Das Interesse am Outsourcing im Bereich der Veröffentlichung von gedruckten und elektronischen Dokumenten steigt. Den Analysten von Gartner zufolge sehen immer mehr Unternehmen darin eine Möglichkeit, ihre Ausgaben und Kapitalkosten zu reduzieren: "Durch das strategische Outsourcing von Dokumenten können Unternehmen Investitionen im Druck und Versand einsparen und gleichzeitig potenzielle Ausgaben für Material und Versand reduzieren", erläutert Pete Basiliere, Research Director bei Gartner. Das Auslagern sorge für eine vereinfachte Kundenkommunikation und helfe auf diese Weise, den Kundenstamm zu steigern und die Umsätze zu erhöhen.

Das strategische Dokumenten-Outsourcing ist ein Teilbereich des BPO (Business Process Outsourcing). Der Fokus solcher Services liegt auf der Kundenkommunikation - von der Content-Erstellung über Multimedia-Präsentationen bis hin zur Abwicklung eingehender Dokumente. Dabei werden die Arbeit, das Material und die Overhead-Kosten von einem spezialisierten Provider übernommen. Dieser kann die Aufgaben dank Skaleneffekten in der Regel preisgünstiger erledigen. Zudem verfügen die Spezialisten oft über die neueste Hard- und Software sowie über hoch qualifiziertes Personal, was in der Kundenkommunikation sehr wichtig ist.

Allerdings muss der Anwender sicherstellen, dass er durch das Dokumenten-Outsourcing keine Qualitäts-, Effizienz- und Vertraulichkeiteinbußen erleidet, warnt Basiliere. Zudem sind die Kostenvorteile nur zu realisieren, wenn sich der Kunde auf weitgehend standardisierte Lösungen einlässt. Viele Sonderwünsche - etwa eine ausgefallene Papiersorte - machen das Ganze zu teuer.