Templates schaffen Ordnung

Grundstein eines zentralisierten CI-Signatur-Managements ist eine zu definierende Signatur-Schablone, ein so genanntes Template. Dieses bestimmt unternehmensweit das einheitliche Erscheinungsbild des E-Mail-Footers. Da die Daten von Per- sonen individuell verschieden sind und das Template universellen Ansprüchen genügen muss, werden in der globalen Vorlage nur Variablen für alle später benötigten User-Infor- mationen verwandt. In den Schablonen stehen beispielsweise die Normwerte wie Name, Vorname, Telefon, E-Mail, Adresse, Abteilung etc., ohne dass diese Daten für jeden Mitarbeiter einzeln eingetragen werden müssen. Weiterführend können auch grafische Anpassungen eingebettet werden, optional auch allgemeine Hinweise oder News. Die Templates werden mit der Hypertext Markup Language (HTML) umgesetzt, wobei die Hypertext-Elemente als Verweis auf andere, noch zu beschreibende Datenquellen dienen.

Konfiguration der Infrastruktur

Im nächsten Schritt werden die bestehenden E-Mail-Systeme des Unternehmens in diesen automatisierten Prozess eingebunden. Die Messaging-Infrastruktur wird so konfiguriert, dass das vorher kreierte Signatur-Template im Regelfall an die entsprechende E-Mail angehängt wird. Dies ist besonders bei der wechselseitigen Kommunikation etwas knifflig, also für den Fall, dass eine E-Mail mehrmals zwischen zwei oder mehr Adressaten versandt wurde und das elektronische Dokument somit eine chronologische Historie von E-Mails mit sich führt.

In diesem Kontext besteht die Herausforderung darin, die Endposition des aktuellen E-Mail-Inhalts zu lokalisieren und die Signatur logisch korrekt einzufügen: nicht etwa wahllos an das Ende oder sinnentstellend in der Mitte einer E-Mail. Die Lösung: Reply-Separatoren kennzeichnen in einer E-Mail die Positionen des ursprünglichen Inhalts. Nimmt der Rezipient nun Modifikationen in Form von Textgenerierung vor, wird die E-Mail-Signatur beim Versand an der untersten Stelle des geänderten Inhaltes positioniert.