Microsoft OneDrive ist nicht nur über den Datei-Explorer von Windows (11) zugänglich, sondern auch als Web-Applikation über jeden modernen Browser. Vor kurzem haben die Redmonder diese mit einer neuen Benutzeroberfläche ausgestattet - inklusive einiger Funktionen, die die in Windows integrierte Version nicht bieten kann. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie die neue Oberfläche von OneDrive for Web optimal nutzen.

Die OneDrive-for-Web-Benutzeroberfläche

Nachdem Sie sich mit Ihrem Microsoft-Account bei OneDrive angemeldet haben, können Sie die Web-Applikation auf direktem Wege aufrufen. Nun präsentiert sich Ihnen der Homescreen beziehungsweise die Startseite von OneDrive for Web: Im oberen Teil des Fensters schlägt Ihnen die Microsoft-KI in Kartenform Dateien vor, die sie für wichtig hält. Darunter sehen Sie die zuletzt geöffneten Dateien (chronologisch absteigend). Diese lassen sich über die entsprechenden Schaltflächen auch nach Dateityp filtern - oder über das Suchfeld nach Namen oder Personen durchsuchen.

Im Menüband auf der linken Seite bieten sich unter "Startseite" noch weitere Ansichtsoptionen:

• Meine Dateien: In dieser Ansicht werden alle Ihre Dateien und Ordner aufgelistet.

• Geteilt: Dies sind Dateien, die Sie für andere freigeben und die von anderen Personen für Sie freigegeben werden.

• Favoriten: Hier werden alle Dateien oder Ordner angezeigt, die Sie im Hauptfenster als Favoriten markiert haben.

• Papierkorb: Alle Dateien, die Sie aus Ihrem OneDrive-Ordner gelöscht haben.

• Personen: In dieser Ansicht sehen Sie eine Liste der Personen, die Dateien mit Ihnen geteilt haben. Das ist vor allem dann praktisch, wenn Sie sich zwar daran erinnern, wer eine Datei für Sie freigegeben hat, aber nicht, wann oder wie deren Dateiname lautet.

• Besprechungen: Hier finden Sie Dateien, die über Microsoft Teams freigegeben wurden. Dateien, die an geplante Besprechungen angehängt sind, die noch nicht stattgefunden haben, werden hier ebenfalls aufgelistet.

• Medien: Diese neu hinzugekommene Ansicht (wird schrittweise ausgerollt, falls noch nicht verfügbar) bietet einen Überblick über die Bilder und Videos, die sich in Ihrem Cloud-Speicher befinden.

• Schnellzugriff: Sobald Sie Dateien und Ordner öffnen, die in SharePoint-Dokumentenbibliotheken gespeichert sind, werden diese hier hinzugefügt.

Dateien mit OneDrive for Web speichern

Um eine Datei von Ihrem Rechner auf OneDrive hochzuladen, nutzen Sie die "+ Neu hinzufügen"-Schaltfläche. Anschließend können Sie über den Dateimanager die entsprechenden Files auswählen und hochladen.

Über dasselbe Menü können Sie außerdem auch neue Ordner erstellen oder Sie in Gänze hochladen sowie diverse neue Microsoft-365-Dateien anlegen - etwa Excel-Tabellen, Powerpoint-Präsentationen oder Clipchamp-Videos. Sollten Sie sich für eine der letztgenannten Optionen entscheiden, wird die Web-Version der entsprechenden Anwendung in einem neuen Browser-Tab geöffnet.

OneDrive for Web offline nutzen

Bislang konnten Sie in OneDrive gespeicherte Dateien über die Web-Oberfläche ohne Internetverbindung nicht abrufen. Stattdessen mussten Sie dazu einen Umweg über den Windows Datei-Explorer (oder den Finder) nehmen und per Rechtsklick die Option "Immer auf diesem Gerät beibehalten" auswählen, um die benötigten Dateien lokal zu speichern.

Was soll dann dieser Absatz? Vor kurzem hat Microsoft neue Offline-Funktionalitäten für OneDrive for Web angekündigt. Diese sollen es nicht nur ermöglichen, Dateien direkt über die Web-Oberfläche lokal abzuspeichern, sondern erlauben Ihnen auch, die restlichen Elemente von OneDrive for Web offline zu nutzen. Die Offline-Funktionen werden zunächst für OneDrive-for-Business-Kunden ausgerollt.

