“ Das Projekt gelang. Fortan wurden die Lieferscheine in der Warenannahme gescannt und über die Software von Scanview auf dem Bildschirm verfügbar gemacht und der Wareneingang direkt von diesen Belegen in der Warenwirtschaft verbucht. Ebenso die Warenrechnungen: Sie werden seitdem am Bildschirm geprüft und freigegeben. Auch Frachtbriefe, Versandpapiere und Schadensmeldungen bearbeitet man bei Engelhorn elektronisch. Seit 2003 läuft sogar die Produktion der Werbemittel des Unternehmens Workflow-gesteuert.
Der IT-Leiter des 1000 Mitarbeiter großen Unternehmens ist offenkundig überzeugt von der Lösung und der eingesetzten Technik. Dabei handelt es sich um die Software Scanview von DAA aus Baden-Baden. Die Anfangsinvestition für das System beziffert Geis auf etwa 55 000 Euro für Software und Hardware. Aktuelle Erweiterungen schlagen mit 700 Euro pro Benutzer zu Buche. Geis schätzt vor allem die Flexibilität des Systems: „Sie brauchen den Hersteller nicht, wenn Sie etwas Neues machenmöchten.“Und das kommt nicht nur bei Engelhorn häufig vor. Denn auf die Frage, wozu sie ein DMS brauchen, entdecken auch Krombacher, Topstar und Brückner Grundbau immer neue Antworten.