Anwender wollen natürlich sichergehen, dass ihr DMS den „Grundsätzen des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ der Finanzbehörden entspricht. Zertifikate von Wirtschaftsprüfern über die Ordnungsgemäßheit eines DMS-Produktes nutzen dabei nichts, denn das sicherste Produkt kann unsicher betrieben werden. Vielmehr muss das Verfahren als Ganzes betrachtet werden. Hier hilft die Musterverfahrensdokumentation des DMS-Anbieters weiter: Sie erlaubt es, Dritten gegenüber den ordnungsgemäßen Betrieb leicht nachvollziehbar darzustellen.Und auch wenn viele Marketing-Aussagen der DMS-Hersteller anderes vermuten lassen: Zur Abdeckung der Anforderungen der GDPdU spielt ein DMS meist eine untergeordnete Rolle. Die führenden betriebswirtschaftlichen Anwendungen stehen hier im Mittelpunkt. Dass ein DMS tatsächlich als lieferndes System für steuerrelevante Daten (nicht Dokumente!) dient, kommt bei mittelständischen Unternehmen in der Regel nicht vor. Der Preis einer DMS-Lösung lässt sich nicht pauschal festlegen. Allerdings kann man die Kosten eines Systems mit der hier beschriebenen Grundfunktionalität (ohne Datenbanklizenzen, spezielleWorkflowmodule und Integration betriebswirtschaftlicher Standardanwendungen) grob schätzen (siehe Kostenübersicht).

Was kostet ein DMS?

Workflow-Module sind in den angegebenen Kosten nicht berücksichtigt. Je ERP-Integration muss mit 5000 bis 10 000 Euro Lizenzkosten plus fünf bis zehn Tage Dienstleistung gerechnet werden. Datenbanklizenzen sind in den Preisen nicht enthalten.

Bietet ein DMS-Anbieter eine mengenbeschränkte Version, beispielsweise nur 500 Scans pro Tag oder 100 000 archivierte Dokumente pro Jahr, kann dies für einen Mittelständler ebenfalls sehr interessant sein, da diese Grenzen meist nicht erreicht werden.

*Thorsten Brand ist Berater bei der Zöller &Partner GmbH in Sulzbach/Taunus.