Offline doesn't mean off-limits. We're rolling out offline mode to work and school users, offering both speed improvements and new offline capabilities when using OneDrive in your browser ?? https://t.co/zAL0i8ngm3 pic.twitter.com/uIkux0pUnY

— OneDrive (@onedrive) May 2, 2024

Verknüpfungen erstellen mit OneDrive for Web

Sie können zu jeder Datei in OneDrive (for Web) eine Verknüpfung erstellen - beispielsweise, um einfacher und schneller auf Inhalte aus verschiedenen Ordnern zuzugreifen, ohne diese kopieren oder verschieben zu müssen. Verknüpfungen werden in OneDrive wie eine eigene Datei behandelt. Sie können diese löschen oder umbenennen - aber diese Aktionen werden sich nicht auf die verlinkte Datei auswirken.

Um eine Verknüpfung zu einer Datei zu erstellen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Datei und klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten, das neben dem Dateinamen erscheint. Wählen Sie im folgenden Menü "Verknüpfung hinzufügen" - und den Ordner, in dem diese gespeichert werden soll.

Dateien freigeben mit OneDrive for Web

Direkt rechts neben dem eben behandelten Drei-Punkte-Menü finden Sie das Share-Symbol, um Dateien oder Ordner für Dritte - mit verschiedenen Berechtigungen - freizugeben.

Dateien und Ordner für bestimmte Personen freigeben

Über das Share Panel können Sie bestimmten Personen Zugriff auf Dateien oder Ordner in Ihrem OneDrive verleihen. Dazu tragen Sie deren E-Mail-Adressen ein. Das Bleistift-Symbol rechts daneben ermöglicht Ihnen zudem, die Zugriffsberechtigungen zu konfigurieren.

Dazu stehen Ihnen folgende Optionen zur Wahl:

• Can edit: Personen können Dateien oder Ordner anzeigen, herunterladen, den Link an andere weiterleiten und Änderungen daran vornehmen. In letzterem Fall wird die Originalkopie in Ihrem OneDrive überschrieben.

• Can view: Personen können Dateien oder Ordner anzeigen, herunterladen und den Link an andere weiterleiten - allerdings keine Änderungen vornehmen.

• Can't download: Personen können Dateien oder Ordner anzeigen, aber nicht herunterladen.

Darüber hinaus können Sie auch noch eine kurze Nachricht an die Empfänger übermitteln. Diese werden anschließend per E-Mail über die Dateifreigabe - inklusive individuellem Link - informiert.

Dateien und Ordner mit Gruppen teilen

Wenn Sie Informationen nicht nur an bestimmte Personen, sondern beispielsweise für alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen freigeben möchten, klicken Sie im unteren Rand des Share Panels auf das Zahnrad-Symbol neben "Copy Link". Im folgenden Menü "Link settings" finden Sie die entsprechende Option.

Auch hier dürfen Sie die oben beschriebenen Access Level konfigurieren.

Dateien und Ordner über öffentlichen Link freigeben

Im selben Menü können Sie über die Option "Anyone" auch einen Link erstellen, den Sie mit Jedermann teilen können. Selbstredend empfiehlt sich diese Option keinesfalls für sensible Informationen.

Deshalb sollten Sie in diesem Fall auch ein besonderes Augenmerk auf die Berechtigungen legen: Standardmäßig kann jeder, der auf den öffentlichen Link klickt, Ihre Datei oder Ihren Ordner (und dessen Inhalt) anzeigen, herunterladen, den Link an andere weiterleiten und Änderungen an der Datei oder dem Ordner vornehmen. Über die "Link settings" können Sie das ändern - und zusätzlich ein Ablaufdatum sowie Kennwortschutz aktivieren.

Freigaben für Dateien und Ordner widerrufen

Wählen Sie im Menüband links die Option "Meine Dateien" und bewegen Sie den Mauszeiger über die betreffende Datei, respektive den jeweiligen Ordner. Navigieren Sie anschließend über das Drei-Punkte-Menü zur Option "Manage Access". Im folgenden Fenster können Sie die Freigabe mit einem Klick auf "Stop Sharing" beenden.

Über dieses Menü lassen sich auch die Zugriffsberechtigungen für alle Personen oder Gruppen mit Zugriff auf die Datei verwalten. Im ersteren Fall klicken Sie dazu auf der Registerkarte "People", in zweiterem auf "Groups". Über das Bleistift-Symbol neben den einzelnen Namen können Sie die Berechtigungen editieren.

Freigegebene Links managen Sie über die Registerkarte "Links". Um eine Freigabe zu beenden, klicken Sie einfach auf das Papierkorb-Symbol neben dem entsprechenden Link. Über das Zahnrad-Smybol passen Sie die Berechtigungen an. (fm)

Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel unserer US-Schwesterpublikation Computerworld.