Workflow und E-Mail

Grundlegende Workflows lassen sich in allen Produkten gut über einen Editor konfigurieren. Um sie detailliert zu berarbeiten sind allerdings umfangreiches Skripting und eine gründliche Schulung erforderlich. Die Tester bewerteten die einzelnen Workflow-Aspekte (Postkorb, Verteilung, Benachrichtigung, Weiterleiten, Wiedervorlage, Historie, Maskendefinition) sehr unterschiedlich -vor allem, wenn es um Ad-hoc-Aufgaben geht. Sie stuften Optimal Systems als funktional umfangreichstes Produkt ein, das aber dennoch ein nachvollziehbares Vorgehen im Workflow ermöglicht. So konnten Ad-hoc-Workflows einfach und schnell definiert werden. Letzteres ist mit SER nur schwer möglich. Zudem fehlen dem Standardprodukt wesentliche Funktionen wie regelbasierende Wiedervorlagen oder Eskalation/Benachrichtigung. Erst ein Zusatzmodul oder Skripting erweitern den Funktionsumfang.

E-Mail-Integration

ECM-Systeme müssen heute geschäfts- und steuerrelevante E-Mails speichern und verwalten können. Alle Produkte waren in der Lage, Mails mit angehängtem Dokument aus dem ECM-System zu generieren. Die tiefste Integration in das Mail-System (MS Outlook) bietet Optimal Systems, das sogar über einen eigenen Mail-Client verfügt. Die Synchronisation mit Outlook erfolgt automatisiert. SER punktet in den Tests mit einem Drittprodukt und bietet sehr umfangreiche und detaillierte Möglichkeiten, um Auslagerungsszenarien zu definieren. Bei Elo und Optimal Systems kann die Outlook-Struktur eins zu eins abgebildet werden, wodurch sich Mails sicher wiederfinden lassen. Negativ fiel auf, dass die E-Mail-Integration von Saperion keine regelgestützte automatisch Auslagerung an das Archiv vorsieht und auch Elo konnte hier nicht überzeugen. Nicht behandelt wurden im Test die Archivierung und Offline-Bearbeitung von E-Mails.