Die Umstellung auf elektronische Kommunikationsformen darf nicht darüber hinwegtäuschen, dass die umfangreichen gesetzIichen Archivierungspflichten aus dem Handels- und Steuerrecht auch für die elektronische Buchung und den E-Mail-Verkehr gelten. In Unternehmen und Behörden müssen deshalb auf breiter Front Daten und elektronische Dokumente aufbewahrt werden, um den gesetzIichen Anforderungen zu genügen.
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Dabei verursachen Archivierungssysteme auch erhebliche Kosten. Die Orientierung an den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zeigt den gemeinsamen Nenner auf und trägt damit zur Kostenvermeidung bei.
Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten
- Jeder Kaufmann (GbR, GmbH, AG usw.) hat nach § 257 Abs. 1 HGB die Pflicht zur geordneten Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen.
- Hierzu gehören Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, empfangene und versandte Handelsbriefe, Buchungsbelege sowie die erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen. Nicht umfasst sind lediglich Unterlagen aus reinen Privatgeschäften.
- Dabei ist der Begriff des Handelsgeschäfts nach der Rechtsprechung des BGH weit definiert. Es genügt ein entfernter, lockerer Zusammenhang mit betrieblichen Interessen.
- Definition: Handelsbriefe sind alle Geschäftsunterlagen, die der Anbahnung, Durchführung oder Rückabwicklung von Handelsgeschäften dienen, z. B. Angebot, Annahme, Auftragsbestätigung, Mängelrüge, Arbeits- und Geschäftsverträge, Rechnungen, Kündigung usw.
- Definition: Buchungsbelege sind alle Unterlagen, die einzelne Geschäftsvorfälle dokumentieren und damit Grundlage der einzelnen Eintragung in die Geschäftsbücher und für die sonstigen Aufzeichnungen sind, § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB.
- Nicht nur postalische Briefe, sondern auch E-Mails, Faxe, Fernschreiben, Telegramme etc. können Handelsbriefe oder Buchungsbelege sein, wenn sie die genannten Definitionen erfüllen.
Zur Vereinfachung könnte auch die gesamte Geschäftskorrespondenz als aufbewahrungspflichtig eingestuft werden.